設備の管理は6つの役割に分け、
職種と時間帯で受け持ちます

設備の管理は、6つの役割に分けられます

介護施設の営繕にかかる職員の負担を減らすとき、最初にするのは、設備の管理を役割に分けることです。1件の修理には、不具合に気づく人、それを伝える人、急ぐかどうかと費用を決める人がいます。業者に頼む人、業者の作業に立ち会う人、記録する人もいます。

この6つを1人で抱えると、その人の負担が重くなります。反対に、誰の役割か決まっていないと、話が途中で止まります。介護の職員が気づいて伝えたのに直らない、という声は、6つのどこかに受け持つ人がいないときに生まれます。

6つのうち、気づくと伝えるは、施設の中の人にしかできない役割です。判断のうち、お金のかかることを決めるのも施設に残ります。手配と記録は、施設の中でも外でも受け持てる役割です。この違いが、職種ごとの受け持ちを決める手がかりになります。

職種ごとに、受け持つ役割を決めます

6つの役割を、職種ごとに受け持ちます。目安は、介護職と看護職は気づくと伝えるまで、リーダーは伝えられた話の取りまとめと、急ぐかどうかの一次の判断です。事務は手配と記録、施設長と事務長はお金のかかる判断を受け持ちます。印は、主に受け持つ「◎」、手伝う「○」、受け持たない「−」の3つで足ります。

介護職と看護職に手配まで任せないのは、介護の手を止めないためです。業者への電話は、折り返しを待つ時間も含めて手が取られます。介護職の役割を「気づいて、決まった形で伝える」までにすると、1件にかかる時間は数分で済みます。

事務に手配と記録を集めるのは、電話と書類の仕事が、事務の仕事の流れに合うからです。営繕の担当がいる施設では、手配と立ち会いは営繕の担当が受け持ちます。事務は、記録と請求書の照らし合わせを受け持つ、と分けます。

施設長や事務長は、伝えるの役割を受け持ちません。職員から直接話を受けないことで、話がリーダーと事務を通って整理されてから届きます。判断の役割だけを持つと、営繕を兼ねている負担も軽くなります。兼務の限界のサインと、何から手放すかは兼務の限界は判断に表れます。手配と記録から手放しますにまとめています。

職種ごとに、気づける場所が違います

気づく役割は全員が受け持ちますが、職種ごとに目に入る場所が違います。介護職は居室・トイレ・浴室、看護職は医務室と医療に使う機器をよく見ています。調理の職員は厨房の機器、清掃の職員は床や排水、送迎の運転手は車両と玄関まわりです。表に職種ごとの「見る場所」を書いておくと、気づく目が重ならず、抜けも減ります。

委託している調理や清掃の会社の人は、誰に伝えればよいかを知らないことがよくあります。委託先の責任者に、伝える先と伝え方を書いた表を渡しておくと、厨房や共用部の不具合も同じ流れに乗ります。

見る場所を決めるのは、責任を押しつけるためではありません。「ここは誰かが見ているはず」と全員が思う場所をなくすためです。非常口の前や屋外の階段、倉庫のように、どの職種の通り道にもならない場所は、リーダーの見回りの順路に入れておきます。

時間帯で、受け持つ役割が変わります

同じ職種でも、時間帯で受け持つ役割が変わります。平日の日中は事務と施設長がいるので、手配と判断はその日のうちに進みます。夕方から朝までと休日は、事務も施設長もいないことが多く、夜勤の職員とリーダーが受け持てる役割は限られます。

夜勤の職員の役割は、気づく、伝える、その場で使うのを止める、の3つまでにします。水が止まらないときに止水栓を閉める、焦げたにおいのする機器のプラグを抜く、といった手当ては夜勤の職員の役割です。業者を探して呼ぶことまで求めると、少ない人数で入居者の方を見ている時間が削られます。夜間の電話を誰が受け、何を朝まで待つかの決め方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかにまとめています。

休日は、当番のリーダーが、連絡先の一覧を見て1回で連絡できるようにしておきます。休日に来てもらえる業者を平日のうちに決めておく方法は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにあります。

役割を1枚の表にして、詰所と事務所に貼ります

職種と時間帯の受け持ちが決まったら、1枚の表にして貼ります。表は、介護の詰所、事務所、委託の会社の控室など、不具合に気づく人の目に入る場所に貼ります。1枚に収まらない表は読まれないので、細かい決まりは別の紙にします。

最初に最近の修理を3件たどるのは、紙の上の理想ではなく、今の本当の流れから始めるためです。たどると、「夜勤の職員が事務長の携帯に直接かけていた」「委託の清掃の人が誰にも伝えていなかった」といった抜けが見つかります。

伝える先を名前ではなく役で書くのは、異動や退職があっても、表を書き直さずに済むようにするためです。職員からの報告を受ける施設の中の窓口の作り方と、報告の様式は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

