日常は工務店と年間で付き合い、
大きな工事は入札などで比べて選びます

日常は工務店と年間で付き合い、大きな工事は比べて選びます

介護施設と地元の工務店の付き合い方は、工事の大きさで2つに分けて考えます。扉の調整や床の補修のような日常の修理は、同じ工務店に続けて頼み、1年を通した関係で回します。外壁や屋上の改修のような大きな工事は、付き合いのある工務店も候補の1社として、ほかの会社と比べて選びます。

2つに分けるのは、工務店を疑うためではありません。日常の修理では、近さと建物の知識が何より役に立ち、毎回比べていたら直るのが遅れます。大きな工事では、金額が大きいぶん、法人の決まりや説明の責任から、比べて選ぶことが求められます。この線を工務店とも共有しておくと、どちらの場面でも気持ちよく付き合えます。

金額と急ぎで頼み方を分ける早見表は修繕の頼み先は、金額と急ぎの2つで4つに分かれますにまとめています。この記事では、地元の工務店との付き合いと、大きな工事で使う入札の手順に絞って書きます。

地元の工務店の強みは近さと建物の知識、限界は体制と分野です

地元の工務店のよさは、施設のすぐ近くにいて、建物のことをよく知っていることです。長く頼んでいれば、どの扉が重くなりやすいか、どこの床が浮きやすいかまで覚えています。いっぽうで、人数の少ない会社が多く、大きな工事の現場をまとめる体制や、分野の広さには限りがあることがあります。

限界は、工務店の落ち度ではありません。会社の大きさと、得意な仕事の違いです。限界を知っておくと、工務店に無理な仕事を頼まずに済み、得意な仕事を気持ちよく任せられます。

最後の「続くか」は、付き合いが長いほど気になる点です。工務店がいなくなる日への備え方は工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにまとめています。新しく地元の工務店を探すときに、紹介をもらう方法は修繕業者の紹介は、団体と同業の施設の2つの経路で集めますにあります。

1年を通した付き合いは、5つの節目で回します

日常の修理を同じ工務店に頼むときは、1件ずつの電話のやり取りで終わらせず、1年を通した節目を決めておきます。節目があると、工務店も施設の予定を読めるようになり、混む時期にも施設の仕事の枠を空けてくれやすくなります。

10月に翌年度の予定を伝えるのは、工務店が人と材料の手配を考えられるようにするためです。「来年の夏に2階の居室の床を張り替えたい」と半年以上前に分かっていれば、工務店は職人の予定を空けられます。施設にとっても、予算を組む前に概算を聞けるので、予算の組み立てが楽になります。

3月の振り返りでは、1年に頼んだ件数、かかった費用、連絡から来るまでの日数を並べます。数字で振り返ると、来年もこのまま頼むか、範囲を変えるかを、工務店と同じ材料で話し合えます。毎月まとめて来てもらう日を、定期の巡回として契約で決めるやり方は定期の営繕契約は、頻度・範囲・費用の順に決めますにまとめています。

工務店に任せる工事と比べる工事の線を引き、比べるときは同じ条件で頼みます

日常の修理と大きな工事の境目は、施設ごとに決めておきます。線がないと、気づいたら数百万円の工事まで、いつもの工務店に比べずに頼んでいた、ということが起きます。反対に、数万円の修理まで相見積を取っていては、直るのが遅れます。

1. 金額の線法人の規程で、相見積や入札が要る金額を線にします。社会福祉法人なら、国の通知の金額も線になります。
2. 分野の線防水・空調・電気・設備など、工務店が協力業者に回す分野の大きな工事は、専門の会社と比べます。
3. 頻度の線同じ所の修理が年に何度も続くなら、直し続けるか更新するかを、比べて決め直します。

線を引いたら、工務店にも伝えておきます。「この金額を超える工事は、ほかの会社とも比べる決まりです」と前もって言っておけば、工務店も比べられることを前提に見積を出せます。比べられると知らずに出した見積がほかの会社と並べられると、工務店は不意を突かれたと感じます。

付き合いが長いと、工務店にだけ先に工事の話をしたり、ほかの会社より詳しく説明したりしがちです。けれども、1社だけが詳しい話を知っていると、比べた結果を本部や理事会に説明しにくくなります。仕様書や依頼文は全社に同じものを渡し、質問の答えも全社に返します。条件をそろえて見積を頼む方法は見積の比較表は、条件書で6つをそろえてから作りますにまとめています。

