修繕業者の統一は、
分野ごとに3か月で進めます

修繕業者の統一は、分野ごとに共通の頼み先を決めることです

いくつもの介護施設を持つ法人で「修繕業者を統一する」と言うと、全部の施設の修理を1社に任せる形を思い浮かべがちです。けれども、建具の調整から特殊浴槽の修理、屋上の防水までを、1社で同じ質に保てる会社はまれです。

統一は、分野ごとに、どの施設も同じ頼み先と同じ単価で頼める状態をつくること、と考えると進めやすくなります。そろえるものは、業者の名前だけではありません。

3つのうち、いちばん先にそろえるのは様式と記録です。頼み先が施設ごとに違っていても、頼み方と記録の形が同じなら、本部は全施設の修理を並べて見られます。単価は分野ごとにそろえ、頼み先はその次に、分野と施設の距離を見て決めます。

1社にまとめる形には、1社が元請けとして工事を請け負う形と、相談と手配の窓口だけを1つにする形があります。2つの違いは「一社にまとめる」には、二つの意味がありますにまとめています。この記事では、どちらを選ぶ場合にも先に要る、法人としてのそろえ方を扱います。

統一の前に、施設ごとに何がばらばらかを確かめます

統一を始める前に、施設ごとに何が違っているのかを確かめます。ばらばらなのは、業者の名前だけではありません。頼み方、承認の仕方、記録の残し方も、施設ごとに違っていることがほとんどです。

この表のどの行でいちばん困っているかを、先に本部で話し合っておきます。費用の差を縮めたいのか、遠い施設の待ち時間を縮めたいのか、本部から全体を見えるようにしたいのか。目的によって、手をつける分野が変わるからです。目的は1つに絞って、施設長たちに伝えます。

ばらばらになる理由の多くは、施設ができた時期と、担当者の付き合いの違いにあります。建てたときの工務店、前の事務長が知っていた設備会社、近所の電気屋。こうした付き合いは担当者が替わると途切れやすく、どの業者に何を頼んでいたかが分からなくなります。営繕が特定の人に集まる仕組みは営繕の属人化は、4つの経路を決まった順にほどきますにまとめています。

3か月の進め方は、数える・決める・試すの3段です

修繕業者の統一は、3か月を1つの区切りにすると進めやすくなります。1か月目に数え、2か月目に決め、3か月目に1つの施設で試します。全施設に広げるのは、試した結果を見てからです。

本部の役と施設の役を分けて書いたのは、統一が本部だけの仕事になると、現場の協力を得にくいからです。施設には、数えるための材料と、今の業者との付き合いで残したいものを出してもらいます。

3か月で全部の分野を決めようとはしません。決めるのは、統一しやすい1〜2の分野だけです。残りの分野は、試した結果を見てから、半年から1年かけて順に広げます。修理の手配そのものを外の会社に任せる形へ移るときの12週間の手順は修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移しますにまとめています。

1か月目：全施設の修理を、同じ表で数えます

1か月目は、全施設の1年分の修理を、同じ表に書き出します。いちばん気をつけるのは、施設ごとに書き方を変えないことです。同じ列、同じ分野の分け方で書けば、施設どうしを並べて比べられます。

拾う元は、会計の帳簿がいちばん確かです。修繕費として支払った記録を1年分たどれば、業者の名前と金額がそろいます。中身が「修理代一式」としか分からないものは、請求書の控えや業者の報告書で補います。

分野の分け方は、本部が先に決めて全施設に配ります。分け方が施設ごとに違うと、ある施設で「給湯」に入れた修理が、別の施設では「水まわり」に入り、並べても比べられません。迷う修理は「その他」に入れず、本部に聞いてもらう形にしておきます。

数え終わったら、分野ごとに、施設別の件数と費用、直るまでの日数を並べます。件数が多く、施設どうしで費用の差が大きい分野が、統一の効き目が出やすい分野です。修理の記録を業者ごとに残す業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。

分野ごとに、統一のしやすさが違います

数えた修理を分野ごとに並べると、統一しやすい分野と、しにくい分野があることが分かります。統一しやすいのは、件数が多く、作業の中身がどの施設でもおおむね同じで、近くに受けられる業者が多い分野です。

統一しにくい分野でも、まったく手をつけないわけではありません。昇降機や特殊浴槽は、業者をそろえる代わりに、保守の契約の中身を施設どうしで比べます。点検の回数、部品の扱い、駆けつけの時間を並べると、ばらつきが見えてきます。更新の時期が近い機器が複数の施設にあれば、まとめて見積を取る相談もできます。

「設備」は、給排水・空調・電気・防災・昇降機・介護の専用機器に分けて考えます。分けると、分野ごとに強い業者が違うことが見えてきます。分野ごとの業者の見分け方は設備修理に強い業者は、分野ごとに別の会社ですにまとめています。

2か月目：統一しやすい分野から、同じ条件で単価を比べます

2か月目は、統一しやすい分野を1〜2つ選び、候補の業者に同じ条件で見積を頼みます。比べるのは、1件の工事の総額ではなく、分野ごとの単価です。日常の小修理は1件ごとの中身が小さく、総額だけでは高いか安いかが分からないからです。

依頼文は1つにまとめ、どの候補にも同じ文を送ります。数えた修理のうち、その分野で多い作業を5〜10個選びます。そして「この作業をこの施設で頼んだらいくらか」を書いてもらうと、単価の差がはっきり出ます。見積の条件のそろえ方は見積の比較表は、条件書で6つをそろえてから作りますにまとめています。

