理事会が見るのは見積ではなく、
傷み・30年の総額・資金・先送りの4つです

理事会で決め手になるのは、見積ではなく4つの資料です

大規模修繕を理事会で説明するときは、見積書に4つの資料を添えます。建物の傷みの調査、30年の総額の比較、資金の計画、先送りした場合の影響です。見積書は「いくらか」には答えますが、「なぜ今か」「長い目で見て得か」「お金は足りるか」「やらないとどうなるか」には答えません。理事長と理事が決めるときに迷うのは、この4つの問いです。

4つの資料は、それぞれA4で1枚に収めます。細かい数字や見積書の原本は別紙にして、理事会の当日は1枚ずつ順に見せます。資料が厚いと、理事の目が細かい数字に向き、決めるべきことが見えにくくなるからです。

理事長が迷うのは、「なぜ今か」と「この金額でよいか」です

理事長は、法人の財産を大きく動かす決定に責任を負います。社会福祉法では、重要な財産の処分や譲受け、多額の借財などは理事会で決める事項で、理事長ひとりに任せることはできません。大規模修繕の契約や、そのための借入れ、積立金の取り崩しは、法人の定款と経理規程で決めた金額の線を超えると、理事会の議題になります。

質問の多くは、1回目の理事会で出てきます。答えを持たずに臨んで継続審議になると、次の理事会までの数か月、着工がずれます。補助を使う工事では、ずれた分だけ申請の年度がずれることもあります。前もって、この表の質問に答える資料をそろえておきます。

資料1：建物の傷みは、写真と度合いの表で見せます

建物の傷みの調査は、理事が見てすぐに分かる形にします。専門の報告書をそのまま出すのではなく、部位ごとに写真を1〜2枚選び、劣化の度合いを4つの段階で示します。度合いの横には、その段階でどうするかを1行で書きます。

写真は、毎年同じ場所から撮っておくと、傷みの進み方を見せられます。5年分を並べると、言葉で説明するよりも早く伝わります。建物の平面図に度合いの記号を置いた1枚を添えると、どこに傷みが集まっているかが一目で分かります。

法定点検で指摘を受けている所は、指摘の文をそのまま添えます。建物の定期報告の指摘は、直さないと次の報告でも同じ指摘が続きます。定期報告の種類と中身は12条点検は4つに分かれ、防火設備の検査は別に受けますにまとめています。

資料2：30年の総額の比較は、案ごとに30年でかかる額を並べます

30年の総額の比較は、今回の工事の金額だけでなく、30年のあいだにかかる費用の合計を、案ごとに並べた資料です。今直す案は今年の支出が大きく、先送りする案は今年の支出が小さくなります。ところが30年で足すと、先送りの案のほうが高くなることがよくあります。この差を数字で見せるのが、この資料の役目です。

案は2つか3つにします。今直す案と、部分的に直して先送りする案を基本にして、築年数が進んだ建物では建て替えの案を加えます。1つの案だけを出すと、理事は「ほかの方法はないのか」を考え始め、議論が振り出しに戻ります。

建て替えの案を並べるかどうかは、築年数だけでは決まりません。耐震の基準、今の設備の基準に合わせられるか、配管を更新できるかで決まります。建て替えの時期の考え方は建て替えの時期は、築年数より耐震・設備の基準・配管で決まりますにまとめています。

30年の総額は、5つの手順で作ります

30年の総額の比較は、5つの手順で作ります。数字の多くは、長期修繕計画と、設計事務所や施工会社の見積から持ってこられます。下の表は、屋上防水を例にした形です。金額は説明のための目安です。

4の止まった日の費用は、見落としやすい行です。雨漏りの日の居室の移動、設備が止まった日の代わりの手配、仮設の機器の借り賃など、工事費の外で出ていく費用を入れます。金額にしにくいものは、日数と人数で書きます。

物価の上がり分は、比べるときはいったん外し、今の値段でそろえます。そのうえで、先送りした工事が物価でいくら上がるかを、別の行で幅として示します。工事の年と単価は、30年の修繕の計画から持ってきます。計画の持ち方は長期修繕計画は、30年・5年・単年の3つで持ちますにまとめています。公開されている㎡あたりの単価で桁を確かめる方法は大規模修繕の費用は㎡単価で桁をつかみ、量・単価・時期の3つで抑えますにあります。

資料3：資金の計画は、財源の組み合わせと年度ごとの出入りで示します

資金の計画は、工事のお金をどこから出すかと、年度ごとにいつ出ていくかを示す資料です。財源は、修繕のための積立金の取り崩し、補助、借入れ、その年度の収支の4つの組み合わせです。工事の代金は、契約の時と完了の時など、分けて払うことが多いので、払う時期も並べます。

