営繕も、清掃と同じ形の
仕様書を作れば外に出せます

営繕が施設に残るのには、3つの理由があります

給食や清掃を外の会社に任せている施設でも、営繕は施設の中に残っていることがよくあります。営繕だけが外に出ないのは、担当者の好みや慣れのせいではありません。営繕の仕事そのものに、外に出しにくい3つの性質があるからです。

1つ目の理由は、仕事の量です。給食は定員と1日3食で、清掃は面積と回数で、1年分の仕事の量を前もって数えられます。営繕は、ある月には水漏れが5件続き、次の月は1件もない、ということが起きます。量が読めないと、外の会社は月ごとの料金を決めにくく、施設も何にいくら払うのかを決めにくくなります。

2つ目の理由は、分野の広さです。蛇口の修理は水道、照明は電気、エアコンは空調と、頼む先が分かれます。電気の工事には電気工事士の資格、水道の工事には水道局の指定、と資格や登録も分野ごとに違います。1社に任せても、その会社がさらに分野ごとの会社に頼むことになり、外に出したのに電話の数が減らない、ということが起きます。

分野ごとに頼み先を探す手間は、事務長の時間を大きく取ります。特殊浴槽の不具合で窓口をお使いになった事務長からは、次の声をいただいています。

何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。

ご利用者の声　東京都内・介護施設／事務長

取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。

3つ目の理由は、仕事として書き出されていないことです。給食や清掃には、担当の部署と作業の表があります。営繕は、事務長が電話を受け、介護職員が業者を案内し、施設長が費用を決める、というように、何人もの兼務の中に散らばっています。1年に何件の修理があり、誰が何時間使ったのかが分からないままでは、外に任せる範囲を書けません。誰が何時間使っているかの測り方は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにまとめています。

給食と清掃は、量と基準が先に決まる仕事です

給食と清掃が外に出しやすいのは、仕事の量と仕上がりの基準を、契約の前に書けるからです。何を、どれだけ、いつ、どの出来ばえで行うかが紙に書ければ、外の会社は料金を出せますし、施設はできたかどうかを確かめられます。営繕と並べてみると、違いがはっきりします。

外に任せても、施設の責任がなくなるわけではありません。給食を委託していても、食事の事故が起きたときの最終的な責任は施設にあると、自治体の指導の資料でも説明されています。そのため施設の栄養士が、委託先の献立や衛生の決まりを確かめています。営繕も同じで、外に任せるのは作業と手配です。建物の責任と費用の判断は、施設に残ります。

ここで目を向けたいのは、給食や清掃の委託で、施設がすでに「外に任せて、施設が確かめる」形を持っていることです。仕様書、日々の記録、月ごとの報告、確かめる担当、定期の評価。この形は、営繕の外注にもそのまま持ち込めます。

営繕の仕事にも、回数で書ける部分があります

営繕は量が読めない、と言っても、営繕の仕事のすべてが読めないわけではありません。巡回の点検や修理の受付、記録と報告は、月に何回、何時間と前もって数えられます。読めないのは、故障の修理そのものです。分けてみると、仕様書に書ける部分が思ったより多いことが分かります。

量の読める仕事は、清掃の仕様書と同じように回数と時間で書けます。読めない修理は、回数の代わりに「1件いくらで、いくらまでなら施設に聞かずに直してよいか」を書きます。料金の決め方を、読める仕事と読めない修理で分けるのです。定額にできる範囲とできない範囲の考え方は営繕の定額契約は、読める仕事だけを定額にしますにまとめています。

自分の施設の1年分の修理の記録を、この表の7つに振り分けてみると、外に出せる仕事の量が見えてきます。記録が残っていない場合は、過去の請求書を12か月分さかのぼり、件数と分野だけでも書き出します。

委託と請負は、約束しているものが違います

給食や清掃の委託と、修理の工事では、契約で約束しているものが違います。民法では、請負は仕事を完成させることを約束する契約です。委任や準委任は、事務や作業を行うことを約束する契約です。給食や清掃の委託は、決まった作業を続けて行うことに払う形が多く、修理の工事は、直すという結果に払う形です。

