外に任せて変わるのは、
時間と判断の材料と記録です

外に任せて変わるのは、時間・判断の材料・記録の3つです

介護施設の営繕を外部の業者や専門業者に任せると、変わるのは3つです。職員の時間、判断の材料、記録です。どれも「楽になる」というあいまいな言い方ではなく、回数や人数、日数で表せます。数字にしておくと、施設長や本部に説明するときにも、あとで効果を確かめるときにも使えます。

3つのうち、すぐに感じやすいのは時間です。判断の材料と記録は、半年から1年たって、予算を組むときや大きな修理を決めるときに効いてきます。最初の月だけで良し悪しを決めず、3か月、1年と区切って見ます。

外注してよいかの判断と、5つのデメリットへの手の打ち方は営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てますで書いています。ここでは、任せたあとに何がどれだけ変わるかを、順に見ていきます。

1つ目の時間は、回数と人数で減っていきます

営繕を外に任せて、いちばん先に変わるのは職員の時間です。減るのは、修理そのものの時間ではなく、修理の前後にある手配の時間です。この時間は、1件の修理で何回連絡し、何人の職員が動き、何回業者が来たかで見ると、減り方がつかめます。

数字は、修理の中身や施設の広さで変わる目安です。自分の施設の数字は、1か月だけ測ると分かります。

時間が減るのは、主に事務長や施設長、リーダーの職員です。この人たちは、入居の相談、職員の面談、加算や運営の書類など、ほかの人に替えにくい仕事を持っています。営繕の手配に使っていた時間がこれらの仕事に戻ることが、時間のメリットの中身です。

いっぽう、修理が終わるまでの日数は、外に任せても縮まらないことがあります。部品の取り寄せや、メーカーの修理の順番待ちは、誰が頼んでも同じだからです。縮むのは、施設の中で業者を探して止まっていた日数の分です。

2つ目の判断の材料は、見立ての数と比べ方で増えます

2つ目に変わるのは、判断の材料です。専門の業者は、分野ごとに、原因の見当、残りの寿命、部品が手に入るかを見立てます。外の窓口が間に入ると、2〜3社の見立てと見積を並べて見られることもあります。施設の決め方が、「業者がそう言ったから」から「比べてこう決めた」に変わります。

材料がそろうと、施設長や本部、理事会への説明がしやすくなります。なぜ今直すのか、なぜ交換ではなく修理なのかを、表と写真で示せるからです。エアコンが急に冷えなくなったときに、当窓口に相談した事務長のお話です。

施設側としては、修理で済むのか、交換したほうがいいのか判断しづらかったのですが、必要な対応について説明してもらえたので、施設長とも相談しながら進めることができました。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

ただし、材料が増えても、決めるのは施設です。専門の業者の見立ては、その業者の得意な分野に寄ることがあります。比べた表を受け取ったら、費用だけでなく、工事の間に入居者の方の暮らしがどれだけ止まるかも、施設の目で見ます。稟議で通りやすい書き方は修繕の稟議書は、承認者の4つの問いに答えて書きますにまとめています。

3つ目の記録は、月ごとの修理の一覧として残ります

3つ目に変わるのは、記録です。外に任せると、どこで何が壊れ、誰がいくらで直したかが、月ごとの一覧として届くようになります。任せる前は、請求書の束と、担当者の記憶にしかなかったものです。

一覧が12か月分たまると、使い道が広がります。同じ場所で何度も直している修理が見つかり、部品の交換をくり返すより更新したほうが安い場所が分かります。翌年度の修繕の予算も、前の年の件数と金額をもとに組めます。

記録がメリットになるのは、施設が自由に使える形で受け取っているときだけです。外の会社の仕組みの中でしか見られない記録は、契約をやめると手元に残りません。表計算の形で毎月受け取る、と取り決めておきます。

一覧を予算に使う方法は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにあります。運営指導で建物や設備について見られる記録は運営指導の建物・設備は、届け出と記録と実態を見られますで書いています。

