修繕の稟議書は、
承認者の4つの問いに答えて書きます

承認する人が見ているのは、4つの問いです

修繕の稟議書を読む本部の担当や理事長が知りたいのは、工事の細かな中身より、決めてよいかどうかの材料です。その材料は、なぜ今か、いくらが妥当か、ほかの方法はないか、しない場合にいくらかかるか、の4つの問いにまとめられます。この4つに順に答える形で書くと、差し戻しが減ります。

承認する人は、修繕の専門家とは限りません。施設の現場も毎日は見ていません。だからこそ、現場で当たり前のこと（給湯器が古い、よく止まる）を、日付や回数に置き換えて書く必要があります。「担当者が言うのだから」ではなく、「この材料なら自分も上に説明できる」と思えるかどうかで、承認の早さが変わります。

4つのうち、書き手がいちばん抜かしやすいのは「しない場合の費用」です。工事をする理由は書いても、しなかったときにいくらかかるかまでは書かないことが多いからです。ここを金額にすると、「来年度でもよいのでは」という問いに、先回りして答えられます。

稟議書は、結論を先に、根拠を後ろに置きます

稟議書は、冒頭に「決めてほしいこと」を1行で書き、そのあとに4つの問いへの答えを並べます。見積書や写真などの根拠は、別紙に回します。本文が1〜2枚に収まると、承認する人が読む時間も、上に説明する時間も短くなります。

「決めてほしいこと」の1行には、金額と期限を入れます。たとえば「1階浴室の業務用給湯器1台の交換（180万円）を、10月20日までに承認してください。11月の寒くなる前に工事を終えるためです」と書きます。期限の理由まで書くと、後回しにされにくくなります。

法人によって稟議の様式が決まっている場合は、その欄に合わせて、この順番の中身を入れます。様式に「理由」の欄が1つしかなければ、その中を「なぜ今か」「ほかの方法」「しない場合の費用」の小見出しで分けます。

「なぜ今か」は、日付と回数と写真で書きます

「なぜ今か」は、承認する人が最初に聞く問いです。「老朽化のため」「故障が多いため」だけでは、なぜ去年でも来年でもなく今年なのかが伝わりません。設置した年、修理の回数と日付、止まった日の影響を、記録から書き出します。

写真は、1か所につき3枚が目安です。全体が分かる写真、傷んだ所に近づいた写真、型番と製造年が読める銘板の写真です。写真には、撮った日と場所を書き添えます。現場を見ていない人にも、どこの何の話かが一目で分かります。

部品の見通しや、修理の回数の増え方は、更新の時期を判断する材料にもなります。法定の耐用年数・部品の保有期間・実際の更新の目安の3つを並べて時期を決める考え方は設備の年数は、3種類を並べてから更新の時期を決めますにまとめています。稟議書では、そのうち自分の設備に当てはまる材料だけを書きます。

「いくらが妥当か」は、同じ条件の見積を並べて示します

「いくらが妥当か」には、同じ条件で取った見積を並べて答えます。条件がそろっていないと、安い見積が工事の範囲を小さくしているだけのこともあり、比べた意味がなくなります。機器の能力と台数、撤去と処分、配管の範囲、工事の時間帯をそろえてから頼みます。比べるための条件のそろえ方は見積の比較表は、条件書で6つをそろえてから作りますにまとめています。

見積が「一式」としか書かれていないと、承認する人は高いか安いかを判断できません。内訳を分けてもらう頼み方と、1社の見積でも妥当かを確かめる方法は「一式」を分けてもらえば、1社の見積でも判断できますにあります。入居者の方がいる中の工事では、仮設・養生・時間帯の割増が総額の2割〜4割になることがあります。その中身と確かめ方は仮設・養生・割増の割合は、施設が渡す条件で変わりますにあります。

社会福祉法人の工事の請負では、見積の社数にも決まりがあります。2社の見積合わせで足りる上限は、令和8年4月から400万円以下になり、それを超えると3社以上から見積を取ります。稟議書には、何社に頼み、何社から出てきたかも書きます。社数の決め方は社会福祉法人の相見積は、400万円を境に2社と3社に分かれますにまとめています。

いちばん安い見積を選ばなかったときは、その理由を1行で書きます。「保証の期間が長い」「夜間の連絡先が決まっている」「工事の日に止まる時間が短い」など、比べた点を書けば、承認する人も上に説明できます。

「ほかの方法はないか」には、先に3〜4つの案を並べます

「修理で済まないのか」「一部だけではだめか」は、承認する人がよく聞く問いです。聞かれてから答えるより、稟議書の中に案を並べておくほうが早く進みます。修理、部分の交換、全部の更新、先送りの4つを、今年の費用と、止まる心配、入居者の方への影響で比べます。

案を並べたら、選んだ案と、その理由を1行で書きます。たとえば「案Bを選びます。古い1台の修理が続いており、もう1台はまだ部品があるため、交換は来年度以降の予算で計画します」です。選ばなかった案の理由も書いておくと、「Cのほうがよいのでは」という問いにも答えられます。

修理で済むか、交換が要るかは、業者に両方の見積と説明を求めると判断しやすくなります。特殊浴槽なら、修理と買い替えのどちらを選ぶかの目安になるサインがあります。その見分け方は特殊浴槽の修理費は、残りの年数で割って比べますにまとめています。エアコンが急に冷えなくなり、修理か交換かで迷った事務長のお話です。

施設側としては、修理で済むのか、交換したほうがいいのか判断しづらかったのですが、必要な対応について説明してもらえたので、施設長とも相談しながら進めることができました。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

