長期修繕計画は、
30年・5年・単年の3つで持ちます

長期修繕計画は、30年・5年・単年の3つの長さで持ちます

介護施設の長期修繕計画は、1枚の30年の表だけでは回りません。30年の表は、遠い先の大きな工事を見るのには向いていますが、今年の予算を組むには粗すぎます。反対に、今年の予算だけを見ていると、10年後に大きな工事が重なることに気づけません。そこで、長さの違う3つの計画を持ち、役割を分けます。

3つの計画は、別々に作るものではありません。30年の表の最初の5年分をくわしくしたものが5年の計画、その最初の1年分をさらにくわしくしたものが単年の計画です。同じ台帳と同じ単価から作るので、数字がつながります。

マンションについて国が示している長期修繕計画のガイドラインでは、計画期間を30年以上で、大規模修繕工事が2回含まれる期間以上としています。5年程度ごとに調査・診断をして見直すことも示されています。介護施設に同じ決まりはありませんが、建物の山を見る長さとして参考になります。

30年の計画を、専門の業者に頼んで作る方法もあります。数量・単価・劣化の程度の精度が上がる分、費用がかかります。頼むときに変わることは長期修繕計画を専門業者に頼むと、3つの数字の精度が変わりますにまとめています。この記事では、施設が自分で作り、自分で回すことを前提に説明します。

作る手順は、台帳・周期・単価・年ごとの表の4段です

長期修繕計画は、次の4段で作ります。1段目で何があるかを書き出し、2段目でいつ直すか、3段目でいくらかかるかを当て、4段目で年ごとに並べます。どの段も、最初から完ぺきにする必要はありません。分かる範囲で埋め、分からないところは「仮」と書いて先に進みます。

4段のうち、いちばん時間がかかるのは1段目の台帳です。図面と現地で、屋上から機械室まで一つずつ確かめるからです。台帳さえできれば、2段目から4段目は表計算のソフトで進められます。

作る人は、事務長か営繕の担当が中心になります。設備の点検をしている保守の会社や、ふだん頼んでいる工事の業者に、周期と単価を聞きながら進めます。1人で全部を抱えると止まりやすいので、台帳は営繕の担当、単価は事務長、というように分けておきます。

最初の版は、主な部位と設備だけでもかまいません。屋上・外壁・内装・空調・給排水・電気・昇降機・防災・介護の専用機器の9つほどの区分から始め、細かいものは見直しのたびに足していきます。

1段目：建物の部位と設備を、台帳に書き出します

台帳は、計画の土台です。ここに載っていないものは、計画にも予算にも入りません。建物の部位（屋上・外壁・内装など）と、設備（空調・給湯・電気など）を、場所と数量と年式と一緒に書き出します。

設備は、1台ずつ型番と製造年が分かると、2段目の周期が当てやすくなります。竣工図から拾い出し、現地で1台ずつ確かめ、保守の会社と連絡先を埋める機器台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。長期修繕計画には、機器台帳のうち、場所・数量・年式・能力の列を使います。

建物の部位は、図面から面積や長さを拾います。図面がないときは、屋上や外壁の面積を、建物の外まわりの長さと高さから概算してもかまいません。数量のずれは、見積を取るときに業者が測り直すので、計画の段階では大きく外れていなければ足ります。

同じ区分でも、年式が違うものは行を分けます。たとえば空調は、開設のときに入れた台と、あとから入れ替えた台で、次の更新の年が違います。1行にまとめると、更新の年のずれが見えなくなります。

2段目：部位ごとに、修繕の周期と更新の周期を当てます

周期には2つあります。部分的に直す「修繕」の周期と、丸ごと取り替える「更新」の周期です。たとえば空調なら、部品の交換や洗浄が修繕、機器の入れ替えが更新です。台帳の1行ごとに、この2つの周期を当てます。

周期は、1つの数字ではなく幅で持ちます。同じ屋上防水でも、工法や日当たり、前回の工事の出来で、長持ちする年数が変わるからです。国のマンションのガイドラインも、修繕の周期を一定の幅で示す形に見直されています。表の上では、幅の中から仮の1年を選び、点検の結果で前後させます。

会計の決まりである法定の耐用年数は、更新の周期とは別のものです。冷暖房の設備は13年か15年、給排水の設備は15年、昇降機は17年といった年数は、減価償却のための年数です。その年に壊れるという意味ではありません。法定の耐用年数・部品の保有期間・実際の更新の目安の3つを並べた一覧は設備の年数は、3種類を並べてから更新の時期を決めますにあります。

