営繕の仕事は4つの周期で回り、
修繕は安全から順に直します

営繕の仕事は、毎日・毎週・毎月・毎年の4つの周期で回ります

老人ホームの営繕業務は、毎日・毎週・毎月・毎年の4つの周期で回る仕事です。毎日は見回りと不具合の受付、小さな修理です。毎週は修理の取りまとめと業者への依頼、毎月は点検の立ち会いと記録の整理です。毎年は法定の点検の予定と、修繕の計画と予算です。

4つの周期は、たがいにつながっています。毎日の見回りで見つけた不具合を毎週まとめて頼み、毎月その記録を整理し、毎年その記録をもとに計画と予算を立てます。どこかの周期が止まると、その先の周期も止まります。

呼ばれた所へ行くだけの働き方になると、毎日の仕事だけで1日が埋まります。毎月と毎年の仕事は、急がないので後回しになります。気づいたときには点検の指摘が残ったままで、来年度の予算は去年の写しになっています。周期で仕事を分けるのは、この後回しを防ぐためです。

この記事は、営繕の仕事を「いつ行うか」で分けて説明します。営繕業務に「何が含まれるか」を、7つの領域と4種類の仕事の地図で示した一覧は営繕業務は、7つの領域と4種類の仕事。地図にすると、抜けが見えますにあります。

施設管理で必要な修繕は、安全・暮らし・快適・見た目の順に決めます

介護施設の施設管理で必要な修繕とは、入居者の方と職員の安全と暮らしを守るために直す修繕のことです。直したい所が重なったときは、安全、暮らし、快適、見た目の順に優先します。この順番を職員と共有しておくと、営繕担当が「どれから直すか」を毎回説明しなくて済みます。

同じ不具合でも、季節と場所で順位が上がります。共用部の空調の効きが弱いのは快適の段ですが、真夏に居室の冷房が止まれば、熱中症につながる安全の段です。廊下の照明の切れは快適の段でも、階段や夜間のトイレの通り道なら、転倒につながる安全の段です。

法定の点検で指摘された不良も、安全の段に入れます。次の点検までに直す計画を立て、直した日を記録します。設備が急に止まったときの手順は、設備が止まった方へにまとめています。

毎日の仕事は、見回りと受付と、小さな修理です

毎日の仕事の中心は、見回りです。決まった道順で施設を回り、職員が気づきにくい所を見ます。見回りは朝の早い時間に行うと、入浴や食事が始まる前に不具合を見つけられます。

受付は、職員からの不具合の報告を受ける仕事です。報告は、場所・いつから・どんな状態か・写真の4つでもらうと、現地に行く前に道具と部品の見当がつきます。報告を受ける時間を決めておくと、見回りや修理の途中で何度も手を止めずに済みます。急ぐもの（安全の段）だけは、いつでも呼んでもらいます。

小さな修理は、資格の要らない範囲で、その場で直せるものです。ドアクローザーの調整、手すりのねじ締め、ランプの交換、簡単な水栓のパッキンの交換などです。直したら、場所と中身を1行で記録します。職員から報告を受ける窓口と、報告の様式の作り方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますで書いています。

毎週の仕事は、修理の取りまとめと業者への依頼です

毎週の仕事は、1週間に集まった不具合を、施設で直すもの、業者に頼むもの、計画に回すものに分けて動かすことです。業者への依頼は、1件ずつ頼むより、分野ごとにまとめて頼むほうが、業者が来る回数と立ち会いの時間が減ります。

業者が来る曜日を決めておくと、立ち会いの予定が立てやすくなります。たとえば火曜を業者の日、木曜を点検の立ち会いの日と決めれば、ほかの曜日は見回りと小さな修理に使えます。業者の側も、施設の都合に合わせて職人の予定を組みやすくなります。

毎週の仕事の中で、時間が読みにくいのが、業者を探す電話です。初めての分野の不具合では、頼める業者を探すだけで半日かかることもあります。特殊浴槽の不具合で当窓口に相談された、事務長の声です。

