営繕の属人化は、
4つの経路を決まった順にほどきます

営繕が特定の人に集中するのは、4つの経路があるからです

営繕の属人化とは、建物や設備の仕事が特定の人に集まり、その人がいないと回らない状態のことです。多くは、誰かが意図して作ったものではありません。長く勤めた担当者が、困ったときに頼られ続けるうちに、少しずつ出来上がります。

仕事がその人に集まる通り道は、4つに分けられます。情報、関係、判断、窓口です。どの施設でも、4つのうちいくつかが重なって起きています。

4つは、別々の問題ではありません。情報がその人の中にあるから、判断もその人がするようになります。すると職員もその人に伝えるようになり、業者もその人に連絡するようになります。1つが次を呼び、仕事が集まる流れが強くなっていきます。

4つの経路は、その人が1週間休んだと考えると見えてきます

属人化しているかどうかは、「その人が明日から1週間休んだら、何が止まるか」を書き出すと見えてきます。止まることを、4つの経路に分けて並べます。

書き出すときは、本人にも加わってもらいます。「あの人がいないと困る」は、本人が施設を支えてきたしるしでもあります。責める話ではなく、本人が休めるようにする話として始めます。

どの経路が重いかは、時間で測るとはっきりします。担当者が1週間に、業者への連絡、職員からの相談、判断のための問い合わせに、何時間を使っているかを書き出します。時間が集まっている経路が、重い経路です。誰が何時間使っているかの測り方は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにまとめています。

① 情報は、頭と携帯の中から、施設の台帳と一覧に移します

情報の属人化は、4つの中で、いちばん目に見えにくい経路です。本人にとっては当たり前のことなので、聞かれるまで口に出しません。何が頭の中にあるかを、種類ごとに洗い出します。

業者の連絡先は業者台帳に、設備のことは機器台帳に移します。業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。機器台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。

情報の中で抜けやすいのは、判断の理由です。「去年、部品を替えて様子を見ることにした」「この業者は夜は来ないので頼まない」といった理由は、台帳の欄に収まりにくいからです。修理の履歴に「なぜそうしたか」を一言書く欄を作ると、理由も残ります。

書き出しは、本人が話し、もう1人が書く形が早く進みます。本人に一人で書いてもらうと、ふだんの仕事の合間になり、なかなか進みません。週に1回、1時間ほどの聞き取りを数回に分けると、本人の負担も少なく済みます。

② 業者との関係は、人から施設へ少しずつ移します

業者との関係の属人化は、悪いことばかりではありません。長い付き合いがあるから、夜でも来てくれる、急ぎの修理を先に回してくれる、ということがあります。困るのは、その関係が担当者個人にだけ付いていて、施設には残っていないことです。

1. 連絡を施設の番号とメールに移す業者には、施設の代表の番号と、共有のメールに連絡してもらうよう頼みます。
2. 2人で会う担当者が業者と会うときに、副の担当や事務長も同席します。
3. 約束を書面にする単価、出張費、夜間の対応など、口で決めていたことを1枚に書いてもらいます。
4. 副の担当からも頼む小さな修理を、副の担当から頼む回数を少しずつ増やします。

業者の側にとっても、担当者1人とだけつながっている状態は不安です。その人が辞めたら、施設との取引が続くか分からないからです。「担当が替わっても付き合いを続けたい」と伝えると、施設の番号への切り替えに応じてもらいやすくなります。

関係が個人に付いたまま、長く頼んでいた地元の会社が廃業や代替わりをすると、施設は付き合いごと失います。その備えは工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにあります。

③ 判断は、基準と例を書いて共有します

判断の属人化は、ほどくのにいちばん時間がかかる経路です。経験から来る判断は、本人も言葉にしにくいからです。全部を書こうとせず、よく出る判断から、基準と例を書いていきます。

表の金額や回数は、書き方の例です。金額の線は、施設の決裁の決まりに合わせます。社会福祉法人なら、経理規程や決裁の規程に、誰がいくらまでの支出を決められるかが書かれていることが多いので、それに合わせます。

基準には、例を添えます。「生活に響くもの」とだけ書いても、人によって受け取り方が違います。「トイレが1か所詰まった：その日に頼む」「居室のドアがきしむ：次の巡回の日に」のように例があると、ほかの人も同じように判断できます。例は、過去の修理の履歴から拾うと、施設の実情に合います。