周期を当てるときにいちばん頼りになるのは、自分の施設の記録です。前回の屋上防水が何年前で、どの工法だったか。空調はこの5年で何回止まったか。記録があれば、一般の目安よりも、自分の施設に合った年を置けます。記録がないうちは一般の目安で置き、履歴がたまるごとに直していきます。

3段目：数量に単価をかけ、仮設と割増を足します

費用は、台帳の数量に単価をかけて出します。単価の出どころは、確かな順に、自分の施設の過去の請求書と見積、ふだん頼んでいる業者の概算、一般の目安の3つです。同じ工事を最近した記録があれば、それをいちばんに使います。

当窓口の目安では、業務用の給湯器の交換は1台80万〜400万円、エアコンの交換は1台20万〜60万円です。特殊浴槽の入替は350万〜1,100万円、屋上防水の改修は500万〜3,000万円、外壁の塗装・補修は800万〜3,000万円です。どれも、建物の規模や地域、時期、傷みの程度で大きく変わります。こうした幅のある目安は、記録も概算もないときの仮の数字として使い、見積を取ったら置き換えます。

入居者の方が暮らしている中の工事では、仮設・養生・時間帯の割増が総額の2割〜4割になることがあります。この分を入れ忘れると、計画の費用が実際より小さく出て、山の高さを見誤ります。中身と確かめ方は仮設・養生・割増の割合は、施設が渡す条件で変わりますにあります。

物価の上がり方を何%と決めて足していく作り方もありますが、根拠のある率を置くのはむずかしいものです。今の単価で作り、5年の計画は毎年、30年の計画は5年ごとに単価を直すほうが、説明もしやすくなります。

4段目：30年分を年ごとの表に並べ、山を見ます

最後に、台帳の1行ごとに、周期で当てた年に費用を置いていきます。横に30年分の列、縦に部位と設備の行を並べ、いちばん下に年ごとの合計を出します。合計の行を見ると、大きな工事が重なる年、つまり山が見えてきます。

この例では、26〜30年目に、外壁の改修、空調と給湯の2回目の更新、配管とエレベーターの更新が重なっています。これが山です。山の年に一度に払うのはむずかしいので、山が来る前から積み立てるか、工事の年をずらして山を低くします。周期は施設ごとに違うので、表の年は例として見てください。

ずらしてよい工事と、ずらせない工事があります。雨漏りにつながる屋上防水や、止まると入居者の方の暮らしに響く給湯は、先に延ばしにくい工事です。反対に、配管は調査で状態を確かめてから時期を決められますし、空調は台数を数年に分けて更新できます。足場を組む外壁と屋上は、同じ年にまとめると足場の費用が1回で済みます。

山の年と高さが分かれば、年あたりいくら積み立てればよいかの見当がつきます。30年の総額を30で割った額が、ならしたときの1年あたりの目安です。積立の会計の扱いは法人の形で違うので、顧問の会計事務所に確かめます。

30年の計画は外れます。それでも作る理由があります

30年の計画は、まず当たりません。作った人のせいではなく、30年の間に、計画の前提が何度も変わるからです。外れる理由を先に知っておくと、外れたときに計画を捨てずに、直して使い続けられます。

それでも30年の計画を作るのは、5年や単年の計画では見えないものがあるからです。いちばん大きいのは、山の年です。外壁と空調と配管が同じ時期に来ることは、5年の表には映りません。気づいたときには山が5年の中に入っていて、積み立てが間に合わない、ということになります。

建て替えか、大きな改修を続けるかを考えるときも、30年の表が材料になります。残りの年数に見合わない大きな工事を避けたり、建て替えの時期の前に重い更新を入れないようにしたりできます。建て替えの時期の考え方は建て替えの時期は、築年数より耐震・設備の基準・配管で決まりますにあります。

理事会や本部に、先の大きな出費を説明するときも、30年の表があると話が早く進みます。表の全部を見せるより、山の年と高さ、積立の額、しない場合に起きることを1枚にまとめるほうが伝わります。説明の資料の組み立ては理事会が見るのは見積ではなく、傷み・30年の総額・資金・先送りの4つですが参考になります。

5年の計画で、どの年度に何をするかを決めます

5年の計画は、30年の表の最初の5年分を、工事ごとの行に分けてくわしくしたものです。ここでは、どの年度に、何を、いくらでするかを決めます。費用は、大きな工事なら業者の概算、小さな工事なら過去の記録の単価を使い、30年の表より一段細かくします。

5年の計画は、毎年見直します。1年進んだら、終わった年を外して、5年目の年を新しく足します。そのたびに、点検の報告や新しく取った見積で、費用と年度を直します。翌年度の予算は、この表の1年目の列から作ります。予算をいつから組み始めるかは修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。

