補助を使う工事は、
交付決定の通知が届くまで契約しません

交付の決定より前の契約と着工は、補助の対象から外れます

補助金を使う工事では、交付の決定より前に結んだ契約や、始めた工事は、補助の対象から外れるのが原則です。長野県の基金の補助の要綱には「補助事業は、交付決定前に着手することはできないものとする」とあります。広島県の令和7年度分の案内にも「交付決定前の工事請負業者との契約、着工等は認められません」と書かれています。

理由は3つあります。1つ目は、交付の決定が「この工事に、この条件で、いくらまで出す」という県の約束で、その前の支出は約束の外になることです。2つ目は、補助の工事には、入札など業者の選び方の決まりがつくことです。決定の前に契約すると、決まりに沿って選んだことを示せません。3つ目は、直す前の状態を示しにくくなることです。

「着手」は、工事を始めた日だけを指すとは限りません。県によっては、内示や交付の決定の前の工事の契約も、着手とみなします。業者に注文書を出す、資材を手配させる、といったことが、契約と同じに扱われることもあります。どこからが着手に当たるかは、交付の条件と県の担当で確かめます。

交付の決定の前には、「うっかり着手」が起きやすくなります

交付の決定の前に着手してしまうのは、たいてい悪気のない場面です。業者の勧めや、法人の中の段取りの都合で、気づかないうちに契約や発注に当たることをしてしまいます。よくある場面を先に知っておくと、防げます。

理事会の議案は、とくに気をつけるところです。理事会で工事を決めること自体は、交付の決定の前でもかまいません。けれども、議案に契約の日を書いたり、決定の前の契約を理事長に任せたりすると、うっかり着手につながります。議案の書き方と、補助が出た場合・出なかった場合の資金の示し方は理事会が見るのは見積ではなく、傷み・30年の総額・資金・先送りの4つですにあります。

例外は事前着手の届で、出しても補助は約束されません

交付の決定の前に、どうしても工事を始めなければならないこともあります。そのため、例外の手続きを設けている県があります。長野県の基金の要綱では、知事が「やむを得ない事由があると認めた場合」に、「指令前着手届」を出して着手できます。

ただし、この届は補助を約束するものではありません。長野県の届には「本件に係る交付決定がされなかった場合において、異議は申し立てません」と誓う文があります。届を出して始めた工事に補助が出なければ、その費用は法人が払います。事前着手は、補助が出なくても工事をすると決めたうえで使う手続きです。

急ぐのが一部分だけなら、届を出すより、応急の修理を補助と分けて自己資金で先にするほうが確かなこともあります。雨漏りの止水や、止まった設備の仮の手当てがそうです。その場合は、応急の修理の範囲と金額、写真を記録し、補助で直す範囲と重ならないように県に伝えておきます。

補助の手続きは、調査・協議・内示・交付・入札・工事・報告の順です

補助を使う大規模修繕は、工事をする年度の前の年から、7つの段階で進みます。前の年の調査、協議、内示、交付の申請と決定、入札と契約、工事、完了の報告と補助金の受け取りです。県や補助の種類で呼び方や順番が少し違いますが、骨組みは似ています。

施設の手がいちばんかかるのは、1と2の書類づくり、5の入札、7の完了の報告です。そのほかの時期は、県からの問い合わせに答えながら待つ時間が長くなります。待つ時間に、次の段階の準備を前倒しすると、全体が短くなります。

1の調査に何を出すかは、制度ごとに違います。地域医療介護総合確保基金の場合の対象と、要望の書き方は基金で大規模修繕の補助を受けるには、まず創設の条件を確かめますにまとめています。

前の年の調査から完了の報告まで、1年半ほどかかります

7つの段階に、それぞれどのくらいかかるかを並べると、前の年の調査から完了の報告まで、1年半ほどになります。内示の時期は県で違い、秋になる県では2年近くかかることもあります。表の月数は、外壁と屋上、設備の更新を合わせた大規模修繕の目安です。

広島県の令和7年度分の例では、調査の締切が令和6年9月24日で、県の内示は「秋頃」の見込みとされていました。この場合、調査から内示までが1年ほどです。内示のあとに交付の申請、入札と進むと、着工は年度の終わり近くになり、工事は次の年度にかかります。年度をまたぐときの扱いは、交付の申請の前に県に確かめます。

令和9年度（2027年度）の補助を使うなら、1の調査は2026年の夏〜秋にすでに行われています。今からの準備と、調査に間に合わなかったときの道は令和9年度の修繕の補助は、まず県の調査が済んだかを確かめますにあります。

内示から交付の決定までに、申請の書類と理事会の日程を合わせます

内示が出たら、交付の申請に進みます。内示は「この額で補助する見込み」という知らせで、交付の決定とは別のものです。申請の書類を出し、県が審査して、交付の決定の通知が届きます。契約と着工ができるのは、そのあとです。