判断を書くと、本人の経験が施設に残ります。なぜその判断になったかを、次の担当も学べるようになります。

④ 窓口は、人ではなく役に付け替えます

窓口の属人化は、4つの中でいちばん早く変えられる経路です。職員が「〇〇さんに言っておいて」と伝える先を、人から役に付け替えれば始められるからです。

付け替える先は、正と副の2人の役にします。「事務の日勤の当番」「各階のリーダー」のように、役の名前で決めておくと、人が替わっても役は残ります。施設の中の窓口の作り方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

夜間の窓口も同じです。夜に不具合が出ると、夜勤の職員が担当者の携帯に電話をかける。この形が続いているなら、そこが窓口の属人化です。夜勤の職員が自分で連絡できる先と、朝まで待つものの分け方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかにあります。

属人化は、担当者本人にとっても重荷です

属人化をほどく話は、担当者から仕事を取り上げる話に聞こえることがあります。けれども、仕事が1人に集まる状態は、本人にとっても重荷です。ほどくことは、本人を守ることでもあります。

本人に話を持ちかけるときは、いなくなったら困るから、ではなく、休めるようにするため、と目的を伝えます。目的が本人のためだと分かると、書き出しにも協力してもらいやすくなります。

本人の経験を書き出す作業は、本人にしかできません。その時間を、勤務の中に正式に取ります。ふだんの仕事に上乗せすると、本人の負担がかえって増えます。

ほどく順番は、情報→窓口→判断→関係です

4つの経路は、ほどく順番が決まっています。情報を書き出し、窓口を役に付け替え、判断の基準を書き、最後に業者との関係を施設に移します。前の経路が、次の経路の土台になるからです。

よくあるのが、担当者の退職が決まってから、業者を替えたり、営繕を外に任せたりする進め方です。関係から先に動かすと、新しい相手は、設備の場所も、前の修理も、施設の決まりも知りません。結局、辞める本人に電話で聞くことになります。外注で建物の知識が外に出やすい点と、その防ぎ方は営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てますにまとめています。

かかる時間は、施設の規模で変わります。目安は、情報の書き出しに1〜2か月、窓口の付け替えに2週間ほど、判断の基準に2〜3か月、関係の移し替えに半年ほどです。関係は、業者とのやり取りを重ねながら移すので、急がずに進めます。

ほどいたあとの形は、誰が何を受け持つかの表にしておくと、はっきりします。設備の管理を職種ごと・時間帯ごとに分けて表にする方法は設備の管理は6つの役割に分け、職種と時間帯で受け持ちますにまとめています。

複数の施設を持つ法人では、本部の1人に4つが集まります

複数の施設を持つ法人では、属人化が法人全体に広がることがあります。本部の営繕の担当が、すべての施設の業者と判断を1人で受け持っている形です。施設が増えるほど、その人に集まる電話と判断が増えます。

法人の場合は、施設の中に窓口と判断の一部を戻し、本部は台帳と契約と大きな判断を持つ、という分け方が回りやすくなります。複数の施設で業者をそろえる進め方は修繕業者の統一は、分野ごとに3か月で進めますにあります。

モデルケース：本部の営繕担当1人が、5つの事業所を見ていた社会福祉法人

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

担当者が替わるときに、4つが施設に残っているかが試されます

属人化がほどけているかは、担当者が替わる日に試されます。退職や異動の申し出から引き継ぎまでの時間は、思っているより短いことがあります。期間の定めのない雇用では、法律の上では、退職の申し出から2週間で辞められる場合があります（民法第627条）。引き継ぎの期間だけで、4つの経路をほどくことはできません。

ふだんから4つをほどいておけば、引き継ぎの2週間は、確かめの期間になります。ほどいていなければ、その2週間で頭の中にあるものを急いで書き出すことになり、抜けが出ます。

介護サービスの事業者には、令和6年4月から、業務継続計画（BCP）を作ることと、職員への研修と訓練が求められています。災害のときに設備の業者に連絡がつくかも、その計画にかかわります。業者の連絡先が担当者の携帯の中にしかない状態は、計画の上でも弱い所になります。

属人化を戻さないために、平常時にしておくこと

属人化をほどく間、業者の手配の一部を外に任せたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。24時間受け付けています。場所と症状と写真をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りいただくこともできます。窓口を使う場合も、頼んだ修理の記録は施設の台帳に残しておくと、担当者が替わっても困りません。

よくある質問

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