機器台帳は、竣工図と現地と
保守の会社の3つで作ります

機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作ります

機器台帳は、施設にある設備を1台ずつ、場所・型番・製造年・保守の会社と一緒に一覧にしたものです。作るときの材料は3つあります。建てたときに何が付けられたかが分かる竣工図、今そこに何があるかが分かる現地、誰が点検や修理をしているかが分かる保守の会社の書類です。

3つのどれか1つだけでは、台帳は埋まりません。竣工図だけで作ると、開設のあとに入れ替えた空調や、別の契約で入れた特殊浴槽が抜けます。現地だけで作ると、天井の中の換気扇や、機械室の奥のポンプを見落とします。3つを順に重ねていくのが、抜けの少ない作り方です。

3つの手順のうち、時間がいちばんかかるのは2つ目の現地です。1つ目の拾い出しを先に済ませておくと、現地では「図面にある機器が本当にあるか」を確かめる作業になり、回る時間が短くなります。

機器台帳は、止まったときと、計画を立てるときに使います

機器台帳がいちばん役に立つのは、設備が止まったときです。業者に修理を頼むと、最初に設置の場所と型番と製造年を聞かれます。台帳があれば、これをすぐに伝えられます。部品の取り寄せが要るかどうかの見当も早くつき、直るまでの日数が縮まります。

台帳は、長期修繕計画の土台にもなります。台数・能力・製造年が分かれば、いつ、いくらかけて入れ替えるかを年ごとに並べられます。30年・5年・単年の計画の作り方は長期修繕計画は、30年・5年・単年の3つで持ちますにあります。

なお、機器台帳と業者台帳は別のものです。機器台帳は「何が、どこに、いつから」あるかの一覧で、業者台帳は「誰に、何を、いくらで頼めるか」の一覧です。業者を探す手間を記録で減らす業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにあります。2つは、機器台帳の「保守の会社」の列でつながります。

台帳の項目は、まず12ほどから始めます

項目を欲張ると、埋まらない列が増えて、作る手が止まります。最初は、止まったときと計画に使う12ほどの項目から始め、慣れてから足していきます。

管理番号は、分類の記号と階と番号を組み合わせると、番号を見ただけで場所の見当がつきます。同じ番号を機器にも小さなシールで貼っておくと、職員が業者に伝えるときに「2階の空調の3番」と言えば通じます。

慣れてきたら、項目を足します。電源の電圧、空調の冷媒の種類と出力、保証の期限、部品の保有期間の見通し、止まったときの代わり（予備の機器や別の手段）、銘板の写真のファイル名などです。とくに止まったときの代わりは、給湯器や特殊浴槽のように1台しかない機器で役に立ちます。

手順1：竣工図の機器表から、設備を拾い出します

竣工図は、工事が終わったときの建物と設備の図面の束です。設備の拾い出しには、図面の中の「機器表」を使います。機器表には、機器の記号・名前・台数・能力・設置場所が一覧になっています。これを台帳に1台1行で書き写します。

拾い出しは机の上でできるので、事務の職員にも頼めます。図面の記号のまま書き写し、機器の名前は分かる範囲で添えます。室外機1台に室内機が何台もつながる空調は、室外機の行の下に室内機の行を並べ、系統の番号でまとめておくと、あとで探しやすくなります。

竣工図に載らない機器もあります。建物の工事とは別の契約で入れた特殊浴槽・厨房の機器・洗濯の機器・ナースコールは、竣工図にないことがあります。こうした機器は、納品書や取扱説明書、保守の契約書から拾い、それもなければ次の現地の手順で拾います。

手順2：現地で、銘板を見て1台ずつ確かめます

現地では、拾い出した表を持って、1台ずつ銘板（機器の型番や製造年が書かれた板やシール）を確かめます。銘板の写真を撮っておくと、書き写しの間違いをあとで直せますし、業者に送ることもできます。

回るときは、2人1組が進めやすい形です。1人が銘板を読み上げて写真を撮り、もう1人が表に書き込みます。図面にあるのに現地にない機器と、図面にないのに現地にある機器は、赤字で直しておきます。入れ替えたのに図面が直っていない、ということは珍しくありません。

屋上の室外機や機械室、受変電設備（キュービクル）のまわりは、職員だけで入らず、保守の会社の点検の日に一緒に回ります。受変電設備は感電の危険があるので、扉を開けるのは保守の担当に任せます。居室の中の機器は、入居者の方の生活の時間を避け、職員が付き添って声をかけてから入ります。

銘板が日焼けや汚れで読めない機器は、外観と設置場所の写真を撮って、保守の会社やメーカーに型番を聞きます。給湯器のように、銘板と契約書で修理の依頼先が決まる機器もあります。その例は給湯器が壊れたら、銘板と契約書で依頼先が決まりますで取り上げています。

手順3：保守の会社と連絡先、契約の範囲を埋めます

最後に、機器ごとに、誰が点検と修理をしているかを埋めます。材料は、保守の契約書、過去1年分の請求書、点検の報告書、機器に貼られた保守の会社のシールです。保守の会社ごとに、点検している機器の一覧を出してもらえないか頼むと、台帳と突き合わせられます。

連絡先は、平日の窓口と、夜間・休日の窓口を分けて書きます。契約に夜間の対応が入っているか、点検だけの契約か、部品代まで含むのかも書いておくと、止まったときに誰に電話すればよいかで迷いません。点検をする会社と修理をする会社が違うこともあります。その違いはメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですにまとめています。