交付の申請に、理事会の議事録を求められることがあります。理事会を開く時期が内示のあとになると、申請が遅れ、その分だけ着工も遅れます。内示の見込みの時期に合わせて、理事会の日程を前もって押さえておきます。

通知の中で見落としやすいのは、業者の選び方と、変更のときの承認の欄です。補助の工事の業者の選び方にどんな条件がつくかは補助を使う工事では、相見積か入札かを交付の条件で確かめますにまとめています。

入札は交付の決定のあとに、公告から契約まで1〜2か月で進めます

補助の工事の業者は、交付の決定のあとに選びます。県の要領で、一般競争入札を原則にしている例があります。栃木県の要領（令和8年4月1日適用）は「一般競争入札（条件付き一般競争入札）を原則」とし、入札の1か月前には公告するよう求めています。埼玉県の基準も、一般競争入札を原則にしています。

公告から開札までには、業者が見積をする期間も要ります。建設業法施行令は、予定価格が500万円以上5,000万円未満なら10日以上、5,000万円以上なら15日以上の見積の期間を求めています。大規模修繕では、公告から契約まで1〜2か月を見込みます。

入札の準備のうち、仕様書と図面、予定価格の基になる設計書は、交付の決定の前に作っておけます。前倒ししておけば、決定の通知が届いた週に公告を出せます。ただ、設計の契約の時期にも決まりがある補助があるので、設計を頼む日は県に確かめます。入札の手順そのもの（仕様書・現場説明・開札・評価）は日常は工務店と年間で付き合い、大きな工事は入札などで比べて選びますにあります。

開札のあとは、理事会で落札した業者との契約を決め、契約を結びます。栃木県の要領は、立会者の署名のある入札結果の届と、契約書の写しを、県の所管課に出すよう求めています。埼玉県の基準では、入札の結果を入札後1週間以内に報告します。

工事中は、変更と遅れを、変える前に県へ伝えます

工事が始まると、県へ出すものと、施設に残すものが増えます。どちらも、あとの完了の報告で使います。工事中にいちばん気をつけるのは、中身や工期が変わるときです。変える前に県に相談し、承認が要るものは、承認を受けてから変えます。

長野県の基金の要綱には、事業の内容の変更、中止や廃止、完了の期限の延長に、それぞれ申請の様式があります。工事の会社から「下地が思ったより傷んでいる」と言われたら、その場で追加を決めず、写真と見積をもらって県に相談します。追加の分に補助が出るかは、県の判断です。認められなければ、増えた分は法人が払います。

工事の写真は、完了の報告で「補助の対象の工事を、契約どおりにした」ことを示す材料になります。防水の下地や壁の中の配管のように、仕上がると見えなくなる部分は、隠れる前に撮ってもらいます。写真の撮り方と、追加や変更のときの決め方は、契約の前に工事の会社と決めておきます。契約書で確かめる点は工事の契約書は、追加と事故の扱いから読みますにあります。

完了の報告から補助金の受け取りまでは、1〜3か月を見込みます

工事が終わったら、期限までに実績報告を出します。長野県の基金の要綱では、補助事業が完了した日から1か月を過ぎた日か、交付の決定の年度の3月31日の、どちらか早い日が期限です。県が書類を審査して補助の額を確定し、その通知のあとに補助金を請求して受け取ります。

補助金が入るのは、工事代金を払ったあとです。工事の会社への支払いと補助金の入金のあいだには、数か月の間があくことがあります。その間を手元の資金で払うか、借入れでつなぐかを、資金の計画に入れておきます。長野県の要綱のように、概算払いの請求の様式を設けている補助もあるので、使えるかを県に聞きます。修繕の予算をいつから組むかは修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにあります。

補助で直した建物や設備は、要綱や県の決まりで定められた期間、承認なしに用途を変えたり、売ったり、壊したりできません。国の補助では、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律の第22条が、この決まりの根拠です。数年後に使い方を変える予定があるときは、前もって県に相談します。会計での扱いと見積の分け方は修繕費か資本的支出かは、見積の分け方で判断しやすくなりますにまとめています。

モデルケース：交付の決定を待って契約したケアハウス

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

法人がつまずくのは、決定の前と工事の終わりです

補助を使う大規模修繕で、法人がつまずきやすい所は、交付の決定の前と、工事の終わりに集まっています。どちらも、先に知っていれば防げます。

担当が替わったときに、つまずきが起きやすくなります。補助の工事は前の年の調査から1年半かかるので、その間に事務長や施設長が替わることもあります。調査に出した書類、県とのやり取りの記録、交付の決定の通知を1つのファイルにまとめ、誰が見ても続きから進められるようにしておきます。

補助を使う工事に備えて、平常時にしておくこと

補助の協議に使う概算見積や、入札の前に費用の見当をつけるための見積をそろえたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。1回のご依頼で最大3社に、同じ条件で見積を頼めます。相談と見積は無料で、お断りもできます。ただし、補助の工事の業者は入札などの決まりで選ぶので、窓口で見積を頼んだ会社にそのまま発注できるとは限りません。

よくある質問

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