補助は、交付の決定が出るまで額が決まりません。補助が出た場合と出なかった場合の2通りの資金の計画を用意し、出なかった場合に工事の範囲を減らすのか、借入れで補うのかまで書いておきます。補助を使う工事は、交付の決定より前に契約や着工ができないので、理事会の決議の時期も合わせます。補助の申請から完了までの流れは補助を使う工事は、交付決定の通知が届くまで契約しませんにまとめています。

借入れは、社会福祉法で理事会が決める事項に挙げられている「多額の借財」に当たることがあります。積立金の取り崩しも、法人の決まりで理事会の議決が要ることが多いので、資金の計画に書いた財源は、そのまま議案の決議の事項に入れます。

資料4：先送りした場合の影響は、暮らしと費用の両方で書きます

先送りした場合の影響は、入居者の方の暮らしへの影響と、費用への影響の両方で書きます。費用だけだと「来年でも同じだろう」と受け取られやすく、暮らしだけだと「大げさだ」と受け取られやすいからです。部位ごとに、何が起きるかを具体的に書きます。

特殊浴槽や給湯が止まった日は、入浴を清拭に替えることができます。それでも、止まる日が増えれば暮らしの質は下がり、職員の手間も増えます。止まった日数と、その日に増えた職員の手間の時間を過去の記録から書き出しておくと、影響が数字で伝わります。

理事会での説明は、決めてほしいことから話します

理事会での説明は、決めてほしいこと、建物の傷み、先送りした場合の影響、30年の総額の比較、資金の計画、業者の選び方と日程、の順にします。最初に決めてほしいことを示すと、理事はそのあとの説明を、決めるための材料として聞けます。傷みと先送りの影響を先に見せると、「なぜ今か」の質問に先回りできます。

資料は、理事会の1週間前までに理事に送ります。理事長には、その前に一度、資料を見ながら説明しておきます。専門の言葉は、「打診」なら「たたいて浮きを調べる」のように、言い換えて話します。

議案には、決めてもらう5つのことを書きます

議案には、理事会で決めてもらうことを5つに分けて書きます。工事の範囲、予算の上限、業者の選び方、財源、時期です。この5つが書かれていないと、理事会で賛成を得ても、どこまで決めたのかがはっきりせず、契約の前にもう一度諮ることになります。

予算の上限の中で業者を決めて契約することを理事長に任せる形にしておくと、見積合わせのたびに理事会を開かずに済みます。上限を超える場合や、範囲を大きく変える場合は、もう一度理事会に諮ると書いておきます。

施工会社の候補に、理事と関わりのある会社が入っていることもあります。決議に特別の利害関係がある理事は議決に加われないので、候補が決まった段階で確かめておきます。法人の中の稟議の書き方は修繕の稟議書は、承認者の4つの問いに答えて書きますに、見積合わせの社数の決まりは社会福祉法人の相見積は、400万円を境に2社と3社に分かれますにまとめています。

モデルケース：2回続けて継続審議になった特養の議案

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

資料は、設計者と会計の担当に手伝ってもらって作ります

4つの資料は、事務長がひとりで作る必要はありません。傷みと数量、単価は設計事務所や調査会社に、資金は会計の担当や顧問の税理士に、暮らしへの影響は施設長と介護の責任者に手伝ってもらいます。事務長は、それぞれの数字を集めて、理事に伝わる順番に並べる役を担います。

施工会社が、無料で建物の診断をしてくれることもあります。手軽ですが、その会社の工事の提案が前提になりやすい点は知っておきます。30年の総額の比較に使う数字は、工事を請け負わない設計事務所などからも取っておくと、理事に説明しやすくなります。設計と施工を分ける頼み方は設計監理か責任施工かは、工事の大きさと施設の人手で選びますで説明しています。

工事の費用が修繕費になるか、資産の額に加える支出になるかで、その年度の収支の見え方が変わります。会計の担当には見積の内訳を早めに渡して、区分の見通しを聞いておきます。見積の書き方と会計の区分の関係は修繕費か資本的支出かは、見積の分け方で判断しやすくなりますにまとめています。

理事会に備えて、平常時にしておくこと

理事会に出す見積を、同じ条件でそろえたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。1回のご依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料で、お断りもできます。理事会の資料そのものは法人の中で作るものなので、窓口がお手伝いできるのは、見積をそろえるところまでです。

よくある質問

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