土日祝に修理を頼める業者は、
平日のうちに決めておきます

なぜ、平日に決めておくのか

介護施設の設備は、土日祝も休まず動いています。給湯も空調もナースコールも、24時間、入居者の方の生活を支えているからです。ところが、修理を頼む業者の多くは、土日祝は休みか、受付だけで、人を出せる数が少なくなります。

休日に止まってから慌てて業者を探すと、いつもの業者は連絡がつかない、ネットで見つけた業者は介護施設に慣れていない、費用の見当がつかない、といったことが重なります。平日のうちに、休日に来てくれる業者を決めておくと、止まったときに迷わず電話でき、費用も前もって分かります。休日の職員の負担も、ぐっと軽くなります。

休日に決めておく業者は、すべての設備で1社ずつでなくても構いません。止まると入居者の方の生活に響く設備から順に、少なくとも1社、できれば2社を決めておきます。まずは1つの設備から始めても十分です。

休日に止まって困るのは、どの設備か

休日の備えは、止まったときに入居者の方への影響が大きい設備から順に考えます。施設によって違いますが、多くの介護施設で休日の備えの優先が高いのは、次の設備です。

季節によっても、優先は変わります。夏と冬は空調、冬は給湯と凍結のおそれのある水道管が、とくに大切になります。年末年始やお盆、大型連休の前は、業者の休みも長くなるため、連休に入る前の平日に、止まると困る設備の調子を確かめておくと安心です。

この順に、設備ごとに休日の連絡先を決めていきます。優先の高い設備は、2社目まで決めておくと、1社目が来られないときにも慌てずに済みます。2社目は、1社目と違う会社で、施設から近いところを選ぶのが基本です。

休日に来てくれる業者の種類

休日に来てくれる業者には、いくつかの種類があります。それぞれ、休日の受付の仕方と、実際に来られる範囲や早さが違います。

保守契約の会社やメーカーの修理窓口は、休日の受付はしていても、実際に人を出せるのは翌日以降、という場合もあります。受付があることと、その日のうちに来てもらえることは別のことです。受付の電話がつながったら、「今日来られるか」「何時ごろになるか」を、必ず聞いてください。

24時間の駆けつけの業者は、休日でも来てくれる心強さがある一方、介護施設の業務用の機器には慣れていないことや、費用が高くなることもあります。業務用の給湯器や空調、特殊浴槽、ナースコールといった機器は、メーカーの修理窓口か、保守契約の会社、ふだん付き合いのある設備業者を休日の連絡先に決めておくのが基本です。

平日のうちに確かめる、5つのこと

休日の連絡先として業者を決めるときは、平日のうちに、次の5つを確かめておきます。どれも電話一本で聞ける内容ですが、聞いておくかどうかで、休日に止まったときの動きと費用が大きく変わります。

1. 休日の連絡先と受付時間休日に電話する番号はどこか、何時から何時まで受け付けているか、留守番電話のときはどうするか。
2. 来られる範囲と到着の目安施設まで休日に来られるか、連絡からどのくらいで着くか。
3. 休日の割増の金額出張費や作業費に、休日・時間外でいくら上乗せされるか。
4. 部品の手配休日に部品を手配できるか、よく使う部品を車に積んでいるか。
5. 保守契約の中身保守契約に休日の対応が入っているか、入っていない場合の費用。

聞いた中身は、業者ごとに、聞いた日付と相手の名前と一緒に書き留めておきます。業者の体制は変わることがあるため、年に一度、たとえば保守の点検の日などに、同じことを聞き直しておくと安心です。担当者が替わったときも、聞き直すよい機会です。

休日の割増は、仕組みを知っておく

休日や夜間に業者に来てもらうと、平日の昼より費用が高くなるのがふつうです。多くは、出張費と作業費に、休日・時間外の割増が上乗せされます。部品そのものの代金は、休日でも同じことが多くあります。

割増の金額は業者によって違います。平日のうちに聞いておけば、休日に呼ぶか、翌日まで待つかを、費用も考えて決められます。休日に来てもらっても、部品の取り寄せになれば直るのは平日になるため、その場で直る見込みがあるかを電話の段階で聞いておくことが大切です。