比べた結果、工務店に決まらなかったときも、日常の修理の付き合いは続けられます。工務店にとっても、ほかの会社の進め方を知る機会になり、比べたうえで選ばれれば、施設は理由を添えて安心して頼めます。

入札と見積合わせは、札の出し方と交渉の有無が違います

大きな工事の業者を比べて選ぶ方法には、見積合わせと入札があります。どちらも何社かを比べる点は同じですが、札の出し方、開け方、交渉の有無が違います。

社会福祉法人では、国の通知で、どちらを使うかの目安が決まっています。会計監査を受けない法人では、予定価格が1,000万円以下の契約なら、随意契約（見積合わせ）にできます。その見積合わせは、令和8年4月から、工事の請負で400万円以下なら2社以上、超えると3社以上から見積を取って比べるなどします。

予定価格が1,000万円を超える契約は、金額を理由にした随意契約の範囲を超えます。緊急の復旧工事など、通知が挙げる理由にあたらなければ、入札などの競争で選びます。見積を取る社数の考え方は社会福祉法人の相見積は、400万円を境に2社と3社に分かれますにまとめています。

補助金を使う工事では、補助の要綱で、業者の選び方にさらに条件がつくことがあります。補助のときの選び方は補助を使う工事では、相見積か入札かを交付の条件で確かめますにあります。株式会社などが運営する施設でも、本部の規程で入札や相見積の金額が決まっていることがあるので、先に確かめます。

入札は6つの段階で進め、仕様書のあと2〜3か月を見込みます

入札は、仕様書を作る、参加する会社を決める、現場説明と質問への答え、入札と開札、評価、承認と契約の6つの段階で進めます。仕様書ができてから契約までに、2〜3か月ほどを見込みます。

日数は、工事の大きさと法人の会議の日程で変わる目安です。予定価格5,000万円以上の工事は、見積の期間が中15日以上になります。

社会福祉法人では、国の通知で、法人にとっての「重要な契約」は理事会で決め、契約の結果を理事会に報告することとされています。理事会の日程から逆算して、仕様書を作り始める時期を決めます。年度の後半の理事会で承認を受けるなら、春から夏のうちに仕様書に取りかかります。

入札の手順①：仕様書で、全社に同じ工事を見積もってもらいます

仕様書は、入札の土台です。仕様書があいまいだと、会社ごとに別の工事を思い描いた札が出て、金額を比べても意味がなくなります。仕様書には、何を、どこまで、どの材料と工法で、どんな条件の中で直すかを書きます。

入居者の方がいる中の工事では、居ながらの条件が金額を大きく左右します。仮設・養生・時間帯の割増が、総額の2割〜4割になることもあります。この条件を仕様書に書いておかないと、着工してから「この時間帯では作業できない」と、追加の費用を求められることがあります。

仕様書は、工事の種類が1つで範囲がはっきりしていれば、施設でも作れます。外壁と屋上をまとめるなど範囲が広い工事は、設計事務所などに調査と仕様書を頼むと、全社が同じ工事を見積もれます。設計と施工を分ける方式の選び方は設計監理か責任施工かは、工事の大きさと施設の人手で選びますにまとめています。

入札の手順②：参加する会社を決め、現場説明で建物を見てもらいます

仕様書ができたら、参加する会社を決めます。広く募る形（公募）と、施設が声をかける形（指名）があり、どちらを使えるかは法人の経理規程で確かめます。どちらの形でも、参加の条件を先に決めて書面にしておきます。

1. 許可の業種工事の種類に合う建設業の許可を持っていること。500万円以上の工事では、この許可がないと請け負えません。
2. 同じような工事の実績入居者の方がいる建物での、同じ種類の工事の実績があること。
3. 保険工事中の事故に備える保険に入っていること。
4. 施設までの距離工事中の急な手直しや、引き渡しのあとの点検に来られること。
5. 付き合いのある工務店の扱い条件を満たせば、ほかの会社と同じ扱いで参加できること。

許可は、国土交通省の検索システムで、業種と有効期間まで確かめます。調べ方は老人ホームの営繕業者は、公的な記録で確かめられますにまとめています。

現場説明は、参加する会社に建物を見てもらい、仕様書だけでは伝わらないことを伝える場です。工事できる時間帯、入居者の方の動線、材料の置き場、駐車する場所、質問の締切と答え方を説明します。会社どうしが顔を合わせないよう、1社ずつ時間を分けて案内する方法もあります。どの形でも、説明の中身は全社で同じにします。