何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

小さな修理をためて、まとめて片付ける進め方は小さな修繕は、月1回の巡回で1日7〜10件を直せますにまとめています。

毎月の仕事は、点検の立ち会いと記録の整理です

毎月の仕事は、保守と点検の立ち会いと、1か月分の修理の記録を整理して報告することです。毎日と毎週の仕事が「直す」仕事なら、毎月の仕事は「数える」仕事です。数えておくと、どの設備に修理が集まっているか、更新を考える時期が近いかが見えてきます。

フロンの簡易点検は、フロン排出抑制法で、業務用エアコンや冷凍冷蔵庫を管理する施設に求められています。3か月に1回以上、室外機や室内機の異音、油のにじみ、傷みを見て、機器ごとに記録します。資格は要らないので、毎月の仕事の中に、3か月ごとの番を組み込みます。

記録の整理では、修理の一覧に、設備の型番と製造年を書いておくと、同じ機器の修理が何回目かがすぐ分かります。設備ごとの型番・製造年・保守の会社をまとめる機器台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。

毎年の仕事は、法定の点検の予定と、修繕の計画・予算です

毎年の仕事は、1年の予定を立てることと、来年度にお金と時間を用意することです。法定の点検と保守の日程を年度の初めに決め、秋には来年度の修繕と更新の候補を決めて、見積と予算の案を作ります。年度の終わりには、1年分の記録をまとめます。

法定の点検は、消防用設備、建物と建築設備、昇降機、受水槽、電気の保安など、種類ごとに周期と点検する人が違います。点検ごとの周期と報告の期限は、チェックリストの一覧で確かめ、年度の初めに1枚の予定表にします。

来年度の修繕の候補は、毎月の記録から拾います。たとえば、修理が年に3回以上出た設備、部品の供給が終わると言われた設備、点検で更新を勧められた設備は、候補に入れます。修繕の予算の組み方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますで書いています。

季節によって、重くなる仕事が変わります

営繕の仕事の重さは、季節で大きく変わります。夏は冷房の故障、冬は給湯器の故障と配管の凍結、梅雨と台風の時期は雨水と停電が重なります。重くなる時期の1〜2か月前に、試運転と点検を済ませておくのが、季節の仕事の基本です。

夏の冷房の故障は、入居者の方の熱中症につながる、安全の段の修繕です。居室の冷房が止まったら、まず室温を測り、扇風機や涼しい部屋への移動などの手当てをしてから、業者を呼びます。止まったときの手順は空調が止まった。業者より先に、室温を測ってくださいにまとめています。

冬は、お湯を使う量が増える時期に、給湯器の故障が重なります。給湯器が1台しかない施設では、止まると入浴が止まります。寒い地域では、屋外に出ている配管の凍結にも気をつけます。寒波の予報が出たら、保温材の破れを見て、凍りやすい所を職員に伝えます。凍った配管に熱湯をかけると、管が破れることがあるので避けます。

役に立つ資格と、資格がないとできない作業があります

営繕担当になるために、決まった資格は要りません。ただ、施設の設備によっては、資格のある人でないと扱えない作業や機器があります。資格は、施設の受電の形と、置いている設備を確かめてから選ぶと、取ったあとに使えます。

電気の資格は、受電の形で役に立つ範囲が変わります。第二種電気工事士でできるのは、一般用電気工作物の工事です。高圧で受電している施設は、自家用電気工作物にあたります。その工事には第一種電気工事士が要り、600V以下の部分なら認定電気工事従事者でもできます。受電の形と電気設備の頼み先は電気設備の修理を頼む先は、受電の形と作業の中身で決まりますで書いています。

灯油の指定数量は1,000リットル、重油は2,000リットルです。指定数量以上をためて使う施設は、消防法の許可を受けた危険物の施設になります。取り扱いには、危険物取扱者の資格を持つ人が当たるか、甲種か乙種の資格者が立ち会います。指定数量の5分の1以上で指定数量未満の量は、市町村の条例で届出が要ります。