費用は、大きく下がらないことが多いです

外に任せるメリットとして、「費用が下がる」と期待されることがあります。けれども実際には、工事費そのものは大きく下がらないことが多くあります。工事をするのは同じ地域の職人で、部品の値段も変わらないからです。そのうえ、委託費や手数料が加わります。

修理の件数が多く、相見積をしてこなかった施設では、総額が下がることもあります。件数が少なく、いつもの業者が安く早く来てくれる施設では、委託費の分だけ上がることもあります。手数料の形と相場、誰が払っているかの見分け方は営繕の代行の手数料は、誰が払っているかで見え方が変わりますにまとめています。

費用だけで比べると、外に任せる意味が見えにくくなります。減った職員の時間を金額に置きかえて並べると、何に払っているのかがはっきりします。

減った時間は、金額に置きかえて並べます

職員の時間は目に見えないぶん、費用と比べにくいものです。そこで、手配に使っていた時間を金額に置きかえます。計算は4つの段で、電卓があれば足ります。

表の金額は、計算のしかたを示すための例です。実際の給与と負担の率で計算し直してください。

手配を残業の時間でしているなら、時間外の割増（2割5分以上）も加わります（労働基準法第37条）。夜間や休日の呼び出しに応じている時間も、同じように数えます。

置きかえた金額と、外に任せる委託費や手数料を並べます。金額が近ければ、時間の分だけで釣り合っていることになります。委託費のほうが大きくても、戻った時間でできる仕事に値打ちがあれば、任せる理由になります。入居の相談への返事が早くなる、職員の採用の面接に出られる、といったことです。誰が何時間使っているかを測る様式は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにあります。

外に任せても、変わらないことがあります

外に任せても、変わらないことがあります。先に知っておくと、「任せたのに思ったほど楽にならない」という行き違いを防げます。

建物を保つ責任は、建築基準法第8条に書かれています。建物の所有者や管理者などは、敷地・構造・設備を常に適法な状態に保つよう努める、というものです。外に任せられるのは手間で、この務めまでは移りません。

気づくことと決めることが施設に残るので、外に任せたあとも、施設の中に受け手と承認の線が要ります。任せたあとに施設に残る仕事の全体は営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事がありますにまとめています。

職員の側では、伝える先と結果の返り方が変わります

外に任せると、事務長や施設長だけでなく、現場の職員の動きも少し変わります。いちばん大きいのは、修理の話を伝える先が1つに決まることです。いつもの業者に直接電話する、事務長の携帯にかける、といった道が1本にまとまります。

1. 介護職員気づいたら知っている人に口頭で伝えていた形から、場所・症状・写真を受け手に1件1行で伝える形に変わります。
2. リーダーの職員業者に電話して日程を伝えていた形から、受け手として外へ送り、結果を職員に返す形に変わります。
3. 夜勤の職員事務長の携帯に電話して判断を仰いでいた形から、決められた急ぎの連絡先に連絡し、朝に報告する形に変わります。
4. 事務の職員請求書を1枚ずつ確かめていた形から、月ごとの一覧と請求をまとめて照らし合わせる形に変わります。
5. 事務長・施設長業者探しから立ち会いまで抱えていた形から、承認と、月ごとの一覧を読むことに絞られます。

職員にとっての良い変化は、伝えたあとに結果が返ってくることです。「直りました」「部品待ちで来週です」が受け手から届くと、次も伝えようという気持ちが続きます。反対に、写真を撮り、場所を書く手間は少し増えます。様式を4つの欄までにして、書く負担を小さくします。

職種ごと・時間帯ごとに、誰が何を受け持つかを表にする方法は設備の管理は6つの役割に分け、職種と時間帯で受け持ちますで書いています。

効果は、任せる前と3か月後の4つの数で測ります

外に任せたメリットが本当に出ているかは、任せる前の数と比べないと分かりません。任せる前の1か月に、次の4つを測っておきます。3か月後と1年後に、同じやり方で測り直します。

