エリアでまとめると、
法人は全体が見え、現場は近さを手放します

エリアでまとめる意味はあります。得るものと失うものは対になります

1都3県のように広い範囲に施設を持つ法人でも、営繕をエリアでまとめる意味はあります。近い施設どうしを1つのまとまりにして、日常の修理を同じ業者に頼むと、法人は単価と記録をそろえやすくなるからです。

ただ、得るものがあれば、現場が手放すものもあります。法人が得るのは、全体が見えることです。現場が手放すのは、近くの業者に自分で頼める身軽さです。この2つは、同じことの両面です。

まとめるかどうかは、施設の散らばり方で決まります。目安として、近い施設が3つ以上集まっている所は、まとめる効き目が出やすくなります。1つだけ離れた施設は、無理にまとめず、地元の業者に法人の様式で頼むほうが早く直ります。

この記事では、まとめるか・まとめないかの二択ではなく、何をエリアでまとめ、何を施設に残すかを決める考え方を整理します。

法人が得られる4つのことは、記録が集まるところから効いてきます

エリアでまとめると、法人は4つのことを得られます。どれも、施設ごとにばらばらに頼んでいたときには、本部から見えにくかったことです。

1. 単価がそろう同じエリアの施設は、同じ業者に同じ単価で頼めます。施設ごとの費用の差を、本部が説明しやすくなります。
2. 記録が集まるエリアの業者が同じ形で報告を出すので、全施設の件数と費用を毎月1枚で見られます。
3. 計画と発注がまとまる同じ時期に入れた空調や給湯器の更新を、エリアで1回の見積に出せます。
4. 事務が減る契約と請求の相手が減り、支払いの手続きと業者の名簿の管理が軽くなります。

4つのうち、本部がいちばん効き目を感じやすいのは、記録が集まることです。どの施設でどの分野の修理が多いかが、月ごとに並びます。施設ごとの費用の差も、単価の違いなのか、修理の数の違いなのかを分けて見られます。

計画と発注がまとまるのは、エリアならではの得です。同じ時期に建てた施設が同じエリアにあれば、設備の更新の時期も近くなります。比べる手間が1回で済み、工事の時期を施設どうしでずらせば、立ち会いや入居者の方の移動も重なりません。設備の更新の周期の目安は設備の年数は、3種類を並べてから更新の時期を決めますにまとめています。

現場が失うのは、近さと、自分で頼める身軽さです

得るものの裏で、現場が失うものもあります。エリアの業者は、施設から見ると、前より少し遠い相手になります。法人が得るものと失うものを対にして、手当てまで並べておくと、現場への説明もしやすくなります。

いちばん気をつけたいのは、建物の癖を知る地元の業者との付き合いです。建てたときの工務店や、何年も同じ施設に来ている設備の業者がいます。こうした業者は、図面にない配管の位置や、大雨のたびに水がたまる場所を知っています。エリアの業者に切り替えても、この付き合いは、急ぎの修理や相談の枠として残します。

もう1つは、小さな修理がたまりやすくなることです。エリアの業者を呼ぶほどではないと職員が遠慮すると、扉のきしみや水栓のゆるみが、巡回の日まで放っておかれます。小さな修理の一覧を施設で持ち、巡回の日にまとめて渡す形にしておきます。地元の工務店との年間の付き合い方は日常は工務店と年間で付き合い、大きな工事は入札などで比べて選びますにまとめています。

エリアで受け持つものと、法人・施設に残すものを分けます

エリアでまとめるときは、何もかもをエリアに寄せるわけではありません。法人全体でそろえるもの、エリアでまとめるもの、施設に残すものの3つに分けます。

エリアでまとめるのは、おもに日常の修理を頼む業者です。業者の移動の時間は、費用と待ち時間にそのまま乗ります。近い施設どうしを同じ業者に寄せると、1回の訪問で2つの施設を回るような組み方もできます。

法人全体でそろえる様式や単価の考え方は、エリアをまたいでも同じにします。エリアごとに業者が違っても、本部は全施設を同じ物差しで見られます。全国どこでも1社で受けると言う会社の形と見分け方は「全国対応」の営繕業者は、誰が来るかで3つに分かれますにまとめています。

施設の散らばり方で、エリアの決め方が変わります

エリアの決め方は、施設の散らばり方で変わります。同じ1都3県でも、ある沿線に施設が並ぶ法人と、県のあちこちに点在する法人とでは、線の引き方が違います。まず全施設を地図に置いて、どの形に近いかを見ます。

線を引くときの物差しは、県や市の境ではなく、業者が着くまでの時間です。日常の修理を受け持つ業者が、エリアのどの施設にも車で1時間ほどで着けるかを見ます。急ぎの修理は、それより狭い範囲で、施設ごとに近くの頼み先を持ちます。

1つのエリアに入れる施設の数は、目安として3つ以上です。2つでは業者が回る日を組む効き目が小さく、多すぎると1社の手が回らなくなります。近くの業者を、着くまでの時間で探す考え方は近くの業者は、市区町村の名前より着くまでの時間で選びますにまとめています。

