小さな修繕は、月1回の巡回で
1日7〜10件を直せます

小修繕は、一覧にためて月1回の巡回の日に直します

介護施設の修繕業務の手間を減らす方法の中で、すぐ始めやすいのが、小修繕を月1回の巡回の日にまとめることです。職員は気づいた修理を一覧に書きため、決まった日に職人に来てもらい、1日でまとめて直してもらいます。1件ずつ業者を呼ぶ形に比べて、電話も立ち会いも請求も月1回にまとまります。

巡回の1日で直せるのは、職人1人で7〜10件ほどです。月にたまる急がない修理がこの数に収まるなら月1回、超えるなら月2回が目安です。頻度の決め方と、定期の契約で決めることは定期の営繕契約は、頻度・範囲・費用の順に決めますにまとめています。小さな修理を1件ずつ頼むと断られやすい理由は小さい工事が断られるのは、1人工という単位のせいですで書いています。

一覧にためてよいのは、急がない修理だけです。手すりのぐらつき、トイレの詰まり、焦げ跡のあるコンセントなどは、巡回の日を待たずにその日に頼みます。転ぶおそれがある、水が止まらない、暮らしが止まる、のどれかに当たるものです。

1日で作業できるのは、4〜5時間です

巡回の日に職人が施設にいるのは、9時ごろから16時ごろまでの6〜7時間が多くあります。そのうち、作業に使えるのは4〜5時間です。到着と打ち合わせ、昼の休み、片付けと確かめに、合わせて2時間あまりかかるからです。昼の休みは、入居者の方の食事の時間に合わせて取ります。お昼寝の時間のように、場所を選べば作業できる時間帯もあります。

時間は例です。食事・入浴・お昼寝の時間は施設とフロアで違うので、自分の施設の日課に置きかえてください。

入居者の方がフロアで過ごす午前は、居室の作業に向いた時間です。お昼寝の時間は、居室のそばで音を出せないので、屋外や機械室に回ります。場所を時間帯で振り分けておくと、職人が手を止めて待つ時間が減ります。

避ける時間帯は、前もって業者に紙で渡しておきます。認知症のある入居者の方が多いフロアでは、知らない人の出入りや工具の音で落ち着かなくなることがあります。作業の前に職員が声をかける時間も見込んでおきます。工事のときの配慮の仕方は認知症のある方への配慮は、工事の段取りで変化を小さくすることですにあります。

作業の時間は、型に分けて見積もります

1日に何件直せるかは、作業の中身で変わります。作業を型に分けておくと、一覧を見ただけで、その日に何件回れるかの見当がつきます。ここでの時間は、部品と工具がそろっている前提の、1件の作業そのものの時間です。

1件ごとに、移動と養生と片付けの5〜10分が加わります。1件だけで来てもらうときは、入館や準備の時間も1件にかかるので、30分〜1時間ほどになることが多くあります。巡回の日は、この準備の時間を何件かで分け合えるぶん、1件あたりが短くなります。

件数を伸ばしたいなら、「外して替える」と「取り付け」は、合わせて1日2件までに抑えます。時間のかかる作業が多い月は、巡回とは別の日に分けたほうが、ほかの修理が積み残されません。介護施設で多い小修理と、1件ずつ頼んだときの時間と費用の目安は「ちょっとした修理」は、職人の種類ごとに束ねて頼みますにあります。

照明器具の交換やコンセント・スイッチの修理には、電気工事士の資格が要る作業があります。給水管の工事は、自治体の指定を受けた工事店が行います。こうした作業が一覧にあるときは、資格を持つ人が来る日にまとめるか、別の業者に分けて頼みます。

件数は、前日までの準備で決まります

同じ職人が同じ時間働いても、直せる件数は準備しだいで5件にも10件にもなります。件数を減らすのは、部品がなくて取りに戻る時間、居室に入れずに待つ時間、場所を探して歩く時間です。どれも、前日までの準備で減らせます。

写真は、近くから1枚と、場所が分かるように離れて1枚の2枚にします。型番は、部品のシールや器具の銘板に書かれていることが多いので、写真に写します。写真がそろうと、職人は持って来る部品を決められ、もう一度来ることが減ります。

一覧は、場所・症状・いつから・写真の4つの欄で足ります。欄を増やすと、職員が書かなくなります。業者の連絡先や依頼の履歴を、一覧と別に残す台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。

当日は、打ち合わせ・作業・確かめの3つで回します

巡回の当日は、朝の打ち合わせ、作業、終わりの確かめの3つで回します。施設の受け手が付き添うのは、打ち合わせと確かめ、居室に入るときの声かけだけです。1日じゅう付き添う必要はありません。

受け手は、打ち合わせで「今日やらないこと」も決めておきます。たとえば、入居者の方の体調がすぐれない部屋は、その日は入らずに次の回に回します。決めておくと、職人が部屋の前で待つことがなくなります。

