営繕担当者が足りないときは、
増やす前に時間を測ります

足りないと感じたら、まず誰が何時間使っているかを測ります

営繕の担当者が足りないと感じたとき、最初にすることは求人を出すことではありません。今、営繕の仕事に、誰が、何に、何時間使っているかを1か月測ることです。測ると、足りないのが人の数なのか、時間がどこかで漏れているのかが分かります。

営繕の時間は、営繕の担当者だけが使っているわけではありません。修理の話を受けるリーダー、業者に電話をかける事務長、見積を決裁する施設長も時間を使っています。夜中に設備の異常に気づく夜勤の職員も同じです。担当者が1人減ると、その人の時間は消えるのではなく、ほかの人に散らばります。

人が足りないなら、施設の中に手を動かす人を置く話になります。時間が漏れているなら、人を増やしても同じ漏れが続くので、先に仕組みを変えます。どちらなのかは、感覚ではなく1か月の記録で見分けます。

1か月の記録は、1行に5つの欄で足ります

営繕の時間の記録は、1行に5つの欄だけにします。日付、誰が、どの修理か、どの作業か、何分か、です。欄を増やすほど書く人の手が止まり、1週間ほどで書かれなくなります。紙でも表計算のファイルでもかまいません。

どの作業かは、次の6つから選びます。迷ったら、近いものを1つ選べば足ります。6つに分けておくと、あとで「どの作業に時間が取られているか」が一目で分かります。

1つの修理に、何人もが何回も関わることがあります。それでかまいません。どの修理かの欄に場所を書いておけば、あとで同じ修理の行をまとめて、1件の修理に施設全体で何分かかったかも出せます。

測るときは、5分単位とその日のうちの記入を決まりにします

1か月の記録を役に立つ数字にするには、書き方の決まりを最初にそろえます。決まりは4つです。

1. 5分単位で書く1分単位にすると書く手間が増え、15分単位にすると短い電話が消えます。5分がちょうどよい細かさです。
2. その日のうちに書く翌日以降に思い出して書くと、短い作業が抜けます。机や詰所の記録の横に様式を置きます。
3. 電話1本でも書く5分に満たない電話も「5分」として書きます。何本もの電話が積み重なると、大きな時間になります。
4. 夜間と休日の分も書く夜勤の記録に「営繕」の1行を足し、朝に事務の職員が様式に写します。

測る前に、関わる職員に目的を伝えます。「誰が遅いかを見るためではなく、営繕の時間がどこに散らばっているかを見るため」と伝えておくと、少なめに書く人が減ります。結果は個人の名前ではなく、役ごとにまとめて見せます。

書く人を書き出すときは、営繕の担当者と事務長だけで止めません。修理の話がどこから始まるかをたどると、夜勤の職員、委託の清掃の人、送迎の運転手まで関わっていることがあります。最初から入れておくと、あとで「この時間が抜けていた」と測り直さずに済みます。

1か月の合計を、1年の時間と人件費に直します

1か月測ったら、合計を1年に直します。暦の1か月で測ったなら12倍、4週間で測ったなら13倍です。測った月が夏や冬で修理の多い月なら、1年に直した数字は多めに出ます。その場合は、ほかの月の修理の件数を請求書や修理の記録で数え、多めに出ている分を差し引いて見ます。

次に、時間を費用に直します。役ごとの1時間あたりの人件費を、法人の経理に聞きます。給与だけで割ると低く出るので、賞与の月割りと、社会保険の会社の負担分を足した額で割った単価を使います。

この例は、営繕の担当者が辞めて、ほかの職員で営繕を受け持っている施設です。営繕に使っている時間は、施設全体で1年に864時間、費用に直すと約229万円です。週40時間で働く常勤の職員1人が1年に働く時間は、休日の数によって1,900〜2,080時間ほどです。864時間は、その半分に届きません。

つまり、この施設が常勤を1人雇っても、手の空く時間が多く出る計算です。いっぽうで、事務長1人が1年に408時間を使っているので、事務長の困りごとは本物です。この場合は、常勤を雇うより先に、事務長の時間を減らす打ち手が来ます。