「しない場合の費用」は、3つの金額を足して出します

「しない場合の費用」は、工事をしなかったときに、1年間でいくら出ていくかの見込みです。繰り返す修理、止まった日の代わり、広がる被害の3つに分けて出します。急ぎの割増は繰り返す修理に、職員の手間は止まった日の代わりに、時間と時給で入れます。どれも過去の記録から出せる数字なので、記録を探すところから始めます。

この例では、しない場合の費用は1年あたり約36万円です。5年で見ると約180万円になり、古い1台を交換する案Bの費用に近づきます。そこに広がる被害が起きれば、交換の費用を超えます。こうして並べると、「来年度でもよいのでは」という問いに、数字で答えられます。

金額にしにくい影響は、日数と人数で書きます。たとえば「お湯が止まった日は、入居者の方36名の入浴を清拭に替えた」「止まった2日間で、清拭の対応に職員2名が1日3時間ずつ当たった」です。運営の基準では入浴は「入浴、又は清拭」と書かれていて、止まった日は清拭に替えられます。ただ、替える日が続けば、暮らしの質が下がることも書き添えます。

特殊浴槽が止まった日に、入浴を清拭に替えるときの段取りは特殊浴槽が止まった。入浴は清拭に替えられますにあります。稟議書では、止まった日にどう回したかを書いておくと、影響が具体的に伝わります。

写真と専門の言葉は、承認する人に合わせて添えます

業者の見積書や報告書には、専門の言葉がそのまま書かれています。承認する人が読んで分からない言葉は、稟議書の本文で言いかえます。言いかえるときは、何がどうなっているかを、見たままの言葉で書きます。

写真には、矢印や丸で傷んだ所を示し、1枚ごとに説明を1行つけます。「さび」「ひび」「水のしみ」など、写真で見える言葉にそろえると、承認する人が写真と本文を見比べやすくなります。

型番と製造年は、銘板の写真から書き写します。機器の一覧を日ごろから作っておくと、稟議のたびに機械室へ写真を撮りに行かずに済みます。台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。

通らない稟議には、共通点があります

差し戻される稟議には、共通点があります。どれも、書き手が分かっていることを、読み手も分かっていると思いこんで書いたときに起きます。出す前に、次の表に当てはまる所がないかを見直します。

とくに多いのが、見積書を付ければ伝わると考えて、本文を短くしすぎる形です。見積書は「いくら」の材料にはなりますが、「なぜ今か」「ほかの方法」「しない場合」には答えていません。見積書を付けたうえで、4つの問いへの答えを本文に書きます。

反対に、長すぎる稟議も読まれにくくなります。業者の報告書を本文に写すと、何を決めればよいのかが埋もれます。本文は答えだけにして、報告書は別紙に回します。

差し戻されたら、指摘を4つの問いに当てて直します

差し戻されたときは、全部を書き直す必要はありません。指摘の言葉を、4つの問いのどれに当たるかに振り分け、足りない材料だけを足します。指摘の意味が分からないときは、その日のうちに承認する人に、何が足りないかを聞きます。

出し直すときは、直した所に下線や色を付け、表紙に「〇月〇日の指摘を受けて、2社目の見積と単価の比べを足しました」と1行書きます。承認する人は、前に読んだ所を読み直さずに済みます。

「予算はあるのか」と聞かれたときは、予算のどの区分から出すかを答えます。予定外の故障なら予備費、計画していた更新なら更新の区分です。修繕・更新・予備費に分けて予算を組む考え方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。

モデルケース：給湯器の交換の稟議が、3回差し戻されていた住宅型有料老人ホーム

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

急ぎの故障と大きな工事では、稟議の形を変えます

すべての修繕を同じ形の稟議で通そうとすると、急ぎの故障には間に合わず、大きな工事には材料が足りなくなります。工事の急ぎ具合と金額で、稟議の形を変えます。どこまでを誰が決めてよいかは、法人の決裁の決まりで確かめます。

1. 急ぎの故障入居者の方の暮らしや安全に響く故障は、その日のうちに承認する人へ電話やチャットで一報し、応急の手当てを先にします。稟議は事後に、4つの問いの形で出します。事後の稟議を認めるかは、法人の決まりで確かめます。
2. ふつうの修繕この記事の4つの問いの形で出します。見積の比べと、しない場合の費用を本文に入れます。
3. 大きな工事稟議に加えて、理事会や役員会の資料が要ることがあります。傷みの調査、30年の総額の比べ、資金の計画をそろえます。

社会福祉法人では、法人の規程の金額を超える設備の入れ替えや、工事のための借入れは、理事会で決めます。どの工事を理事会に上げるか、建物附属設備の区分と決裁の流れは建物附属設備の耐用年数は、設備の区分で決まりますにまとめています。理事会に出す資料の組み立ては理事会が見るのは見積ではなく、傷み・30年の総額・資金・先送りの4つですが参考になります。

急ぎの故障の事後の稟議でも、4つの問いは同じです。「なぜ今か」には、その日の故障の状況を書きます。「いくらが妥当か」には、急ぎの割増を含めた内訳を書きます。「ほかの方法」にはその日に取れた手当てを、「しない場合」には止まったままにした場合の影響を書きます。

稟議を通しやすくするために、平常時にしておくこと

稟議の「いくらが妥当か」に使う見積を、同じ条件で複数の業者から取りたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。工事の場所と中身、写真をお送りいただければ、最大3社に同じ条件で見積を頼めます。相談と見積は無料で、お断りもできます。稟議書を書くのは施設の側ですが、比べるための材料をそろえるところまでは、窓口がお手伝いできます。

よくある質問

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