質問は書面で受け、答えは質問した会社の名前を伏せて、全社に同じものを返します。答えの中で範囲や数量を変えたときは、仕様書の変更として全社に知らせます。建設業法では、工事を頼む側が、見積に要る期間を置くことになっています。予定価格500万円以上5,000万円未満の工事は中10日以上、5,000万円以上は中15日以上です。質問の答えを返した日から入札の日までも、余裕をもって決めます。

入札の手順③：決めた日時に、立ち会いのもとで開札します

入札の日は、決めた日時までに、封をした入札書を受け取ります。締切を過ぎたものは受け取りません。開札は、決めた日時と場所で、施設の側から2人以上が立ち会って行います。参加した会社の立ち会いを認めるかも、先に決めておきます。

予定価格は、法人が見込む上限の金額で、開札の前に決めておきます。国の通知では、実績や予算、実例の価格などを考えて適正に定め、施設整備では設計事務所の意見を聞くなどして決めることとされています。すべての札が予定価格を超えたときの扱い（再度の入札をするかなど）も、先に決めておきます。

国の通知は、入札者がないときや、再度の入札でも落札者がないときを、随意契約によることができる場合に挙げています。そのときも、なぜ入札で決まらなかったかを記録に残し、随意契約の相手と金額を決めた理由を書いておきます。

安すぎる札が出たときは、すぐに決めずに中身を聞きます。範囲の読み違いや、養生・仮設の抜けで安くなっていることがあるからです。内訳を出してもらい、仕様書どおりに工事できるかを確かめます。どこまで下がったら中身を聞くかも、入札の前に決めておくと迷いません。

金額だけで決めない評価は、基準を札を開ける前に決めます

入札は、いちばん安い札の会社に決める方法だけではありません。金額と工事の中身を点数にして合わせ、合計の高い会社に決める方法もあります。公共工事で使われる「総合評価」と同じ考え方です。介護施設の工事では、入居者の方がいる中でどう進めるかが、金額と同じように暮らしに響きます。

この方法で守ることは1つです。評価の項目と配点を札を開ける前に決め、参加する会社に伝えておくことです。開けてから基準を決めたり変えたりすると、どの会社に決めても、理由を説明できなくなります。

配点は、工事の中身で変えます。入居者の方の暮らしに近い浴室や居室の工事では、工程と居ながらの段取りの点を重くします。外壁のように建物の外で進む工事では、金額と保証の点を重くする、という考え方もあります。点は1人でつけず、3人ほどでつけて合計すると、偏りが減ります。

社会福祉法人で金額以外の評価を入れるときは、法人の経理規程で落札者の決め方がどう書かれているかと、所轄庁の考え方を先に確かめます。決めた理由は、評価の表のまま理事会の資料にできます。理事会に出す資料の組み立て方は理事会が見るのは見積ではなく、傷み・30年の総額・資金・先送りの4つですにまとめています。

モデルケース：初めて入札で外壁の改修の業者を選んだ特別養護老人ホーム

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

入札のあとも、工務店との日常の関係は続けます

入札で工務店に決まらなかったときは、その後の伝え方で関係が決まります。結果は、決めた日のうちに、理由を添えて伝えます。金額で差がついたのか、段取りの説明で差がついたのかが分かれば、工務店も次に生かせます。

大きな工事の会社が決まっても、工事のあいだ、施設の日常の修理は続きます。工事の会社と工務店の受け持ちが重ならないよう、工事の範囲の外の修理は工務店に、工事の範囲の中の不具合は工事の会社に、と線を伝えておきます。足場があるあいだに外回りの小さな補修を頼みたいときは、工事の会社に追加として頼むか、工務店に頼むかを、その都度決めます。

断るときの伝え方と文面の例は断り方で、次に頼める関係が残るかが決まりますにまとめています。日ごろから比べる工事の線をはっきりさせておけば、入札で選ばれなかったことが、関係をこじらせる理由にはなりにくくなります。

平常時にしておくこと

入札は、法人が発注者として行うものです。仕様書づくりや評価の基準づくりは、設計事務所などの専門家と進めます。窓口が役に立つのは、入札にしない規模の工事で何社かを比べたいときや、予算を組む前に概算の見積をそろえたいときです。フォームかLINEで24時間受け付けており、お電話の受付はありません。1回のご依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料で、お断りもできます。

よくある質問

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