修理業者を毎回探す手間は、
業者台帳で消せます

毎回探すことになるのは、頼んだ記録が残っていないからです

エアコンが止まった、トイレが詰まった。そのたびに、前はどこに頼んだかを思い出すところから始まる施設があります。業者を毎回探すことになるのは、探し方が下手だからではありません。前に頼んだ業者と、その結果の記録が残っていないからです。

1件の修理で業者を探す時間は、思い出す、請求書を探す、ネットで探す、電話をかける、断られてかけ直す、の積み重ねです。1回ごとは短くても、年に何十件も修理が出る施設では、合わせると何日分もの時間になります。誰が何時間を修理に使っているかを測る方法は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにあります。

台帳を作ると、この積み重ねが「台帳を開いて、1番手に電話する」の1つになります。1番手が来られなければ、同じ行の2番手に電話します。探す時間は、記録を残すことで消せます。

業者台帳は、「誰に・何を・いくらで頼めるか」の一覧です

業者台帳は、施設が修理を頼める会社を、分野ごとに並べた一覧です。名前と電話番号だけの連絡先の一覧とは違います。何を頼めるか、いつ来てもらえるか、いくらくらいかかったか、前に頼んでどうだったかまでを、1行に書きます。

似た名前の台帳に、機器台帳があります。機器台帳は「何が、どこに、いつから」あるかの一覧で、業者台帳は「誰に、何を、いくらで頼めるか」の一覧です。2つは、機器台帳の保守の会社の列と、業者台帳の会社の番号でつながります。機器台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。

台帳があると、夜勤の職員や休みの日の当番も、同じ台帳を見て電話できます。事務長や担当者の携帯に電話が集まる形がほどけ、担当者が休んだ日も修理が止まりにくくなります。

台帳の行は、修理のたびに少しずつ育ちます。最初は会社名と番号だけの行でもかまいません。頼むたびに来た早さや費用を書き足すと、1年ほどで「この分野はこの会社」と迷わずに決められる表になります。

台帳に書く欄は、8つから始めます

欄を欲張ると、埋まらない空欄が増えて、作る手が止まります。最初は、電話をかけるときに要る8つの欄から始め、使いながら足していきます。

「会社の番号」は、施設で振る短い記号です。分野の記号と通し番号を組み合わせ、水まわりならW-01、電気ならE-01のようにします。履歴や機器台帳に社名の代わりにこの番号を書くと、表どうしをつなぎやすくなります。社名が変わっても困りません。

「許可・登録と期限」の欄には、番号と期限の年月を写します。建設業の許可の有効期間は5年です。水道局が指定する工事店（指定給水装置工事事業者）も、令和元年10月から5年ごとの更新になりました。期限を書いておくと、切れたまま頼むことを防げます。許可や処分の履歴を公的な記録で調べる方法は老人ホームの営繕業者は、公的な記録で確かめられますにあります。

担当者の個人の携帯番号を書くときは、本人の了解を得て、台帳を開ける人の範囲を決めておきます。会社の代表番号や受付の番号を先に書き、個人の番号は控えに回すほうが、担当者が替わったときにも困りません。

慣れてきたら、欄を足します。工事中の事故に備えた保険に入っているか、請求の締め日と支払いの方法、協力会社に回す作業があるか、評価のメモ、の4つです。評価のメモの書き方は、このあとの節で説明します。

台帳は、分野ごとに1番手と2番手を並べます

台帳は、会社の名前の順ではなく、分野の順に並べます。壊れたときに引くのは「どの会社か」ではなく「何が壊れたか」だからです。分野ごとに、最初に電話する1番手と、1番手が来られないときの2番手を決めます。

保守の契約がある設備は、契約先を1番手にします。昇降機や消防の設備、特殊浴槽は、契約先が修理の入口になる設備です。別の会社が触ると、保証や契約の扱いが変わることがあります。分野ごとの強い会社と、確かめる資格は設備修理に強い業者は、分野ごとに別の会社ですにまとめています。

2番手は、1番手と別の会社にします。同じ会社の別の担当では、会社が忙しい時期に、そろって来られなくなるからです。夏の空調や冬の給湯のように、どの会社も忙しくなる季節がある分野は、とくに2番手を決めておきます。土日祝に来てくれる会社の決め方は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにあります。

1つの会社が、いくつもの分野に出てくることもあります。工務店が建具と屋根を、設備会社が水まわりと給湯を受ける、という形です。その会社は分野の数だけ行に書き、会社の番号は同じにしておきます。

最初の台帳は、過去2年分の請求書から作ります

最初の台帳は、手元に残っている書類から作ります。いちばん確かな材料は、修理の請求書です。会社名と頼んだ中身と金額が1枚にそろっていて、経理の決まりで一定の期間は保存されているからです。2年分あれば、季節ごとの修理がひととおり入ります。

分けるときは、請求書1枚を1行にせず、会社ごとにまとめます。同じ設備会社に2年で6回頼んでいたら、1行に「2年で6回、主に詰まりと水漏れ」と書きます。頼んだ回数は、その会社とのつながりの深さの目安になります。

