窓口を一本にして変わったのは、
探す時間と伝え方と電話の数です

窓口を一本にして変わったのは、探す時間・伝え方・電話の数です

修繕の窓口を一本にすると、事務長の仕事で変わるのは、おもに3つです。修理のたびに一から業者を探す時間、何を伝えればよいかの整理、見積や日程のためにかける電話の数です。どれも修理そのものではなく、修理の前後にある段取りの仕事です。

表の中身は、介護施設でよくある流れとして書いています。取材で伺った事務長のお話は、このうちの一部にあたります。次の節から、お話を引きながら、変わったことを1つずつ見ていきます。

変わらないものもあります。修理か交換かを決めること、費用を承認すること、施設長への説明と工事の日の段取りは、窓口を一本にしても施設に残ります。残る仕事は、後半の節で整理します。

一本化の前、事務長が抱えていたこと

多くの介護施設では、営繕の担当者がいないか、いても1人です。職員が見つけた不具合の話は、施設長を通って、あるいは直接、事務長の机に集まります。事務長は、経理や労務、入居の手続きの合間に、修理の段取りを受け持つことになります。ここからは、取材のお話だけでは分からない部分を、介護施設でよくある流れとして書きます。

一つひとつは小さな仕事ですが、修理が重なる時期には、事務長の1日がこの段取りで埋まります。夏の空調、冬の給湯器、台風のあとの雨漏りのように、修理は季節で集まるからです。

営繕を兼ねる事務長や施設長の負担を、仕事の分け方から減らす方法は兼務の限界は判断に表れます。手配と記録から手放しますにまとめています。

変わったこと①：業者を一から探す時間がなくなりました

1つめの変化は、修理のたびに一から業者を探す時間です。取材で伺った事務長の1人は、特殊浴槽の不具合で窓口に相談したときのことを、こう話しています。

何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

特殊浴槽のような専用の機器では、どこに頼めばよいかを探すところから時間がかかります。メーカーか、代理店か、設備の業者か。分からないまま電話をかけ、別の会社を紹介され、またかけ直す。こうした流れは、介護施設でよく起きます。

窓口を一本にすると、この1から4がまとめてなくなります。事務長がするのは、修理したい場所と状況を窓口に伝えることです。どの業者が合うかを考える手間は、窓口の側に移ります。

探す時間が減ると、修理が早く直ることにもつながります。業者を探している間も、不具合はそのまま残っているからです。毎回業者を探す状態から抜けるための、業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。

変わったこと②：何を伝えればよいかが整理されました

2つめの変化は、修理の相談で何を伝えればよいかが整理されたことです。小さな修繕の相談をした事務長は、最初のためらいと、相談したあとの感じ方を、こう話しています。

「こんな小さな修繕でも相談していいのかな」と最初は思いましたが、実際に相談してみると、内容を伝えるだけで話が進むので非常に助かりました。

ご利用者の声　埼玉県内・介護老人保健施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

伝えるだけで話が進むようにするには、伝える中身が決まっていることが助けになります。業者ごとに電話で説明していたときは、相手によって聞かれることが違い、そのたびに現場を見に戻ることがありました。伝える中身を決めておけば、1回の相談で足ります。

7つ全部がそろわなくても、相談はできます。写真と場所だけでも、話は始められます。小さな修繕を「こんなことで」と後回しにすると、不具合が広がってから大きな工事になることもあります。小さな修理の頼み先と束ね方は「ちょっとした修理」は、職人の種類ごとに束ねて頼みますにまとめています。

職員から事務長に不具合の話を上げてもらうときの様式も、この表に合わせておくと便利です。書き直さずに、そのまま窓口へ送れるからです。

変わったこと③：何社にも電話をかけなくてよくなりました

3つめの変化は、電話の数です。修理を1件頼むまでに事務長がかける電話は、思っているより多くなります。相見積のために3社に頼めば、下見の日程、見積の催促、工事の日程と、1社に何度もかけることになるからです。ここも、介護施設でよくある流れとして書きます。

電話が減ると、事務長の時間が空くだけでなく、話が途中で食い違うことも減ります。電話で聞いた金額や日程は、メモに残さないと、あとで確かめられないからです。文字でやり取りした中身は、そのまま記録として残ります。

ただし、電話がまったくなくなるわけではありません。工事の日の段取りや当日の細かな変更は、業者と直接話すほうが早いこともあります。設備の故障をまとめて頼む3つの形は介護施設の設備の故障を、まとめて頼む形は3つありますにまとめています。