補助を使いたい工事は、5年の計画の中で早めに印をつけておきます。補助の多くは工事の前の年に県の調査があるので、工事の年の1年前には、見積と写真をそろえておく必要があります。令和9年度の補助に向けた準備の例は令和9年度の修繕の補助は、まず県の調査が済んだかを確かめますにあります。

急ぐ度合いをA・B・Cに分けておくと、予算が足りないときに、何を先に延ばすかの話が早く進みます。Aは止まると入居者の方の暮らしや安全に響くもの、Bは数年は待てるもの、Cは点検で様子を見るものです。会計の区分の見込みは、顧問の会計事務所と相談して書きます。

単年の計画で、今年の工事を動かします

単年の計画は、今年度の工事を、月ごとの段取りに落としたものです。いつ見積を取り、いつ稟議を通し、いつ発注して、いつ工事をするかを決めます。費用は、見積の金額を使います。

工事の月は、入居者の方の暮らしから決めます。空調の更新は、冷房も暖房も使わない春や秋に。外壁や屋上は、雨の少ない時期に。浴室の工事は、入浴の予定を組み替えられる時期に。施設の行事や、職員の休みが重なる月も避けます。

単年の計画には、突発の修理の枠も入れておきます。止まった空調の修理や、詰まった排水の手当ては、計画には書けません。前の3年の突発の修理の実績を合計して、1年あたりの額を枠として置くと、年度の途中で予算が足りなくなることが減ります。稟議の書き方は修繕の稟議書は、承認者の4つの問いに答えて書きますにあります。

単年の計画は、毎月の会議などで進み具合を確かめます。見積が遅れている、業者の日程が取れない、といったずれは、早く気づけば工事の月の入れ替えで吸収できます。

3つの計画は、見直しの頻度でつなぎます

3つの計画は、見直しの頻度が違います。単年は毎月、5年は毎年、30年は5年ごとに見直します。見直しの材料は、どの計画でも同じで、点検の報告、新しい見積、そして修繕の履歴です。

5年ごとの見直しでは、台帳に新しく入った設備を足し、周期を点検の結果と履歴で直し、単価を今のものに入れ替えます。30年の終わりの年も、5年先に延ばします。こうして、いつ見ても、その先の30年が見える状態を保ちます。

5年を待たずに見直すのは、前提が大きく変わったときです。たとえば、大きな設備が予定より早く止まり、前倒しで更新したとき。定員や使い方が変わったとき。法令の改正で、点検や工事が増えたとき。こうしたときは、その時点で30年の表も直します。

見直しの担当と時期は、年間の予定に書いておきます。たとえば、5年の計画は毎年秋の予算づくりの前、30年の計画は5年ごとの決まった年の夏、と決めておきます。そうすれば、担当が替わっても続きます。

修繕の履歴が、計画を支えます

計画を見直すたびに頼りになるのが、修繕の履歴です。いつ、どこを、何で、いくらかけて直したか。この記録が、次の周期と単価の根拠になります。履歴がないと、見直しのたびに一般の目安に戻ってしまい、計画が自分の施設に近づきません。

履歴は、1件を1行にして、表計算のソフトに積み上げていくのが続けやすい形です。台帳の行と同じ番号を振っておくと、ある設備のこれまでの修理を一度に並べられます。修理の回数が増えてきた設備は、更新の年を前に寄せる材料になります。

写真は、工事の前・最中・後の3枚を残します。とくに、壁の中や天井の裏、床下など、工事が終わると見えなくなる場所の写真は、次の工事のときに役に立ちます。報告書・見積・契約書・請求書・保証書・完成図は、履歴の行から探せるように、ファイル名を決めて保管します。工事の保証を部位ごとに管理するやり方は工事の保証は、3つに分けて部位ごとに控えますにあります。

会計の書類には法令や法人の規程で保存の期間がありますが、修繕の履歴は、建物を使い続ける間は残します。30年前の屋上防水の工法が分かるかどうかで、次の工事の見積の精度が変わるからです。履歴の費用を年ごとに集計すると、修繕費が増えた理由も読み取れます。読み方は介護施設の修繕費は、相場より5年分の実績で読みますにまとめています。

モデルケース：書棚にしまわれていた30年の計画を、作り直した有料老人ホーム

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

計画を回し続けるために、平常時にしておくこと

計画に入れる工事の費用を、今の単価で確かめたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。工事の場所と台帳の行をお送りいただければ、最大3社に同じ条件で見積を頼めます。相談と見積は無料で、お断りもできます。30年の計画そのものを作る仕事は、専門の業者に頼むほうが向いている場合もあります。

よくある質問

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