請求書のない修理もあります。保守の契約の中で直した修理や、職員が自分で直した小さな不具合です。保守の契約で直した分は契約書と点検の報告書から、職員が直した分は日誌から拾います。

前の担当者に話を聞けるなら、請求書を分けたあとに聞くと早く済みます。「この会社はどうでしたか」「もう頼まない会社はありますか。なぜですか」と、行ごとに聞いていけるからです。

頼んだ修理は、別の表に1件1行で残します

業者台帳には、会社ごとに1行を書きます。頼んだ修理のひとつひとつは、別の表に1件1行で残します。これが依頼の履歴です。台帳の中に履歴まで書き込むと、行が長くなって読めなくなるからです。

履歴の1行に2つの番号を書くと、給湯器が止まったときに、こう引けます。機器台帳で型番と保守の会社を見る。履歴で前の修理を見る。業者台帳で連絡先と2番手を見る。3つを行き来しても、迷う所がありません。

履歴がたまると、会社ごとの来る早さや、費用の幅が見えてきます。同じ場所で同じ修理が3回続いていれば、直すより替えることを考える合図です。1年分の履歴は、翌年度の修繕の予算を組む材料にもなります。修繕費が前の年より増えたときの読み方は介護施設の修繕費は、相場より5年分の実績で読みますにあります。

紙かデータかは、開く人と場面で決めます

台帳を紙で持つか、データで持つかは、誰が、どの場面で開くかで決めます。どちらか1つに決める必要はありません。元の台帳は1つにして、場面に合わせて写しを作る形が崩れにくくなります。

データで持つときに避けたいのは、担当者のスマートフォンの連絡先や、1人のパソコンの中だけに台帳がある形です。その人が休んだり辞めたりすると、台帳ごと見えなくなります。業者の連絡先が特定の人に集まると、営繕の仕事もその人に集中していきます。その起き方とほどく順番は営繕の属人化は、4つの経路を決まった順にほどきますにまとめています。

紙で持つときは、元の台帳を1冊に決め、直すのはその1冊だけにします。事務所と詰所に別々の紙があると、片方だけが直り、もう片方が古いまま残ります。夜間用の1枚には、止まると困る分野だけを載せます。

口コミより、自分の施設の記録で次の頼み先を決めます

もう一度その会社に頼むかを決めるときに、いちばん当てになるのは、自分の施設で頼んだときの記録です。ネットの口コミは、住宅の修理や別の地域の話であることが多く、入居者の方がいる中での作業ぶりまでは分かりません。

メモは、修理が終わったその日に、立ち会った人が書きます。○・△・×の記号だけにせず、理由を一言添えます。「△：到着が2時間遅れた。前日に連絡あり」と書いておけば、立ち会っていない人でも、次に頼むかを決められます。

業者が信頼できるかは、印象より、できないと言えるか、追加の費用を先に相談するか、といった行動に表れます。その見分け方は業者が信頼できるかは、5つの場面の行動で分かりますにまとめています。メモの欄も、その行動を拾える書き方にしておくと、書く人によって評価がぶれにくくなります。

台帳に空きがある分野は、3つの方法で埋めます

請求書から台帳を作ると、頼み先がない分野や、1番手しかいない分野が見つかります。壊れてから探すと、急いでいるぶん、選ぶ余裕がなくなります。空いた分野は、壊れる前に埋めておきます。

同業の施設や業界団体から紹介してもらう方法と、紹介のあとに確かめることは修繕業者の紹介は、団体と同業の施設の2つの経路で集めますにまとめています。いつもの業者が忙しくて来られない場面で、窓口を使った方からは、次のようなお話を伺っています。

こういうサービスは初めてだったので正直どうかなと思っていたのですが、修繕したい場所と状況を伝えるだけで相談できたので、思っていたより簡単でした。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／施設管理・営繕担当

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

当窓口は、フォームとLINEで24時間ご相談を受け付けています。1回の依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料です。窓口を通して頼んだ修理も、依頼の履歴に1行残しておくと、次に同じ分野で困ったときの手がかりになります。

モデルケース：営繕の非常勤職員が辞めた、ショートステイ併設の特養

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

台帳が古くなる5つの形と、防ぎ方

台帳は、作った日から少しずつ古くなります。古くなった台帳は、いざというときに番号がつながらず、かえって時間を取ります。古くなる形は、おおむね5つです。

長く頼んでいた地元の会社が廃業したり、代替わりしたりすると、その分野がまるごと空くことがあります。そのときの備えは工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにあります。2番手に年に1回は小さな修理を頼んでおくと、いざというときに「初めての施設」として扱われずに済みます。

台帳を直すのは、会社とやり取りした人です。電話を受けた人、立ち会った人が、その日のうちに直します。年度末には、台帳を持つ人が全体を見直します。台帳を誰が持ち、職員からの話を誰が受けるかを決めることは、修繕の窓口を一本にすることにあたります。その進め方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

台帳を使い続けるために、平常時にしておくこと

台帳に空いた分野があるときや、2番手まで来られないときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。お電話での受付はしていませんが、24時間受け付けています。場所と症状、写真をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。見積をご覧になってお断りいただくこともできます。

よくある質問

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