受け手が介助に呼ばれて離れることもあります。そのときに職人が迷わないよう、副の受け手を決め、詰所に一覧の写しを置いておきます。鍵の受け渡しは、渡した時刻と返った時刻を貸し出し簿に書いて残します。

当日に見つかった修理は、その場で3つに分けます

巡回の日には、職員から「ついでにこれも」と頼まれたり、職人が回る途中で不具合を見つけたりします。これを全部その日に直そうとすると、一覧の修理が積み残されます。追加の修理は、その場で3つに分けます。

1. その日のうちに直す手すりのぐらつきや床のめくれなど、安全に関わるものです。代わりに、一覧の後ろにある急がない修理を次の回に回します。
2. 次の回の一覧に書く安全に関わらず、部品や時間が足りないものです。写真と型番をその場で撮っておくと、次の回で早く済みます。
3. 見積に回す1件の金額が大きいもの、資格の要る作業、保守の契約がある設備に関わるものです。承認を取ってから頼みます。

追加は「1日2件まで」「合わせて30分まで」のように、量の上限を決めておくと、一覧の修理が守られます。上限は、朝の打ち合わせで受け手と職人で確かめます。

追加の費用の扱いも、月額に含むのか、1件ごとに精算するのかを、契約で先に決めておきます。決めていないと、月末の請求で行き違いになります。定額にできる範囲とできない範囲は営繕の定額契約は、読める仕事だけを定額にしますで書いています。

記録は、その日のうちに1件1行で受け取ります

巡回の記録は、その日のうちに受け取ります。後日の報告書を待つと、職員に結果を返すのが遅れ、次の一覧に何を持ち越すかも決められません。当日は簡単な形で受け取り、写真つきの報告はあとで受け取る、と2段に分けます。

当日の印は、一覧の紙にそのまま書いてもらえば足ります。「済」は直したもの、「残」は部品や時間が足りず次に回すもの、「見積」は金額や資格の都合で別に頼むものです。受け手はその日のうちに、書いた職員に「直りました」「来月です」と返します。

1年分の一覧がたまると、同じ場所で何度も直している修理が見えてきます。目安は「同じ場所で年に3回」のように決めておきます。そうすると、部品の交換をくり返すより、器具ごとの交換や作り替えを考える時期を見落としません。

巡回の日に、見回りを足すこともできます

作業の時間に余りが出そうな月は、巡回の日に見回りを足します。職員が毎日は見ない場所を、職人の目で見てもらう時間です。30〜60分を見回りに充てると、壊れる前に見つかる修理が増えます。

見回りで見つけたことは、記録の「気づいたこと」の欄に書いてもらいます。次の一覧に回すか、保守の会社に伝えるかは、受け手が決めます。エレベーターや消防設備のように保守の契約がある設備は、職人は見て伝えるところまでにし、直すのは保守の会社です。

見回りは、法律で決まった点検の代わりにはなりません。消防用設備の点検や建物の定期報告は、資格を持つ会社が別に行います。点検・保守・修繕の違いと頼み先はメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですで整理しています。

施設の担当者の手間は、月に3時間ほどにまとまります

巡回の形が回り始めると、施設の担当者が小修繕に使う時間は、月に3時間ほどにまとまります。1件ずつ業者を呼んでいたときは、電話・日程の調整・立ち会いが、修理の数だけありました。巡回の形では、それが月1回の流れの中に収まります。

件数が7件でも10件でも、担当者の手間はほとんど変わりません。増えるのは、一覧の行と写真の枚数くらいです。ここに、巡回の形で修繕業務の手間が減る理由があります。外に任せたときに減る時間を、回数や人数で見る方法は外に任せて変わるのは、時間と判断の材料と記録ですで書いています。

ただし、最初の2〜3か月は、一覧の書き方や居室の時間決めに慣れるまで、もう少し時間がかかります。様式を変えずに3回続けると、手順が決まって短くなっていきます。

モデルケース：巡回の日の準備を変えて、1日の件数を増やした介護付有料

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

巡回の日の行き違いは、朝の打ち合わせで防げます

巡回の日には、暮らしの場ならではの行き違いが起きます。起きやすいことを先に知っておくと、朝の打ち合わせで手を打てます。

作業の音やほこりが気になる場所では、道具や工法で減らせることもあります。時間帯の工夫だけで足りないときの考え方は騒音と粉じんは、時間帯だけでなく工法と区画でも減らせますで書いています。

巡回を始める前に、平常時にしておくこと

巡回を頼める業者が見つからない、たまった修理をまとめて見てもらいたい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間です。一覧と写真をお送りいただければ、まとめて受けられる業者の見積を、1回のご依頼で最大3社までそろえます。相談と見積は無料です。

「こんな小さな修繕でも相談していいのかな」と最初は思いましたが、実際に相談してみると、内容を伝えるだけで話が進むので非常に助かりました。

ご利用者の声　埼玉県内・介護老人保健施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

よくある質問

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