件数は季節で増えたり減ったりします。夏は空調、冬は給湯の相談が増えやすいので、3か月の比べ方だけでなく、前の年の同じ月とも比べます。1年後には、記録を使って予算を組めたか、説明に使える資料が増えたかも、数字の横に書き足します。

数が思ったほど下がらないときは、外の相手を替える前に、施設の中で話が止まっていないかを見ます。受け手の不在や、承認の待ちで止まっていることがよくあります。外に移るまでの12週間の進め方と、途中の見直しの仕方は修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移しますにまとめています。

モデルケース：非常勤の担当者がいない日の手配を、外に任せた老健

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

任せ方の形によって、大きく出る変化が違います

営繕を外に任せる形には、営繕の担当者が通う常駐型、決まった日に回る巡回型、相談と手配をまとめる窓口型があります。どの形でも3つの変化は起きますが、大きく出る変化は形によって違います。何をいちばん変えたいかで、形を選びます。

修理か交換かで迷うことが多い施設は、比べる材料をそろえやすい窓口型が合います。小さな修理が毎月たまる施設は、巡回型で時間の変化が大きく出ます。当窓口は窓口型にあたり、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえます。そのぶん、工事の日の立ち会いや鍵の開け閉めは施設に残ります。日々の小さな修理まで任せたい施設には、常駐型や巡回型のほうが合います。

外に任せるか、施設の中で続けるかを5つの条件で見る方法は営繕の外注と内製は、5つの条件で分かれますにあります。

外に任せる前に、平常時にしておくこと

外に任せたら何が変わるかを、自分の施設の数字で確かめたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、全国47都道府県に対応しています。相談と見積は無料で、お断りいただいてもかまいません。

よくある質問

あわせて読みたい記事

• 営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てます介護施設の営繕業務は外注してかまいません。外注のメリットとデメリットを並べ、手数料・動きが遅くなる場面・知識が外に出る・職員の気づきが減る・業者との関係が薄れるの5つのデメリットに先に打つ手と、業者に委託する際の注意点（範囲・承認の金額・報告・個人情報と鍵・解約と引き継ぎ）をまとめました。
• 修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移します介護施設の修繕を外注する方法、修繕業務を一括して外注する方法を、12週間の手順で説明します。棚卸しで出す5つの一覧、今の業者に変わることと変わらないことを伝える書面、急がない修理を1件だけ試す確かめ方、範囲を広げる順番、引き継ぐ情報、途中でやめる判断の目安をまとめました。
• 営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事があります介護施設や老人ホームの営繕業務は、気づく・受け付ける・判断する・手配する・立ち会う・記録して計画する、の6つに分けると、どこまで外注できるかが分かります。常駐・巡回・窓口の3つの外注の形、施設に残る仕事、契約で決めること、丸ごと任せるまでの進め方をまとめました。
• 営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測ります介護施設の営繕担当者が足りない場合は、人を増やす前に、営繕に誰が何時間使っているかを1か月測ります。記録の様式と測り方、1年の時間と人件費への直し方、人を増やすか時間を減らすかの分かれ目、まとめる・外に出す・記録で消すの3つの減らし方をまとめました。
• 営繕の代行の手数料は、誰が払っているかで見え方が変わります営繕の代行や修繕の窓口・仲介の手数料は、定率・定額・工事の会社が払う紹介料・見積に含む管理費の4つの形に分かれ、誰が払っているかで見え方が変わります。形ごとの相場の目安、手数料が乗っても総額が下がる場合、元請の利益との違い、契約の前に確かめる6つのことをまとめました。
• 営繕の外注と内製は、5つの条件で分かれます介護施設の営繕を外注するか内製するかは、資格・件数・金額・急ぎ・知識の5つの条件で、作業ごとに判断します。条件ごとの分かれ目、よくある作業での当てはめ方、年間の契約が要る設備、給与のほかにかかる内製の隠れた費用、日常は内製で資格の要る作業と大きな工事は外注にする混ぜ方をまとめました。

施設のよくある困りごとの一覧はよくある困りごと、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。