業務用の空調は、出力の大きい機器に、専門の知識のある人による定期点検が加わります。空調の機器は、圧縮機の出力が50kW以上なら1年に1回以上、7.5kW以上50kW未満なら3年に1回以上です。冷凍冷蔵の機器は、7.5kW以上なら1年に1回以上です。台帳に出力と冷媒の種類を書いておくと、どの機器が対象かがすぐに分かります。

消防用設備等の点検の結果の報告は、特定防火対象物では1年に1回です。点検の頻度と廊下の決まりは消防設備の点検は年2回、消防署への報告は年1回ですにあります。建物の定期報告の4つの種類は12条点検は4つに分かれ、防火設備の検査は別に受けますにまとめています。台帳の「法定点検」の列には、点検の頻度と前回の日、報告書の置き場所を書いておきます。

竣工図が見つからないときは、控えを持っていそうな先に聞きます

開設から年数がたった施設では、竣工図が見つからないことがあります。事務所の書庫にない、前の担当者しか置き場所を知らなかった、といった場合です。あきらめる前に、控えを持っていそうな先に順に聞きます。

市や県の建築の窓口では、建築計画概要書を閲覧でき、建築確認や完了検査の履歴を証明する書類も取れます。概要書には面積や建物の配置が載っていますが、設備の機器までは分かりません。台帳では、面積や竣工の年を確かめる材料として使います。

どこにも見つからないときは、現地から作ります。屋上・機械室・各階・厨房・浴室というように場所ごとに回り、銘板から1台ずつ書き起こします。見えない場所の機器は、保守の会社の一覧で補います。図面そのものを描き起こす調査は費用がかかるので、改修の設計のときなど、要る部分だけを頼みます。

見つかった竣工図は、原本を1か所にしまい、よく使う機器表と系統図だけを写して手元に置きます。記録を施設の側に残しておくと、地元の業者が廃業したり、担当者が辞めたりしたときにも困りません。その考え方は工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにあります。

台帳は、表計算の1枚と、写真のフォルダで持ちます

台帳の形は、表計算のソフトの1枚のシートに、1台1行で並べるのが扱いやすい形です。並べ替えや絞り込みができるので、「製造から15年を過ぎた空調」「保守の契約がない機器」といった一覧がすぐに作れます。

1. 表計算のシート1台1行。管理番号で並べ、分類と場所で絞り込めるようにする
2. 写真のフォルダ銘板と外観の写真を、管理番号をファイル名にして入れる
3. 止まったとき用の1枚主な機器の型番と保守の連絡先だけを抜き出し、事務所と夜勤の場所に貼る
4. 竣工図と報告書の置き場原本の棚の場所を、台帳の1行目に書いておく

止まったとき用の1枚は、夜勤の職員が見て、自分で連絡できることを目指します。給湯器・エレベーター・受変電設備・空調・ナースコール・特殊浴槽など、止まると困る機器だけで足ります。夜間の電話が特定の人に集まる問題と、その解き方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかで取り上げています。

台帳のファイルは、事務長のパソコンの中だけに置かず、法人の共有の場所に置きます。担当が替わっても、次の人が同じファイルを開ける状態にしておきます。紙に印刷した台帳を使う場合も、元のファイルは1つに決め、直すのは元のファイルだけにします。

台帳は、修理・点検・入れ替えのたびに1行ずつ直します

台帳は、作った日から古くなり始めます。空調を1台入れ替えても台帳を直さなければ、次に止まったときに、古い型番を業者に伝えてしまいます。直すきっかけを決めておき、そのたびに1行ずつ直します。

年度末の見直しでは、製造年から更新の予定年を置き直します。そのときに使う年数には、法定の耐用年数・部品の保有期間・実際の更新の目安の3種類があり、それぞれ意味が違います。3つの年数の一覧と更新の時期の決め方は設備の年数は、3種類を並べてから更新の時期を決めますにあります。

部品の保有期間は、機器が動いているうちに保守の会社やメーカーに聞いて、聞いた日と一緒に台帳に書いておきます。止まってから調べると、待つ日数がそのまま延びます。部品で修理の日数が決まる理由はその日のうちに直るかは、業者の速さより部品で決まりますにまとめています。

受変電設備の変圧器やコンデンサー、古い照明の安定器は、製造年と銘板が、低濃度PCBが入っていないかを調べる手がかりにもなります。外して保管しているものの処分の期限は2027年3月31日で、使っている機器も2027年4月から届出と管理の対象になる予定なので、当てはまりそうな機器は台帳で洗い出しておきます。調べ方と段取りは低濃度PCBは、期限の前に建てた年と銘板から調べますにあります。

モデルケース：営繕の担当者の退職前に、台帳を1か月で作った老健

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

台帳づくりで止まりやすいところと、先回りの方法

台帳づくりは、途中で止まってしまうことがよくあります。止まる理由は、作り始める前の段取りにあることがほとんどです。

完ぺきな台帳を目指すより、止まったときに使える台帳を早く作り、使いながら直していくほうが、施設の役に立ちます。最初の版で空欄が残っていても、保守の会社に聞く、次の点検の日に見る、というように、埋める予定を書いておけば十分です。

台帳を古くしないために、平常時にしておくこと

台帳に載せた機器の修理や入れ替えで、見積を取りたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。24時間受け付けています。管理番号と型番、銘板の写真をお送りいただければ、話が早く進みます。1回の依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料です。台帳を作る作業そのものは、施設の中か、保守の会社と進めていただくことになります。

よくある質問

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