給湯や暖房に使われることの多い真空式や無圧式の温水機は、圧力のかからない仕組みです。そのため法令上のボイラーにあたらず、取り扱いに免許は要りません。蒸気ボイラーや温水ボイラーなど、法令上のボイラーを置く施設では、ボイラー技士などの資格が要ります。どちらにあたるかは、機器の銘板と、設置したときの届出の書類で確かめます。

右の列の作業を、資格のない職員が続けてしまっている施設もあります。たとえば、蛍光灯をLEDに替えるときに器具の中の安定器を外す工事は、電気工事にあたります。資格がないまま行うと、法令に反するだけでなく、火災の原因になることがあります。

1人で見られる範囲は、1週間の時間で見ます

営繕担当1人で見られる範囲は、定員や延べ床面積だけでは決まりません。同じ定員でも、建物の年数、設備の数、修理の出方で、仕事の量が変わるからです。目安になるのは、毎月と毎年の仕事に手が回っているかどうかです。

表は、書き出し方の例です。1週間、営繕担当がした仕事とかかった時間を書き、4つの周期に分けて合計します。合計が勤務の時間に近いと、急な故障が重なった週に、毎月と毎年の仕事が押し出されます。時間の測り方は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますで書いています。

1. 小さな修理が1週間以上たまる毎日の仕事が、その日のうちに終わっていないしるしです。
2. 点検の指摘が、次の点検まで直らない毎月の仕事が、毎日の仕事に押し出されているしるしです。
3. 秋になっても、来年度の修繕の候補が決まらない毎年の仕事に、手がついていないしるしです。
4. 休みの日にも、設備の電話が鳴る急ぐものと急がないものの線が、職員と共有されていないしるしです。

範囲を超えているときは、毎日の仕事のうち、見回りの一部や受付を職員の当番に分けるか、毎週の手配を外に任せます。どちらにしても、毎月と毎年の仕事は営繕担当の手元に残すほうが、計画と記録がつながります。

モデルケース：営繕担当1人が呼び出しに追われていた介護老人保健施設

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

営繕担当がいない施設は、周期ごとに担い手を分けます

営繕担当がいない施設では、事務長や施設長が、ほかの仕事と兼ねて営繕を担います。兼務で4つの周期をすべて1人で回すのは、難しいことがほとんどです。周期ごとに、担い手を分けて考えます。

1. 毎日：職員の当番見回りは、朝のリーダーや夜勤明けの職員が、決めた道順で回ります。見つけたものは報告の用紙に書きます。
2. 毎週：事務長1週間の報告を取りまとめ、業者に頼みます。業者の日を決めて、立ち会いをまとめます。
3. 毎月：事務の職員修理の一覧と点検の記録を整え、事務長と施設長に1枚で報告します。
4. 毎年：事務長と施設長法定の点検の予定、来年度の修繕の候補、予算の案を決めます。

このように分けても、毎週の手配に時間がかかりすぎるときは、手配の部分を外に任せる方法もあります。兼務で営繕を担う施設長や事務長の負担を減らす方法は兼務の限界は判断に表れます。手配と記録から手放しますにまとめています。

担い手を分けたら、営繕の言葉もそろえておきます。修繕・改修・更新の違いが職員の間でそろっていないと、報告と予算の話がかみ合いません。言葉の違いと、それで変わる予算や会計の扱いは営繕は、修繕を含む仕事の全体です。言葉で予算と補助が変わりますで書いています。

周期を崩さないために、平常時にしておくこと

毎週の手配に手が回らないときや、季節の前の点検の頼み先に迷うときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。24時間受け付けています（お電話の受付はありません）。修理したい場所と状況を伺い、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りもできます。保守の契約がある設備が止まったときは、まず契約先に連絡するほうが早く動けます。

よくある質問

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