定期の営繕契約は、
頻度・範囲・費用の順に決めます

定期で頼める業者は、条件を決めてから探します

老人ホームの営繕を定期的に頼める業者は、多能工の会社、地元の工務店、設備会社、施設管理の会社などにいます。どの会社も、月に1回などの決まった日に来て、たまった小さな修理を直す形を受けることがあります。

ただ、条件を決めずに「定期で来てもらえますか」と聞くと、答えは会社ごとにばらばらになります。ある会社は1回いくら、別の会社は月額、また別の会社は1件いくら、という具合です。先に頻度・範囲・費用の形を決めて1枚の条件書にし、同じ紙で2〜3社に聞くと、答えを並べて比べられます。

施設管理の会社と契約がある施設は、まずその契約に修理が含まれているかを確かめます。点検の委託と修理の境目はビルメンテナンスの委託費と、修理の費用は分けて見ますで書いています。近くの業者を探すときは、市区町村の名前より、施設までの時間と部品の置き場からの距離で選ぶほうが確かです。巡回の日に部品が足りなくても、置き場が近ければその日のうちに取りに戻れます。地域での探し方は近くの業者は、市区町村の名前より着くまでの時間で選びますにまとめています。

順番には理由があります。費用から決めると、払える額に合わせて回数や範囲を削ることになり、直したい修理が残ってしまいます。頻度と範囲が先に決まれば、業者は何人で何時間かかるかを見積もれるので、費用の答えがそろいます。

定期の範囲に入らない修理や、分野の違う修理は、そのつど窓口に相談する方法もあります。当窓口はフォームとLINEで24時間受け付けていて（お電話の受付はありません）、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえます。

何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

頻度は、1年の修理の件数から割り出します

巡回の頻度は「月に1回くらい」と感覚で決めず、1年に出る修理の件数から割り出します。件数に対して回数が少ないと、一覧が終わらずに修理が積み残されます。反対に回数が多すぎると、来てもらっても直すものがない日が出ます。割り出し方は、次の4つの段です。

1. 1年分を集める前の年の請求書、修理の記録、申し送りのノートから、修理を1件ずつ書き出します。
2. 急ぎを分けるその日のうちに業者を呼んだものと、何日か待てたものに分けます。
3. 月あたりにする待てたものの件数を12で割り、月あたりの件数を出します。
4. 1回の件数で割る業者に「1回の巡回で何件ほど直せるか」を聞き、月あたりの件数を割ります。

1回の巡回で直せる件数は、作業の中身と建物の広さで変わります。職人1人が1日回る巡回なら、7〜10件ほどが目安です。戸車の交換のように部品を替えるだけの作業が多い日は件数が伸び、壁の補修のように乾くのを待つ作業が入る日は件数が減ります。

急ぎの割合は、例として4分の1にしています。実際の割合は施設ごとに違うので、自分の施設の記録で数えます。

件数は季節でも増えたり減ったりします。たとえば夏は空調の不調、冬は給湯や結露の相談が増えやすくなります。いちばん多い月に合わせて頻度を決めると、ほかの月に直すものがなくなります。1年の平均で頻度を決め、件数の多い月だけ臨時の1回を足す決まりにしておくと、むだが出にくくなります。

記録が残っていない施設は、まず3か月、職員が気づいた修理を1枚の表に書きためます。その間は月1回で始め、3か月分の件数で頻度を決め直します。小さな修理をまとめて頼むと業者が受けやすくなる理由は小さい工事が断られるのは、1人工という単位のせいですに書いています。

範囲は、建具・水回り・照明・立ち会い・記録から選びます

頻度が決まったら、巡回で何を任せるかを決めます。範囲は、建具、水回り、照明、点検の立ち会い、記録の5つに分けると決めやすくなります。5つすべてを任せる必要はありません。施設の中で回っていることは残し、手が回っていないものから任せます。

範囲を書くときは、「建具の修理」のような大きな言葉で終わらせません。「戸車の交換」「ドアクローザーの速さの調整」と、作業の名前まで書きます。作業の名前があると、業者は持ってくる工具と部品を決められ、職員は一覧に書いてよい修理が分かります。介護施設で多い小さな修理の種類は「ちょっとした修理」は、職人の種類ごとに束ねて頼みますで一覧にしています。

資格の要る作業は、範囲の中でも線を引きます。照明器具の交換やコンセントの修理には、電気工事士の資格が要る作業があります。給水管の工事は、自治体の指定を受けた工事店が行います。定期の業者が資格を持っていないときは、その作業だけ資格を持つ会社に回す決まりにします。電気の作業の線は電気設備の修理を頼む先は、受電の形と作業の中身で決まりますで確かめられます。

保守契約のある設備は、見て伝えるところまでにします

エレベーター、特殊浴槽、ナースコール、給湯器は、メーカーや保守の会社と契約していることが多い設備です。定期の業者が手を入れると、保証や保守の契約に響くことがあります。こうした設備は、定期の範囲では「見て、気づいて、伝える」までにします。

巡回の人は施設の中を歩き回るので、職員が気づきにくい場所の異変を見つけやすい立場にいます。機械室の床の水たまり、屋上の排水口の詰まり、表示灯の消えなどを報告に書いてもらうと、保守の会社に早めに伝えられます。

ただし、見つけたことを保守の会社に伝えるのは、施設の担当者の仕事として残します。巡回の業者が保守の会社に直接連絡すると、誰が何を頼んだのかが施設に残らないからです。点検・保守・修繕の違いはメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですで整理しています。

