営繕を丸ごと外注しても、
施設に残る仕事があります

営繕の仕事は、6つに分けられます

「営繕を丸ごと外注したい」と考えるとき、まず営繕の仕事を細かく分けてみます。営繕の仕事は、不具合に気づくところから、記録を残して次の計画を立てるところまで、いくつもの段階でできています。

今、誰がどの段階を担っているかも、あわせて書き出してみます。多くの施設では、気づくのは介護職員、受け付けるのはリーダーの職員、判断から手配までは事務長、というように、1つの修理に何人もが関わっています。どこで時間がかかっているかが見えると、外に任せる段階を選びやすくなります。

こうして分けてみると、「丸ごと外注」と言っても、6つの段階のそれぞれで、外に任せられるものと任せにくいものがあることが分かります。

外に出しやすい仕事と、施設に残る仕事

6つの段階のうち、受け付ける、手配する、記録して計画するの3つは、外に任せやすい仕事です。判断するも、判断の材料をそろえるところまでは任せられます。いっぽう、気づくことと、最後に費用を承認して決めることは、どうしても施設に残ります。

「気づく」が止まると、ほかの5つも止まってしまいます。業者がどれだけ早く動いても、不具合の話が施設の中で止まっていれば、直るのは遅くなります。外注するときこそ、職員から不具合の話が上がってくる仕組みを整えておきます。施設の中の窓口の作り方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

外注の形は、常駐・巡回・窓口の3つです

営繕を外に任せる形は、大きく3つに分かれます。施設の規模と、修理がどのくらいの頻度で出るかによって、向いている形が変わります。

費用の出方も形によって違います。常駐型は人の手間に対して月ごとに払う形が多く、巡回型は回る日ごとや直した件数ごと、窓口型は工事ごとの見積に手数料が加わる形などがあります。同じ「外注」でも、何に対して払っているのかを比べて選びます。

3つは組み合わせることもできます。たとえば、月に1回の巡回で小さな修理を直し、急ぎの故障や大きな工事は窓口に相談する、という形です。施設管理の会社と契約している場合は、その契約に修理が含まれているかも確かめておきます。施設管理の契約と修理の関係はビルメンテナンスの委託費と、修理の費用は分けて見ますにまとめています。

施設に営繕の担当者がいるかどうかで、任せ方が変わります

同じ「丸ごと外注」でも、施設に営繕の担当者がいるかどうかで、任せ方が変わります。担当者がいる場合は、担当者の手が回らない部分を外に任せます。いない場合は、窓口と判断の材料づくりまで外に任せ、施設長や事務長は承認だけをする形にします。

担当者がいる場合は、担当者が外の相手の窓口になります。担当者が施設の建物の癖や業者との付き合いを知っているので、外に任せる仕事を絞っても効果が出やすくなります。担当者の時間を、見回りや入居者の方の困りごとに向けられるようになるのも利点です。

担当者がいない場合でも、施設の中で「不具合の話を集める人」は決めておきます。営繕の専門の人でなくてかまいません。事務の職員やリーダーの職員が、職員からの話を受けて外の窓口に伝える役を担えば、外注はうまく回ります。外注するか、施設の中でするかの分かれ目は営繕の外注と内製は、5つの条件で分かれますで書いています。

契約で、先に決めておくこと

営繕を外に任せるときは、契約の中身を先に決めておきます。決めずに始めると、「これは頼んでいない」「それは含まれていると思っていた」という行き違いが起きやすくなります。

とくに大事なのは「承認の金額」です。すべての修理に施設の承認を取ると外に任せた意味が薄れ、まったく承認を取らないと思わぬ費用が出ることがあります。小さな修理は任せ、一定の金額を超えたら必ず相談してもらう、という線を引いておきます。発注の名前と責任の考え方は修繕管理の代行は、誰の名前で発注するかで責任が変わりますにまとめています。

老人ホームの修繕を一括して任せるとき

有料老人ホームや特別養護老人ホームなど、入居者の方が暮らす施設では、修繕を一括して任せるときに気をつけることがあります。工事の時間帯、入居者の方やご家族への説明、居室に入るときの決まりなど、暮らしの場ならではの決まりごとを、任せる相手と共有しておくことです。

特別養護老人ホームでは、入居者の方の多くが日中も施設で過ごしています。工事の音やにおい、知らない人の出入りに配慮が要るので、任せる相手には、介護施設での工事に慣れているかも確かめておきます。

有料老人ホームでは、居室の原状回復が早く終わるかどうかが、次の入居の時期にも関わります。退居が決まったら外の担当者にすぐ伝え、工事の日程を早めに組んでもらう流れを作っておくと、空室の期間を短くできます。

任せる前に、施設の中で整えておくこと

外に任せる前に、施設の中で整えておくと、任せたあとがぐっと楽になることが3つあります。どれも完ぺきでなくてかまいません。分かる範囲で書き出しておくだけで、任せる相手が早く施設の事情をつかめます。

とくに今の業者の一覧は、前の担当者の頭の中にしかないことがよくあります。担当者が辞める前に聞き取っておくか、過去の請求書をさかのぼって書き出しておくと、外に任せたあとも、これまでの業者との付き合いを生かせます。

丸ごと任せるまでは、段階的に進めます

最初から6つの段階をすべて任せると、施設の側も任せる相手の側も、慣れるまでに時間がかかります。受け付けると手配するから始めて、うまく回ったら記録と計画まで広げていくほうが、行き違いが少なくなります。

最初の段階で任せる修理は、急ぎではないものから選ぶと、施設も相手も落ち着いて流れを確かめられます。

段階を進めるたびに、修理の件数、直るまでの日数、費用、職員の手間を前と比べます。うまくいかない段階があれば、そこだけ施設に戻すこともできます。外注へ移る3か月の進め方は修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移しますにまとめています。

任せたあとに施設に残る仕事は、これだけです

丸ごと任せたあと、施設の担当者に残る仕事は、思っているより少なくなります。どのくらいの頻度で何をするのかを、先に表にしておくと、担当する人も引き受けやすくなります。

毎日の仕事も、話を受けて送るだけなので、1日に数分で済むことがほとんどです。営繕の専門の知識がなくても担えるように、外の窓口に送るときの書き方を決めておくと、担当者が替わっても続けられます。

モデルケース：営繕の担当者が辞めた有料老人ホーム

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

うまくいかないときに、見直すところ

外に任せたのにうまくいかない、と感じるときは、たいてい次のどこかに原因があります。任せる相手を替える前に、ここを見直すと、改善できることが多くあります。

見直しは、任せる相手と一緒に行います。月ごとの報告をもとに、どこで止まっているのかを話し合うと、原因が早く見つかります。外注のデメリットと、その防ぎ方は営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てますにまとめています。

平常時にしておくこと

営繕をどこまで外に任せられるか知りたい、担当者がいなくなって困っている、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。施設の規模と、今の修理の頼み方をお送りいただければ、任せる範囲と形の候補をお返しします。

よくある質問

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