1都3県は、県の境より移動の時間で区切ります

1都3県は、地図の上では1つのまとまりに見えます。けれども、業者が車で動くときの近さは、県の境と一致しません。県の名前でエリアを分けると、近い施設が別のエリアに分かれ、遠い施設が同じエリアに入ることがあります。

県の境をまたいでエリアを作ってもかまいません。埼玉の南部と東京の北部の施設が、同じ業者から車で30分ほどの範囲にあるなら、1つのエリアにするほうが自然です。反対に、同じ東京でも、23区の東の端と多摩の西の端は、別のエリアにするほうが早く来てもらえます。

県ごとに、業者の探し方の迷いどころも違います。東京や神奈川の都市部は業者が多い分、選び方に迷いやすくなります。埼玉や千葉では、都心の業者を呼ぶか、地元の業者にするかで迷いやすくなります。東京・神奈川での探し方は東京・神奈川は業者が多いぶん、3つの基準で絞ると決まりますにまとめています。埼玉・千葉での探し方は埼玉・千葉の営繕は、頻度と移動の時間で頼み先を分けますにあります。

BCPの面では、業者を1つのエリアに寄せすぎないようにします

介護施設では、令和6年（2024年）4月から、感染症と災害の業務継続計画（BCP）を作ることが義務になっています。営繕をエリアでまとめるときは、この計画との関係も見ておきます。エリアでまとめるほど、業者とのつながりが1か所に寄るからです。

首都直下地震のような大きな地震では、1都3県の施設と業者が、同時に被害を受けることがあります。エリアの業者が自社の復旧で手一杯になると、そのエリアの施設は、まとめて頼み先を失います。施設ごとにばらばらに頼んでいたときは、どこかの業者が動けるという分散が、知らないうちに効いていました。

BCPの訓練のときには、業者への連絡も一緒に試しておきます。計画に書いた番号がつながるか、担当者が替わっていないかは、試してみないと分かりません。停電への備えと、非常用の電源や受水槽に使える補助は停電への備えは、何を何時間動かすかから決めますにまとめています。

エリアの修理を束ねる役は、3つの形から選びます

エリアでまとめると、エリアの施設の修理を取りまとめる役が要ります。施設から上がった話を受け、業者に回し、エリアの記録を本部に届ける役です。取りまとめ役の形は、大きく3つです。

どの形でも、エリアの記録は、法人の様式で本部に届くようにします。取りまとめ役が替わっても、記録の形が同じなら、引き継ぎで困りません。

法人の職員を置く場合は、1人で見られる施設の数に限りがあります。エリアの施設を月に何回回るか、急ぎのときに誰が代わるかを、先に決めておきます。定期の巡回を業者に頼むときの、頻度と範囲の決め方は定期の営繕契約は、頻度・範囲・費用の順に決めますにまとめています。

年に1回、エリアごとに並べて見ます

エリアでまとめたあとは、年に1回、エリアごとの修理を並べて見ます。エリアの線が合っているか、業者の手が回っているかは、1年分の記録を並べると分かります。

並べるときは、エリアどうしを比べるだけでなく、同じエリアの中の施設どうしも比べます。エリアの端の施設だけが遅れているなら、線の引き方の問題です。エリア全体が遅れているなら、業者の手が足りていません。

年に1回の見直しは、修繕の計画を見直す時期と合わせると、手間が1回で済みます。長期修繕計画の作り方は長期修繕計画は、30年・5年・単年の3つで持ちますにまとめています。

エリアに分けたあとに起きやすいことと、防ぎ方

エリアでまとめ始めると、起きやすいことがいくつかあります。どれも、先に決まりを作っておくと防げます。

とくに起きやすいのが、エリアの端の施設の後回しです。業者にとっては、拠点に近い施設から回るほうが自然だからです。どの施設も同じ日数の目安で来てもらえるように、エリアの業者と先に話しておきます。

取りまとめ役に話が集まりすぎると、営繕が特定の人に集まる形に戻ってしまいます。属人化が起きる4つの経路は営繕の属人化は、4つの経路を決まった順にほどきますにまとめています。

モデルケース：1都3県に16施設を持つ法人が、4つのエリアに分けた

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

エリア分けは、地図に施設を置くところから始めます

エリアでまとめ始めるときは、業者を探すより先に、地図に施設を置くところから始めます。線を引いてから業者を探すほうが、エリアに合う業者を選べます。

3つめの、エリアごとに修理を数えるところからは、業者を統一する進め方と同じです。分野ごとに統一しやすいものから決め、1つの施設で試してから広げます。業者を統一する3か月の進め方は修繕業者の統一は、分野ごとに3か月で進めますにまとめています。

4つめの例外は、急ぎの修理の近くの頼み先と、施設長が自分で頼んでよい範囲です。エリアの業者を決める前に施設長たちと話しておくと、始めてからの不満が少なくなります。

平常時にしておくこと

エリアの線の引き方に迷うときや、エリアの端の施設の近くで頼める先を探すときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。当窓口は、決まったエリアの業者を持つ形ではありません。ご依頼ごとに施設の近くの業者に声をかけ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。受付は24時間で、お電話での受付はしていません。相談と見積は無料で、お断りいただくこともできます。

よくある質問

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地域ごとの頼み先の考え方は対応エリア、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。