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ありがとうございます。ご入力いただいたメールアドレス宛に、受付完了の自動返信をお送りしました。1営業日以内に、担当よりご連絡します。
この後の流れ
まずご確認ください
ご入力いただいたメールアドレス宛に、受付完了の自動返信をお送りしました。
数分経っても届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください。それでも見当たらない場合、メールアドレスの入力に誤りがある可能性があります。お手数ですが、LINEからご連絡ください。
- ご連絡（1営業日以内）担当から、内容の確認のご連絡をします。お急ぎの場合は当日中にご連絡します。
- 現地の確認（3日〜2週間）日程を調整してうかがいます。所要は30分から2時間です。費用はいただきません。
- お見積り（現地確認から3日〜2週間）内訳を分けてお出しします。工事の規模により日数が変わります。
- ご検討期限はありません。お断りいただいても費用は発生しません。
設備が止まっている場合は、修理の手配と代替手段の確保を同時に進めます。
電話でのご連絡をご希望でない場合、自動返信への返信でその旨をお知らせください。メールのみでのやり取りも可能です。
お急ぎの場合は、LINEからも
設備が止まっている場合、LINEから写真を送っていただくのが最短です。文章は不要です。
送っていただきたい写真
| 撮るもの | ポイント | 分からない場合 |
|---|---|---|
| 全体が分かる引きの写真 | 設備や箇所の位置関係が分かる程度に | 1枚で結構です |
| 症状が分かる寄りの写真 | 漏れている箇所、ひび、表示など | 症状が見えにくければ動画でも |
| 銘板（メーカー・型式・製造番号） | 側面か背面、操作盤の裏にあります | 「確認できない」とお伝えください |
| エラー表示 | 画面をそのまま撮影 | 書き写すより写真が確実です |
暗くて読めない場合、スマートフォンのライトを当てると写ります。手が届かない位置は無理をなさらないでください。
銘板の写真があると、その場で機種を特定できます。メーカーへの手配が早く始まるため、復旧までの日数が変わります。
設備が止まっている場合、先にやること
ご連絡をいただいた後、こちらで手配を進めます。その間に、施設側で進めていただきたいことがあります。
印刷してお使いいただけます。チェックの状態は保存されません。
3番目が最も抜けやすく、後から響きます。復旧を待つ判断をすると、入浴や空調の遅れが翌日以降に積み上がります。
訪問入浴やスポットクーラーの手配は、こちらでもご案内できます。ご連絡の際に「代替手段も相談したい」とお書き添えください。
| 止まった設備 | 当日の代替 | 手配の目安 |
|---|---|---|
| 特殊浴槽・給湯 | 訪問入浴、個浴への振替、清拭 | 即日〜翌日 |
| 空調（夏） | スポットクーラー、居室の移動、扇風機 | 即日〜翌日 |
| 空調（冬） | 電気ストーブ、毛布の追加 | 即日 |
| 受水槽・ポンプ | 給水車の手配、飲料水の確保 | 半日〜1日 |
| 厨房機器 | 給食委託業者への一時切替 | 即日〜1日 |
訪問入浴とスポットクーラーは、事業者によって受入可能な人数や在庫が異なります。
ご連絡までに、整えておくと速く進むこと
こちらからご連絡するまでの間に、手元に揃えていただけると話が速く進むものがあります。すべてでなくて構いません。
印刷してお使いいただけます。チェックの状態は保存されません。
2番目の保守契約書は、とくに設備の故障で効きます。契約の範囲内であれば、そちらを使っていただいたほうが費用も時間も有利になるためです。
4番目の「過去に直した記録」があると、同じ箇所の再発かどうかが分かります。ある施設では、1年半のあいだに同じ居室の給湯を2回直していたことが、記録がなかったため後から判明しました。1回目の業者が根本原因を見ていなかったケースです。
| 資料 | あると変わること |
|---|---|
| 銘板の写真 | 機種が特定でき、部品の手配がその日に始まります |