休日に見積もなしに作業を始め、あとで高い金額を求められる、という相談も見られます。休日に初めての業者を呼ぶときは、作業の前に、おおよその金額を確かめてから頼むようにします。金額を聞いた職員の名前と時刻も、記録に残しておきます。

休日の連絡の流れを、1枚にする

平日に決めた業者と確かめた中身は、1枚の紙にまとめて、夜勤や休日の職員がすぐに見られる場所に置きます。休日は、ふだん業者とやり取りしている事務長や営繕の担当者がいないことが多いからです。

紙の内容は、新しく入った職員や、派遣の職員にも分かる言葉で書きます。「給湯器」「ボイラー」など、施設の中で呼び方がそろっていない設備は、置き場所や見た目も書き添えておくと、迷わずに済みます。業者に伝える施設の住所と入口、駐車場所も、紙の上のほうに書いておきます。

業者を呼ぶかどうかを、休日にその場にいる職員だけで決めるのは負担が大きいものです。費用のかかる判断は、施設長か事務長に電話で相談してから決める、と紙に書いておきます。ただし、水が止まらない、電気に危険があるといったときは、まず業者に連絡してよいことにしておきます。

業者が来るまでの、応急の手当て

休日は、業者が来るまでに時間がかかることがあります。その間にできる手当てを、設備ごとに前もって決めておくと、休日の少ない人数の職員でも慌てずに動けます。

業者が来るまでの間は、止まった時刻、室温、代わりにしたこと、入居者の方の様子を記録しておきます。業者が来たときに症状を正確に伝えられるだけでなく、あとで施設長や本部に報告するときの材料にもなります。夏や冬に空調が止まったときは、室温の記録がとくに大切です。

応急の手当ては、入居者の方の安全を守るためのもので、職員が設備を直すためのものではありません。機器のカバーを開ける、配線を触る、といった作業は、資格のある業者に任せてください。

「来週になります」と言われたら

休日に連絡がついても、「人が出せないので来週になります」「部品の取り寄せで、届くのは週明けです」と言われることがあります。そのときは、まず待つ間の回し方を先に決め、そのうえで、ほかの業者にも聞くかどうかを考えます。

1. 待つ間の回し方を決める入浴、空調、給湯などを、代わりの方法で回します。
2. 2社目に聞く1枚の紙の2社目に連絡し、早く来られるかを聞きます。
3. 見通しを伝える入居者の方とご家族、職員に、いつ頃直る見込みかを伝えます。
4. 平日の最初に動く週明けの朝いちばんに、業者と部品の手配を確かめます。

部品待ちで日数がかかるときの考え方はその日のうちに直るかは、業者の速さより部品で決まります、至急で入れ替えたいときは至急で交換したいとき、納期を決めているのは3つですにまとめています。夜間の連絡の受け方と体制の組み方は、夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかにまとめています。

モデルケース：連休の初日に給湯器が止まった施設

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

保守契約に、休日の対応を入れる

止まると困る設備の保守契約に、休日の対応を入れておく方法もあります。保守契約の中身は会社によって大きく違い、休日の出動が含まれているもの、休日は別の費用になるもの、休日は受付だけのもの、と分かれます。

休日の出動が契約に含まれていても、到着までの時間が決められていないこともあります。「休日も対応」とだけ書かれた契約は、実際にどのくらいで来られるのかを、契約の前に聞いておきます。

保守契約に休日の対応を入れると、月々の費用は上がりますが、休日に止まったときの費用と手間が読みやすくなります。設備の台数や年数、止まったときの影響を考えて、どの設備に休日の対応を入れるかを決めます。特殊浴槽の保守契約の考え方は、特殊浴槽の点検の回数は、使う回数と台数と年数で決めますにまとめています。

平日のうちに、しておくこと

休日の備えは、平日の30分ほどで形にできます。どこに頼めばよいか分からない設備がある、2社目が見つからない、といったときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。設備と地域に合わせて、頼み先の候補をお返しします。

よくある質問

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