費用の数字は、外に任せたときの費用と比べる物差しにもなります。外に任せたい作業にかかっている1年の人件費と、外に任せる費用を並べると、どちらが法人として安く済むかが見えます。

時間が誰に集まっているかを、役ごとに見ます

合計の次に見るのは、時間が誰に集まっているかです。合計が同じでも、営繕の担当者に集まっているのか、事務長や施設長に散らばっているのかで、困りごとの中身が違います。

営繕の担当者にほとんどが集まっている施設は、担当者が休んだ日や辞めた日に、修理が一度に止まります。担当者しか知らない業者や機器の情報がどれだけあるかを、先に確かめます。事務長に多く集まっている施設は、請求や採用の事務が後ろにずれていないかを見ます。施設長の時間が多い施設は、金額ごとの承認の線が決まっておらず、小さな修理まで施設長の判断を待っていることがよくあります。

リーダーや夜勤の職員に少しずつ散らばっている施設では、同じ修理の話が何人もの間を行き来しています。記録の「どの修理か」の欄を場所で並べると、同じ不具合を3人がそれぞれ調べていた、といったことが見つかります。

特定の人に営繕が集まる仕組みと、そのほどき方は営繕の属人化は、4つの経路を決まった順にほどきますで、情報・関係・判断・窓口の4つに分けて書いています。

時間の数字だけでは見えない負担もあります。夜中の電話で眠りが途切れる、直すか替えるかを1人で決める重さ、といった負担は分数には出ません。兼務の限界が判断に表れるサインと、何から手放すかは兼務の限界は判断に表れます。手配と記録から手放しますにまとめています。

人を増やすか時間を減らすかは、時間の中身で決めます

人を増やすか、時間を減らすかは、合計の多さだけでなく、時間の中身で決めます。6つの作業のうち「直す」と「立ち会う」は、施設の中に人がいないとできない作業です。「探す」「比べる」「残す」は、仕組みを変えたり外に任せたりすると減らせる作業です。

半分は、目安の線です。「直す」と「立ち会う」が半分を超えていても、その多くが同じ業者を何度も待つ時間なら、まとめることで減らせます。反対に、半分に届かなくても、毎日のように手を動かす修理がたまっているなら、人を置く意味があります。

人を置くと決めた場合も、常勤1人とは限りません。1年に直した「直す」「立ち会う」の時間が1,000時間ほどなら、1日7時間・週3日の非常勤でおおむね足りる計算です。採用の求人の書き方と、採用以外の選択肢は営繕の担当者が採れないときは、求人の設計から見直しますにまとめています。

外に任せるか施設の中でするかの分かれ目は、時間のほかに、資格・件数・金額・急ぎ・知識の条件でも決まります。この5つの条件は営繕の外注と内製は、5つの条件で分かれますで書いています。

時間を減らす方法は、まとめる・外に出す・記録で消すの3つです

時間を減らすと決めたら、方法は3つです。急がない修理をまとめて1回で片付ける、受付や業者探しを外に任せる、探している情報を記録に残す、の3つです。記録に残すと、探す時間そのものが消えます。どれから始めるかは、測った6つの作業のどこが多いかで選びます。

減らすのは、探す・比べる・待つといった時間です。見回りや点検の立ち会いのように、建物を保つための時間まで削ると、あとで大きな修理になって返ってきます。建物の持ち主や管理者には、建物と設備を適法な状態に保つよう努める決まりもあります（建築基準法第8条）。

3つは組み合わせて使えます。たとえば、業者の一覧を作ってから急がない修理をまとめると、まとめた日に呼ぶ業者を探す時間もかかりません。外に任せる場合も、業者の一覧があれば、これまでの付き合いを生かしたまま任せられます。

どの方法も、始めて3か月たったら、同じ様式でもう1か月測ります。前の1か月と並べると、どの作業がどれだけ減ったかが数字で分かり、法人の本部への説明にもそのまま使えます。