社会福祉法人では、契約の決まりも合わせて確かめます。工事の請負の見積合わせは、令和8年4月から、400万円以下なら2社、超えると3社以上が基本です。1年分をまとめて頼む単価の契約をどう扱うかは、法人の経理規程で確かめておきます。

単価がいちばん安い業者が、統一の相手としていちばん合うとは限りません。全施設に来られるか、急ぎで着くまでの時間、報告の形も並べて決めます。比べた表は、そのまま施設長の会議に出す資料になります。

施設が離れているときは、地域ごとに頼み先を分けます

法人の施設が離れた地域にあるときは、全施設を同じ業者にそろえることにこだわりません。日常の小修理では、業者の移動の時間が、そのまま費用と待ち時間に乗るからです。離れた施設は地域ごとに頼み先を分け、様式と単価の考え方だけを法人でそろえます。

3か月の進め方そのものは変えません。離れた施設があるときに変えるのは、数え方の確かめ方、業者の候補の広げ方、試す順番、記録の届け方の4つです。

県をまたぐときは、給水や排水の工事に要る指定が、水道事業者や市町村ごとに違うことも確かめます。地域の業者を選ぶときは、施設のある地域の指定を持っているかを聞きます。

急ぎの修理だけは、どの施設でも近くの頼み先を1つ持っておきます。共通の業者が車で1時間かかる施設で、夜中に水があふれたら待ってはいられません。急ぎは近くの業者、待てる修理は共通の業者、と分けるのがふつうです。

エリアごとにまとめる意味と、法人が得るもの・現場が失うものはエリアでまとめると、法人は全体が見え、現場は近さを手放しますにまとめています。近くの業者を、着くまでの時間で探す考え方は近くの業者は、市区町村の名前より着くまでの時間で選びますにあります。

現場の不満は、理由を聞いて残すものを決めます

修繕業者の統一は、本部から見ると手間と費用の話です。けれども施設から見ると、慣れた頼み方を替える話です。不満が出るのは当たり前と考え、出てきた不満を、残すものを決める材料に使います。

不満は、施設長の会議で口頭で聞くだけでなく、試した施設の職員にも短い用紙で聞きます。何に困ったか、何日待ったかを書いてもらうと、気持ちの話と仕組みの話を分けられます。仕組みの話は直せます。気持ちの話は、統一の目的を伝え直すことで和らぐことがあります。

施設長が自分で頼んでよい範囲は、はっきり決めておきます。たとえば、急ぎの修理で一定の金額までは施設長の判断で近くの業者に頼み、あとで本部に記録を送る、という形です。範囲がはっきりしているほど、施設長は統一に協力しやすくなります。

今の業者に替えることを伝えるときは、早めに、直接、理由と時期を伝えます。急ぎの修理だけは引き続き頼みたい場合も、そのまま伝えます。関係を保ちながら断る伝え方は断り方で、次に頼める関係が残るかが決まりますにまとめています。

3か月目：1つの施設で試して、数字で比べます

3か月目は、決めた頼み先を、1つの施設で1か月使ってみます。いきなり全施設で始めると、うまくいかないときに、どこで止まっているのかが分かりにくくなります。1つの施設なら、本部の担当者も様子を見に行けます。

試す施設は、修理の件数が中くらいで、施設長が統一に前向きな施設を選びます。件数が少なすぎると比べる材料が足りず、多すぎると1か月で手が回りません。本部から通える距離にあると、立ち会いや聞き取りもしやすくなります。

1. 比べる相手を決める1か月目に数えた表から、その施設の同じ分野の、前の年の数字を出しておきます。
2. 1か月使う統一する分野の修理を、決めた頼み先と単価表で頼みます。
3. 数字を並べる日数・費用・電話やメールの数・不満の件数を、前の年と並べます。
4. 広げるかを決める施設長の会議で数字を示し、広げる順番と時期を決めます。

数字がよくならなかったときは、すぐに統一をやめず、どこで止まったかを見ます。業者が遅いのか、施設の中で話が止まっているのかで、直すところが違います。施設の中の報告の窓口まで整える進め方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

モデルケース：6施設の社会福祉法人が、水まわりと建具から統一した

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

統一したあとは、年に1回、法人で見直します

頼み先をそろえたあとも、業者の体制や単価は変わります。担当の職人が辞める、会社が代替わりする、材料の値段が上がる。統一は一度決めて終わりではなく、年に1回、法人で見直す仕事として予定に入れておきます。

1. 毎月本部が全施設の修理の件数・費用・日数を1枚の表で見て、止まっている修理がないかを確かめます。
2. 半年ごと施設長の会議で、共通の業者への困りごとを聞き、急ぎの枠がどう使われたかを見ます。
3. 年に1回分野ごとの単価を見直し、次の年も同じ業者に頼むか、候補を足して比べ直すかを決めます。
4. 予算を組む時期分野ごとの1年の費用と、更新が近い機器を、翌年度の予算に入れます。

比べ直すときも、1か月目に作った集計表と依頼文を使い回せます。同じ表で毎年数えていれば、どの施設のどの分野で修理が増えているかも見えてきます。統一した業者が辞める、代替わりする、といったときにも、表があれば次の候補を同じ条件で探せます。翌年度の修繕の予算の組み方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。

平常時にしておくこと

統一する分野の業者を探すときや、離れた施設の近くの頼み先を探すときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、お電話での受付はしていません。施設の住所と、統一したい分野の主な作業をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りいただくこともできます。

よくある質問

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