一本化しても、施設に残ったこと

窓口を一本にしても、施設に残る仕事があります。修理か交換かを決めること、費用を承認すること、施設長への説明、工事の日の立ち会いと入居者の方への声かけです。ここは窓口が肩代わりできません。変わるのは、決めるための材料がそろった状態で考えられるようになることです。エアコンが急に冷えなくなったときに相談した事務長は、こう話しています。

施設側としては、修理で済むのか、交換したほうがいいのか判断しづらかったのですが、必要な対応について説明してもらえたので、施設長とも相談しながら進めることができました。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

決めるのは施設ですが、材料がそろっていれば、施設長との相談も短く済みます。修理と交換の両方の見積が並んでいると、あと何年使いたいか、予算をいつ使うかで話ができるからです。施設長や本部に出す稟議書の書き方は修繕の稟議書は、承認者の4つの問いに答えて書きますにまとめています。

窓口を一本にする手順は、5つの段階です

事務長が修繕の窓口を一本にするときは、次の5つの段階で進めます。書き出しに1か月、決めるのに2〜3週間ほどが目安です。

1. 書き出す1か月分の修理ごとに、業者を探した時間と、かけた電話の数を書きます。あとで比べるときの元の数字になります。
2. 範囲を決めるすべての修理を窓口に相談するか、小さな修繕だけにするか、急ぎを除くかを決めます。
3. 受け手を決める職員からの修理の話を事務長に届ける人を、正と副の2人で決めます。
4. 線を引く事務長が決めてよい金額と、施設長や本部の承認が要る金額を決めます。
5. 伝えて始める今の業者に、窓口を通す範囲と、これからも直接頼む範囲を伝えます。

2つめの範囲は、最初から全部にしなくてもかまいません。業者探しにいちばん時間がかかっている分野や、小さな修繕だけから始めて、うまく回れば広げます。

4つめの線を引くとき、社会福祉法人では見積の社数の決まりも合わせて確かめます。工事の請負の見積合わせは、令和8年4月から、400万円以下なら2社、超えると3社以上が基本です。

3つめの受け手を決めるのは、外の窓口を一本にしても、施設の中で話が止まると効き目が出ないからです。施設の中の報告の窓口まで含めた進め方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

一本化をためらう理由と、そのときの考え方

窓口を一本にするかどうかで、事務長が迷うところはおおむね決まっています。迷うのは自然なことです。理由ごとに確かめることを分けておくと、決めやすくなります。

費用の心配は、手数料の形を聞けば中身が分かります。施設が払う形もあれば、業者が払う形もあります。手数料の形と相場は営繕の代行の手数料は、誰が払っているかで見え方が変わりますにまとめています。

一本にまとめると楽になる代わりに、職人との直接のやり取りや、単価の見えやすさを手放す面もあります。何を手放し、どう残すかはワンストップで楽になる分、3つを手放します。一部は残せますにまとめています。

変わったかどうかは、事務長の手元の3つの数字で確かめます

窓口を一本にして変わったかどうかは、感じ方だけでなく、数字でも確かめます。始める前に書き出した1か月分の数字と、始めて3か月後の1か月分を比べます。見るのは、事務長が自分の手元で数えられる3つです。

比べるときは、修理1件あたりにそろえます。季節によって修理の件数が違うので、合計で比べると、件数の多い月のほうが悪く見えるからです。あわせて、頼んでから直るまでの日数も並べておくと、入居者の方の暮らしへの影響まで見えます。

数字がよくならないときは、どこで止まっているかを見ます。施設の中で話が事務長に届くまでに日数がかかっているのか、窓口から業者が決まるまでに日数がかかっているのか。止まっている所によって、直す相手が違います。誰がどれだけの時間を修理に使っているかを測る方法は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにまとめています。

モデルケース：事務長が営繕を兼ねる特養の、一本化からの1年

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

施設長と本部への報告は、月に1回の1枚で足ります

窓口を一本にすると、事務長の仕事は、電話をかける仕事から、記録を読んで伝える仕事に変わっていきます。相談と見積と結果が1つの流れで残るので、月に1回、施設長や本部に1枚の報告を出せるようになります。

1枚の報告は、施設長と話す時間を短くします。修理の話を1件ずつ口頭で伝えていたときは、同じ説明を何度もすることがありました。報告の形が決まっていれば、施設長は月に1回目を通し、気になる行だけを聞けば済みます。

1年分の報告がたまると、翌年度の修繕の予算の材料になります。修理の多い分野、交換が近い機器、季節ごとの費用の出方が見えるからです。予算の組み方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。

平常時にしておくこと

修理の相談先を一本にしたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、お電話での受付はしていません。修理したい場所と状況、写真をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りいただくこともできます。

よくある質問

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