| 保守契約書 | 契約の範囲内かが分かり、費用が変わることがあります |
| 竣工図 | 配管や配線の位置が分かり、現地確認が短くなります |
| 過去の記録 | 再発かどうかが分かり、原因の特定が速くなります |
| 延床面積・築年数 | 概算の精度が上がります |
| 予算の残額 | 今期にやるものと来期に回すものを分けてご提案できます |
揃わない場合もご連絡ください。何を確認すればよいかからご案内します。
竣工図が倉庫にあって出てこない、という施設は多くあります。その場合、現地で配管を追う作業が入りますが、対応できます。ある老健では給排水の図面が見つからず、現地での作図に2週間かかりました。
複数箇所ある場合の、優先順位の考え方
直したい箇所が複数ある場合、こちらからご提案しますが、施設側でも軸を持っておくと判断が速くなります。
| 優先度 | 判断の軸 | 具体例 |
|---|---|---|
| 最優先 | 安全に直結する | 手すりのぐらつき、床の浮き、階段の滑り、非常口の不具合 |
| 優先 | 放置で被害が広がる | 漏水、雨漏り、外壁のひび、給水管の赤水 |
| 期限あり | 法令・契約の期限 | 消防設備の点検、貯水槽の清掃、エレベーター保守 |
| 計画 | 時期を選べる | 内装の更新、外壁の塗装、空調の更新 |
| 様子見 | 当面は支障がない | 美観のみの劣化、使用頻度の低い箇所 |
現地を確認したうえで、この5段階に分けてご提案します。ご予算の上限をお伝えいただければ、その範囲で組み立てます。
とくに2番目の「放置で被害が広がる」は、早く手を打つほど安く済みます。水栓のポタポタ漏れをパッキン交換5,000円で直せたものが、床下に回って45万円の張り替えになった例があります。
当窓口にご相談いただいた案件から、代表的な金額を挙げています。建物の構造と進行度により変動します。
この差が出るのは、症状が出てから内部で進行している期間が長いためです。とくに水と外壁は、表に見えるまでに時間がかかります。
水栓のポタポタ漏れは、床下に回るまで目に見えません。外壁のヘアクラックは、雨のたびに水を吸っています。どちらも「まだ大丈夫」に見える段階で、内部では進んでいます。
だから、気づいた時点でご相談いただくのがいちばん安く済みます。工事が必要かどうか分からない段階でも構いません。実際、設備の不具合でご相談いただいたうち約3割は、保守契約の範囲内か簡単な調整で解決しており、工事になっていません。
お待ちいただく間に、ご覧いただけるページ
ご連絡までの間、参考になりそうなページをご案内します。
現地確認の日、何が起きるか
ご連絡の後、日程を調整して現地にうかがいます。当日の流れを先にお伝えします。
- お困りの箇所を確認する症状を再現できる場合は、実際に動かして確認します。所要は箇所により10分から1時間です。
- 原因と範囲を特定する見えている部分だけでなく、下地や配管の状態も可能な範囲で確認します。
- 周辺もあわせて見るご要望があれば、他の気になる箇所も確認します。別途の費用はかかりません。
- 優先順位をご相談する複数ある場合、安全・被害の拡大・法令の期限で並べ替えます。
- 工期と施工時間帯を確認する入浴・食事の時間、夜間施工の可否をこの場で決めます。
全体の所要は30分から2時間です。施設の方には、最初と最後だけ立ち会っていただければ結構です。
立ち会いについて
常時ついていただく必要はありません。最初に場所をご案内いただき、最後に確認した内容をご報告する形です。その間、業務に戻っていただいて構いません。
ある有料老人ホームのホーム長は、クロスの相談で来たのに廊下の手すりも見ていったことを覚えていると話されていました。1か所ぐらついていて、下地が効いていないと指摘されたそうです。こちらからは言っていなかったので驚いた、とのことでした。
クロスを見に来られたのに、廊下の手すりも見ていかれたことです。こちらからは言っていなかったので、正直びっくりしました。
ご要望があれば周辺も見ます。せっかくうかがうので、気になる箇所があればその場でお声がけください。
当日にお断りいただいても
現地を見た結果、思っていた工事と違った、金額が想定を超えそうだと感じられた場合、その場でお断りいただいて構いません。費用は発生しません。