まとめる：急がない修理は、決まった日にまとめて頼みます

「まとめる」は、急がない小さな修理を、その都度ではなく決まった日にまとめて片付ける方法です。修理1件ごとに業者を探して呼ぶと、探す時間も立ち会う時間も件数の分だけかかります。月に1回や2回の日にまとめると、探すのは1回、立ち会うのも半日で済みます。

まとめるときは、ためている修理の一覧を1枚にしておきます。場所・中身・写真の3つがあれば、業者は当日に要る部品と道具を持って来られます。小さな修理をためて、まとめて片付ける管理の仕方は小さな修繕は、月1回の巡回で1日7〜10件を直せますにまとめています。

まとめる日を決めると、職員にも「急がない修理は〇日にまとめて直る」と伝えられます。いつ直るかが分かると、同じ修理の催促が何度も届くことが減り、「受ける」の時間も減ります。

外に出す：受付と業者探しから、外に任せます

「外に出す」は、営繕の仕事のうち、施設の中にいなくてもできる作業を外に任せる方法です。測った時間のうち「探す」「比べる」が多い施設ほど、減る時間が大きくなります。最初に任せやすいのは、修理の話の受付と、業者探し・日程の調整です。

何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

外に任せる先には、決まった日に回る巡回、相談と手配をまとめる窓口、営繕の代行などがあります。どれに任せても、不具合に気づくことと、費用を承認して決めることは施設に残ります。外に任せたあと施設に残る仕事は営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事がありますで書いています。

外に任せる段取りは、今の業者の一覧づくりから始めて、受付、手配、記録と順に広げると、行き違いが少なくなります。12週間の進め方は修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移しますにまとめています。

当窓口も、フォームとLINEで24時間ご相談を受け、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえています。いっぽう、毎日のように小さな修理が出て、その場で手を動かす人が要る施設もあります。そうした施設には、窓口より、巡回や施設の中の人のほうが合います。

記録で消す：探す時間は、業者と機器の一覧で消せます

「記録で消す」は、何度も探している情報を一覧に残し、探す時間そのものをなくす方法です。測った記録の「探す」の行を読むと、同じ分野の業者を何度も探していることがよくあります。同じ機器の型番を、毎回見に行っていることもあります。

業者の一覧の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せます、機器の一覧の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにまとめています。一覧は、担当者が1人で作り込むより、測った1か月の記録から「よく探したもの」を順に書き足していくほうが続きます。

記録が残ると、担当者が替わっても、探す時間が戻ってきにくくなります。人を増やした場合も、新しく入った人が一覧を見て動けるので、慣れるまでの期間が短くなります。営繕の時間を減らすことは、人を増やすときの下ごしらえにもなります。

モデルケース：営繕の担当者が週3日になった特別養護老人ホーム

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

複数の施設を持つ法人は、施設ごとの時間を並べて見ます

同じ法人の中に施設がいくつもあるときは、施設ごとに同じ様式で測り、並べて見ます。1か所ずつ見ると、どこも「足りない」に見えます。並べると、時間の多い施設と少ない施設、探す時間の多い施設と直す時間の多い施設がはっきりします。

直す時間が多い施設と少ない施設があるなら、営繕の担当者が曜日を決めて施設を回る形が考えられます。どの施設も探す時間が多いなら、法人で業者の一覧を1つにすると、施設ごとに同じ業者を探す手間が消えます。1か所だけ時間が飛び抜けて多いなら、建物の古さや設備の状態を先に確かめます。修理の多さの原因が、人の数ではなく、更新の時期を過ぎた設備にあることもあるからです。

施設を回る形にするときは、移動の時間も営繕の時間に入れて数えます。片道30分の施設を週に2回回ると、移動だけで月に8時間ほどになります。移動の時間を数えずに回る日を決めると、回る人の時間が足りなくなります。

広い範囲に施設を持つ法人が、営繕をエリアでまとめる考え方はエリアでまとめると、法人は全体が見え、現場は近さを手放しますにあります。

平常時にしておくこと

測った記録をもとに、どの作業なら外に任せられるかを知りたい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。1か月分の記録や、よく出る修理の一覧をお送りいただければ、任せやすい作業と頼み先の候補をお返しします。お電話での受付はしていません。

よくある質問

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