「一社にまとめる」には、
二つの意味があります

同じ「一社」でも、中身が違います

「一社にまとめる」と言ったとき、施設が思い浮かべている形は、大きく2つに分かれます。どちらも施設から見ると「頼む先が1つになる」のは同じですが、工事を誰が請け負い、誰が責任を持つのかが違います。

ふだんの会話では、この2つが区別されないまま「一括で頼める会社」と呼ばれていることが多くあります。相談の最初に「工事はどこが請け負うのですか」と聞くだけで、相手がどちらの形なのかが分かります。

どちらがよいというものではなく、工事の出方によって向き不向きがあります。まず、自分の施設で減らしたい手間が何なのかを考えると、選びやすくなります。

施工の一本化は、同時に進む工事に向いています

施工の一本化は、1社が元請けになり、建築・電気・設備などの職種をまとめて段取りする形です。浴室の改修のように、解体・配管・電気・内装・設備の取り付けが1つの現場で順番に進む工事では、元請けが職種どうしの順番と責任をまとめるので、施設は1社と話すだけで済みます。

いっぽうで、元請けは下請けの会社に仕事を出すため、その段取りや管理の経費が費用に乗ります。下請けの先にさらに下請けがある、というように段数が増えると、そのぶん経費が重なることもあります。見積を受け取ったら、どの工事を自社で行い、どの工事を下請けに出すのかを聞いておくと、費用の中身が分かりやすくなります。建物と設備の工事がぶつかる場面は建物と設備を一括で頼むと、境目の押し付け合いがなくなりますにまとめています。

「丸投げ」は、建設業法で原則として禁じられています

施工の一本化を頼むときに知っておきたいのが、建設業法の決まりです。請け負った工事を、そのまま丸ごと別の会社に請け負わせる「一括下請負」は、原則として禁止されています。民間の工事では、発注者である施設があらかじめ書面で承諾した場合に限って認められます。

書面の承諾を求められたときは、すぐに判断せず、実際に工事をする会社の名前、現場の管理をする人、元請けが受け持つ仕事の範囲を確かめます。承諾するかどうかは、施設が決めてよいことです。

つまり、「一社に頼んだのに、実際はまったく別の会社が全部やっていた」という形は、施設の承諾がなければ本来は認められません。元請けが現場の管理をきちんと行っているかを確かめることは、工事の品質を守ることにもつながります。

窓口の一本化は、年に何度も出る修理に向いています

窓口の一本化は、相談と手配の窓口を1つにして、工事はそれぞれの専門の会社に頼む形です。水漏れは設備会社、扉の不具合は建具の会社、照明は電気工事の会社というように、分野の違う修理が年に何度も出る施設では、窓口が1つあるだけで、施設が業者を探す手間と連絡の手間が大きく減ります。

窓口の一本化では、工事の契約を、施設と工事をする会社が直接結ぶ形と、窓口の会社が結ぶ形があります。誰の名前で発注するのかによって、責任と支払いの流れが変わるので、最初に確かめておきます。発注の名前と責任の考え方は修繕管理の代行は、誰の名前で発注するかで責任が変わりますに、施設の中の窓口の整え方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。

どちらが向いているかは、修理の出方で決まります

2つの形のどちらが向いているかは、施設で出てくる修理や工事の出方で決まります。1年分の修理を並べてみると、どちらの形が手間を減らせるかが見えてきます。

1年の修理を並べるときは、件数だけでなく、1件ごとの金額と、何日で片付いたかも書いておくと、選びやすくなります。

多くの施設では、2つを組み合わせるのが現実的です。日常の修理は窓口を1つにし、数年に一度の大きな改修は、その工事ごとに施工を一本化する元請けを選ぶ、という形です。

組み合わせるときは、線の引き方を決めておきます

施工の一本化と窓口の一本化を組み合わせるときは、どの工事をどちらで頼むのか、線を引いておきます。線があいまいだと、同じような工事を、ある時は窓口に、ある時は建設会社に頼んでしまい、記録も費用もばらばらになります。

どの線を使うかは、法人の決裁の決まりとも合わせて決めます。一定の金額を超えると相見積や理事会の承認が要る法人では、金額で線を引くと、決まりとも合わせやすくなります。金額の帯で体制を分ける考え方は5千円と3千万円を、同じ体制では扱えませんにまとめています。

手数料と中間の経費を、同じ物差しで比べます

一社にまとめると、どちらの形でも、まとめる役の会社の費用がかかります。施工の一本化では元請けの管理の経費が、窓口の一本化では窓口の手数料が、それにあたります。比べるときは、名前ではなく、何に対していくら払っているかで見ます。

費用だけを比べると、まとめないほうが安く見えることがあります。けれども、施設の職員が業者を探し、何社にも電話をかけ、請求書をまとめている時間も、本当は費用です。手数料の形と確かめ方は営繕の代行の手数料は、誰が払っているかで見え方が変わりますにまとめています。

請求と経理の手間も、まとめ方で変わります

一社にまとめたい理由として、請求書の数を減らしたい、という声もよく聞きます。どの形を選ぶかで、施設に届く請求書の数と、経理の手間が変わります。

請求書を1本にまとめたい場合は、窓口の会社が契約と請求をまとめる形にするか、月ごとにまとめて請求してもらえるかを聞いておきます。社会福祉法人などで、契約の相手や支払いの方法に決まりがある場合は、先に経理の担当者と確かめておきます。

切り替えるときは、1つの分野から始めます

今の頼み先をいっせいに替えると、どこかで行き違いが起きやすくなります。1つの分野から始めて、うまく回ることを確かめてから広げるほうが、施設にも業者にも負担が少なくなります。

1. 1年の修理を数える分野ごとに、何件の修理があり、誰に頼んでいたかを書き出します。
2. 始める分野を選ぶ件数が多く、業者探しに時間がかかっていた分野を選びます。
3. 今の業者に伝える長く頼んできた業者には、替える理由と時期を、早めに直接伝えます。
4. 3か月試す連絡から完了までの日数、費用、職員の手間を、前と比べます。
5. 広げるか決めるうまく回れば、ほかの分野にも広げます。合わなければ、元に戻すことも考えます。

長く付き合ってきた業者との関係は、施設の財産でもあります。すべてを切り替えず、急ぎの対応だけはその業者に残す、といった分け方もできます。まとめることで手放すものについてはワンストップで楽になる分、3つを手放します。一部は残せますで書いています。

モデルケース：施工の一本化から、組み合わせに変えた施設

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

まとめる前に、相手に聞いておくこと

一社にまとめる相手を決める前に、次のことを聞いておくと、始めてからの行き違いを防げます。施工の一本化でも、窓口の一本化でも、聞くことはおおむね同じです。

とくに「自社で施工する分野」は、相手の会社の得意分野を知る手がかりになります。すべてを自社でできる会社はまれで、得意な分野とそうでない分野があるのがふつうです。設備の故障をまとめて頼む3つの形は介護施設の設備の故障を、まとめて頼む形は3つありますにまとめています。

平常時にしておくこと

修繕をどうまとめればよいか迷っている、今の頼み方を見直したい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。1年の修理の内容と、今の頼み先をお送りいただければ、施設に合うまとめ方と、頼み先の候補をお返しします。

よくある質問

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