判断の役割は、急ぐかどうかとお金で2段に分けます

判断の役割は、1人に集めすぎても、全員に散らしても困ります。1人に集めると、その人が休んだ日に止まります。全員に散らすと、職員が業者に直接頼んで、費用が見えなくなります。そこで、判断を2段に分けます。

1段目の「使うのを止める」は、お金のかからない判断なので、リーダーがその場で決めてかまいません。浴室の床が浮いているなら浴室を使わない、手すりがぐらつくなら貼り紙をして使わない、という判断です。

2段目は、金額の線を決めておきます。線の内側は事務が進め、外側は施設長や事務長が決めます。職員が業者に直接頼むのは、急ぐ場面で、決めた連絡先に1回連絡するところまでにします。お金の話は2段目の人に回す、と表に書いておくと、請求書で初めて修理を知ることが減ります。

外に出せる役割は、手配と記録です

6つの役割のうち、外に出しやすいのは手配と記録です。立ち会いも、鍵の開け閉めと入居者の方への声かけを施設に残せば、一部を外に出せます。外に出すと、職種ごとに減る仕事が変わります。

こういうサービスは初めてだったので正直どうかなと思っていたのですが、修繕したい場所と状況を伝えるだけで相談できたので、思っていたより簡単でした。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／施設管理・営繕担当

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

外に出しても、気づくと伝える、お金のかかることを決めるのは施設に残ります。外にどこまで任せられ、何が施設に残るかは営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事がありますで書いています。

当窓口では、フォームとLINEで24時間ご相談を受け、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえます。ただ、気づく役割と伝える役割は、外からは受け持てません。役割の表づくりは、施設の中で進めます。

気づく目を増やしても、職員の負担は増やしません

気づく目を増やそうとして、職員に長い点検表を配る施設があります。けれども、介護の合間に何十もの項目を埋めるのは続きません。気づく役割は、ふだんの仕事のついでに見る形にします。

伝える形も短くします。施設の中の窓口で決めた短い様式にそろえ、書く欄を増やしません。欄が多いと、気づいても伝えるのをためらう人が出ます。

職員に、触ってよいものと触らないものも伝えておきます。電球の交換や、取扱説明書に沿ったブレーカーの操作は、職員がしてよい作業です。コンセントやスイッチの交換は、電気工事士の資格が要る作業です。電気の作業の線引きは電気設備の修理を頼む先は、受電の形と作業の中身で決まりますにまとめています。

消防用設備の点検の日も、立ち会いの役割が要ります。機器点検は6か月ごとにあるので、点検の日の立ち会いを誰が受け持つかも、表に書いておきます。

新しく入った職員には、入職の日に3つを伝えます

役割の表を作っても、新しく入った職員や派遣の職員が知らなければ、その人のところで話が止まります。入職の日の説明に、設備のことを3つだけ足します。

1. 伝える先不具合に気づいたら、誰に、どの様式で伝えるか。夜勤のときはどうするか。
2. 触ってよいもの・触らないもの電球やブレーカーの決まった操作はよい。コンセントや配線、消防用設備は触らない。
3. 止める場所止水栓と分電盤の場所と、閉める・切る前に誰に伝えるか。

止水栓と分電盤の場所は、写真を撮って表の裏に貼っておくと、夜勤のときに探さずに済みます。停電やブレーカーが落ちたときに、上げてはいけないブレーカーがあることも伝えておきます。くわしくは介護施設が停電。上げてはいけないブレーカーがありますにあります。

派遣の職員や短い時間で働く職員には、表の全部ではなく「伝える先」の1行だけでも伝えます。全員が同じ1行を知っていれば、気づいた不具合が途中で止まりにくくなります。

説明は、入職の日に5分あれば足ります。説明した日を記録しておくと、3か月ごとの見直しのときに、伝わっていない職員がいないかも確かめられます。

モデルケース：10のユニットから修理の話がばらばらに届いていた特養

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

表を作ったあとに起きやすいことと、防ぎ方

役割の表を貼ったあとも、流れが止まることはあります。多くは、表を作ったときに考えていなかった人や時間帯から出てきます。よく起きることと、防ぎ方を先に知っておくと、見直しが早く済みます。

3か月ごとの見直しでは、その間に「流れが止まった修理」を1件ずつたどり、6つのどの役割で止まったかを見ます。止まった役割の行を直すだけで、表は現場に合っていきます。

役割を分けたあとに、誰が何時間を営繕に使っているかを測ると、分けた効果が数字で見えます。事務長の時間が減った分、事務の職員の時間がどれだけ増えたかも分かります。測り方は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにまとめています。

平常時にしておくこと

役割を分けても手配と記録の手が足りない、外に出す先を探したい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。今の役割の表や、よく出る修理の一覧をお送りいただければ、外に出しやすい役割と頼み先の候補をお返しします。

よくある質問

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