この後、判断に迷われたら
お見積りを受け取ってから、判断に迷う場面があります。よくあるものを挙げます。
| 迷う場面 | 見る数字 | 判断の目安 |
|---|---|---|
| 修理か買い替えか | 設置年数と修理費 | 耐用年数超＋修理費が新品の3割超なら買い替え |
| 今期か来期か | 緊急度と補助金の対象 | 安全・被害拡大・法令期限は今期 |
| 一部か全体か | 足場の要否 | 足場が要る工事は全体のほうが安いことがある |
| この金額は妥当か | 平米単価と仮設費の割合 | 外壁塗装4,000〜7,000円/㎡、仮設費は総額の1〜2割 |
| 他社と比べたい | 工事の範囲が同じか | 総額だけでは比較になりません |
いずれも、数字をお伝えいただければ判断材料をご提示します。決めるのは施設のご判断です。
4番目の「この金額は妥当か」は、平米単価で割り戻すと見えてきます。外壁塗装であれば、総額を施工面積で割って4,000円から7,000円の幅に入っているか。1万円を超えている場合、仕様か下地補修の範囲を確認してください。
仮設費が総額の3割を超えている場合も、足場の範囲が過大か、工事費が安く見積もられている可能性があります。理由を聞いて納得できるかどうかが基準です。
お手元に他社様のお見積りがある場合、同じ条件でお出しすることもできます。内訳を分けた形なので、比べていただきやすくなります。
ご連絡が届かない場合
1営業日を過ぎてもご連絡がない場合、次の可能性があります。
| 原因 | 確認すること | 対処 |
|---|---|---|
| 自動返信が届いていない | メールアドレスの入力 | LINEからご連絡ください |
| 迷惑メールに振り分けられた | 迷惑メールフォルダ | 受信設定をご確認ください |
| 送信が完了していない | 送信ボタン押下後の表示 | もう一度お送りください |
| 休業日をはさんだ | 土日祝の送信 | 翌営業日にご連絡します |
| 電話がつながらなかった | 着信履歴 | メールでもご連絡しています |
いずれの場合も、LINEからご連絡いただければ確認します。二重のご連絡になっても構いません。
二重にお送りいただいても問題ありません。同じ内容であれば、こちらで統合します。連絡が取れないまま日数が経つほうが、施設にとって不利益です。
受信設定について
自動返信は、kaigo-shuzen.jp のドメインから送信されます。迷惑メールの設定でドメインを許可していただくと、確実に届きます。担当からのご連絡も同じドメインです。
法人で共有のメールアドレスをお使いの場合、振り分けの設定で別のフォルダに入っていることがあります。送信元で検索していただくと見つかることがあります。
それでも見当たらない場合は、LINEからご連絡ください。メールアドレスを再度うかがい、改めてお送りします。
職員の方との共有について
ご相談をいただいた後、施設内でどう共有するかで進み方が変わります。
気づいた人が直接送れる経路を作る
報告を窓口の1人に集約すると、その方の手が空くまで止まります。気づいた職員が直接写真を送れる経路を開けておくと、報告が早くなります。
ある特養では、最初の2か月は施設長がすべての報告を受けていました。それだと滞るため、途中から職員が直接LINEに送る形に変えています。「最初からそうすればよかった」と話されていました。
「言うほどでもない」を拾う
職員が気づいていても、報告されないことがあります。手すりのぐらつきは転倒に直結し、水栓の漏れは放置すると床下に回ります。小さいものも歓迎する姿勢を示すと、上がってくるようになります。
千葉のグループホームでは、報告の経路を開けてから、月に上がってくる件数が2件から7件に増えました。定着まで3か月ほどかかったそうです。
| やること | 具体的に | 効果 |
|---|---|---|
| 報告先を決める | LINEのグループ、共有のノート、掲示板のどれか1つ | どこに言えばいいか迷わなくなる |
| 写真だけでよいことにする | 文章を求めない。場所と症状は後で聞く | 報告の心理的な負担が下がる |