費用は最後に、3つの形と「含まれるもの」で比べます

頻度と範囲が決まって、はじめて費用を聞きます。定期の契約の費用は、巡回1回ごと、毎月同じ月額、直した件数ごとの3つの形で示されます。同じ巡回でも形が違うと、金額をそのまま比べられません。比べるときは、1年の見込みの件数を当てはめて、年間の額にそろえます。

どの形でも、部品と材料、取り外した物の処分、夜間や休日の呼び出しは、別の行になりやすい費用です。「巡回費に含む」と書かれていても、何が含まれるのかは会社で違います。移動、作業の手間、部品、処分、報告書を1行ずつ並べ、含まれるか別かを書き込んでから比べます。

物差しとして、職人1人が1日働く手間（1人工）の値段を知っておくと、巡回1回の額が高いか安いかの見当がつきます。料金の4つの形と相場の目安は営繕の外注費は、4つの料金の形で見え方が変わりますにまとめています。修理まで月額に含めにくい理由は営繕の定額契約は、読める仕事だけを定額にしますで書いています。

月額の形を選ぶときは、金額の線も決めます。1件いくらまでは月額の中で直し、超えるものは見積を出してもらって施設が承認する、という線です。線がないと、月額のつもりが毎月の追加の請求で膨らむことがあります。

巡回の日は、曜日と時間で固定します

巡回の日は「来られるときに来てもらう」のではなく、「毎月第1火曜の9時半から」のように曜日と時間で固定します。固定すると、職員は修理を一覧に書く締め切りが分かり、業者は1年先まで職人の予定を押さえられます。

時間は、食事・入浴・お昼寝の時間帯を避けて決めます。居室の作業は、入居者の方がフロアで過ごしている時間にまとめると、部屋に入る回数が減ります。祝日や行事、運営指導の予定と重なる月は、前の月のうちに日をずらす決まりにしておきます。

一覧を業者に送る日も、巡回の日から逆に数えて決めます。たとえば巡回の1週間前に写真付きの一覧を送ると、業者は部品をそろえてから来られます。当日の時間割と、前日までの準備は小さな修繕は、月1回の巡回で1日7〜10件を直せますにまとめています。

急ぎの修理は、定期とは別の扱いにします

定期の巡回は、急がない修理をまとめるための仕組みです。急ぎの修理まで巡回の日に回すと、入居者の方の安全や暮らしが止まります。契約の前に、急ぎのときの決まりを定期とは別に作ります。どの修理を急ぎとするか、誰に連絡するか、どのくらいで来てもらえるか、費用はどうなるか、の4つです。

迷う修理は、急ぎの側に入れます。入居者の方が転んだり、けがをしたりする心配があるもの、衛生や暮らしが止まるものは、次の巡回を待ちません。

急ぎの呼び出しは、巡回の費用とは別に、出張費と作業の費用がかかるのがふつうです。夜間と休日は割増になることもあります。急ぎの連絡先、来られるまでの目安、割増の額を、平日の日中・夜間・休日に分けて契約書に書いておきます。休日に来てもらえる業者の決め方は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにまとめています。

報告の様式は、契約の前に決めておきます

巡回のあとに何を受け取るかも、契約の前に決めます。報告の様式が決まっていないと、「直しておきました」の一言で終わり、何を直したのか、何が残っているのかが施設に残りません。

報告は、巡回の日から1週間以内などと期限を決めて、紙かデータで受け取ります。毎月の報告を1年分つなげると、どの場所で同じ修理がくり返されているかが見えます。同じ場所を1年に何度も直しているなら、部品の交換ではなく、作り替えや更新を考える時期です。

受け取った報告は、業者の連絡先や依頼の履歴とあわせて残しておくと、担当者が替わっても定期の契約を続けられます。業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。

契約の前に、11の項目を書面で確かめます

頻度・範囲・費用が決まったら、契約書に入れる前に、次の項目を業者と1つずつ確かめます。口頭で「大丈夫です」と言われたことも、書面に残します。

契約の期間は1年にして、件数と費用を見て見直せる形にしておくと、頻度や範囲を変えやすくなります。自動で更新される契約は、見直しの申し出が何か月前までかも確かめます。工事の契約書で確かめる点の全体は工事の契約書は、追加と事故の扱いから読みますにまとめています。

定期の巡回で直す小さな修理は、1件の請負代金が500万円に届かない工事なので、建設業の許可がない会社でも請け負えます。許可の有無よりも、資格の要る作業を誰がするかと、作業中の事故に備える保険に入っているかを確かめます。

モデルケース：都度の電話から、月2回の巡回に切り替えた特養

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

定期契約で起きやすい行き違いと、防ぎ方

定期の契約は、始めて3か月ほどのあいだに行き違いが出やすくなります。多くは、決めたはずのことが職員や業者の担当者に伝わっていないことが原因です。起きやすいことと、先に打てる手を並べておきます。

行き違いが出たら、契約を替える前に、月ごとの報告をもとに業者と話し合います。件数、直るまでの日数、追加で払った額の3つを前の月と並べると、どこで止まっているかが分かります。

巡回を頼む前に、平常時にしておくこと

定期で来てくれる業者を探したい、条件書の書き方を相談したい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。頻度・範囲・費用の形を書いた条件をお送りいただければ、同じ条件で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りもできます。

よくある質問

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