| 小さいものも歓迎すると伝える | 「言うほどでもない」を拾う姿勢を示す | 放置されていたものが上がる |
| 処理した結果を戻す | 直ったことを報告した人に伝える | 次も報告しようと思える |
4つめが抜けると、報告しても何も変わらないと思われ、件数が減ります。
工事の日程が決まったら、工程表を職員の方に共有してください。届いた日に休憩室へ貼る、というルールにしている施設があります。ある施設では回し忘れて、当日に担当の職員が知らないまま業者が来たことがありました。
お問い合わせの内容の扱い
ご相談の内容は、次のように扱います。詳しくはプライバシーポリシーに記載しています。
利用の目的
ご相談への対応、施工業者の手配、お見積りと工事、記録の保管。この4つに限ります。
施工業者への共有
施設名・所在地・ご担当者名と電話番号・お困りの箇所と写真を共有します。メールアドレスとご予算は原則として共有しません。
保管期間
お問い合わせの内容は最終のご連絡から3年間保管します。削除をご希望の場合はお申し出ください。
営業への利用
お断りいただいた後、繰り返しご連絡することはありません。定期的な営業電話やメールマガジンの配信も行っていません。
ご予算を施工業者に共有しないのは、その金額に寄せた見積が出ることを防ぐためです。
入居者の方の情報は取得しません。写真に写り込んだ場合、該当部分は削除し、施工業者へは共有しません。撮影の際にご配慮いただけると確実です。
工事の記録として撮影する写真も、工事箇所とその周辺に限ります。居室内での工事では、事前に私物の移動をお願いすることがあります。広告や事例紹介に使用する場合は、あらためて施設のご了承をいただきます。
本サイトの導入事例でも、施設名は非公開としています。記載しているのは都道府県、施設種別、定員、築年数までです。取材にあたっては事前にご了承をいただき、掲載する文面もご本人に確認いただいています。
よくある質問
受付されているか確認したいのですが
LINEからご連絡いただければ、受付の有無をお調べします。自動返信が届いていない場合、メールアドレスの入力に誤りがある可能性があります。二重のご連絡になっても構いません。
いつ連絡が来ますか
1営業日以内に担当からご連絡します。お急ぎの場合は当日中にご連絡します。土日祝をはさんだ場合、翌営業日になります。
急ぎなのですが、追加で伝えられますか
LINEからご連絡ください。フォームからの内容と併せて確認します。二重のご連絡になっても構いません。
電話ではなくメールで連絡してほしい
自動返信への返信で、その旨をお知らせください。メールのみでのやり取りも可能です。
設備が止まっています。待つ間に何をすればいいですか
安全の確保、状況の記録、当日の代わりをどうするかの3つです。とくに3番目が抜けやすく、後から響きます。復旧は3日後の前提で組んでください。
代替手段の手配も頼めますか
ご案内できます。訪問入浴、スポットクーラー、給水車など、設備に応じた手段があります。ご連絡の際に「代替手段も相談したい」とお書き添えください。
送信した内容を変更したいのですが
LINEまたはフォームから、変更したい旨をお送りください。最新の内容で対応します。
見積を依頼したことになりますか
いいえ。まず内容の確認をさせていただきます。現地の確認とお見積りは、日程を調整したうえで行います。この段階で費用は発生しません。
送信した情報はどう扱われますか
ご相談への対応、施工業者の手配、お見積りと工事、記録の保管の4つに使用します。施工業者へはお困りの箇所と写真を共有しますが、メールアドレスとご予算は原則として共有しません。
キャンセルしたい場合はどうすればいいですか
LINEまたはメールで一言いただければ結構です。理由をお伝えいただく必要はありません。費用は発生しません。
まとめ
1営業日以内に担当からご連絡します。お急ぎの場合は当日中にご連絡します。
設備が止まっている場合、復旧を待つ間に「当日の代わりをどうするか」を決めてください。ここが最も抜けやすい部分です。
自動返信が届かない場合や、追加でお伝えしたいことがある場合は、LINEからご連絡ください。
追加のご連絡・ご質問
お送りいただいた内容に追加や変更がある場合、こちらからお知らせください。二重のご連絡になっても問題ありません。