1. 受付・巡回・記録は、委託の形決まった作業を、決まった回数行うことに払います。量が読めるので、月ごとの料金にしやすい仕事です。
2. 修理は、請負の形直すという結果に払います。工事ごとに見積を取り、仕上がりと保証を確かめます。
3. 営繕の外注は、2つが混ざる1つの契約の中に、委託の部分と、工事の請負の部分が入ることが多くなります。

営繕を外に出すときは、契約書のどこが委託で、どこが工事なのかを分けて読みます。分けておかないと、巡回の料金に修理も含まれていると思っていた、という行き違いが起きます。修繕管理を外に任せるときの契約の形と、責任の分かれ方は修繕管理の代行は、誰の名前で発注するかで責任が変わりますに書いています。

ほかの委託で使っている形は、営繕にも持ち込めます

給食や清掃の委託を続けてきた施設は、外に任せた仕事を確かめる道具を、すでにいくつも持っています。営繕の外注を一から考えるより、今ある道具を営繕に置き換えるほうが早く、職員も慣れた形で動けます。

6つの中で、営繕にいちばん欠けやすいのは「確かめる担当」です。給食には栄養士がいて、清掃には仕上がりを見る職員がいます。営繕では、外に任せたとたんに誰も確かめなくなることがあります。外に任せる前に、確かめる担当とその代わりの人の名前を、仕様書に書いておきます。

外注にはデメリットもあります。手数料がかかる、建物の知識が外に集まる、職員の気づきが減る、といったことです。どれも契約の前に手を打てることで、その打ち方は営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てますにまとめています。

清掃委託の仕様書を、営繕の仕様書の下敷きにします

営繕の仕様書を一から書くのは大変です。そこで、手元にある清掃の委託の仕様書を開きます。国の庁舎の清掃の仕様書の例を見ると、国土交通省が監修した建築保全業務共通仕様書に沿って作られています。中には、場所と回数の表、作業の時間、報告、確かめる担当、受託者の責任が並んでいます。施設の清掃の仕様書にも、同じような項目があるかを見てみます。この並びに、営繕の中身を入れていきます。

清掃の仕様書には、毎日の清掃と、年に数回の床の洗浄のような定期の清掃が、分けて書かれていることがあります。営繕でも、毎月の巡回と受付は「日々の仕事」、法定点検の立ち会いや更新の計画は「定期の仕事」と分けると、読みやすくなります。

清掃と営繕で違うのは、修理の部分です。清掃の仕様書には、回数で書けない仕事はほとんどありません。営繕の仕様書では、次の節のように、修理を単価と承認の金額で書く欄を足します。清掃の委託費の決まり方と、施設管理の契約に修理が含まれているかの読み方はビルメンテナンスの委託費と、修理の費用は分けて見ますで書いています。

件数の読めない修理は、単価と承認の金額で書きます

修理は、件数が読めないので、回数では書けません。代わりに、1件ごとの値段の決め方と、施設に聞かずに直してよい上限を書きます。こうしておくと、外の会社は小さな修理をその場で直せ、施設は大きな出費だけを判断できます。

承認の金額は、施設の規模と予算で決めます。たとえば、建具の調整や照明の交換（当窓口の目安で5,000円〜3万円）までは事後の報告にします。水漏れの修理（1万5,000円〜8万円）より大きなものは見積を取る、という線の引き方です。線が低すぎると、外に任せた意味が薄れます。高すぎると、思わぬ出費になります。

単価の形には、時間ごと、出来高、定額、実費精算などがあり、形によって見積の読み方が変わります。営繕を外に任せるときの費用の相場と、料金の形ごとの見え方は営繕の外注費は、4つの料金の形で見え方が変わりますにまとめています。

評価の場を、年1回つくります

給食の委託では、嗜好の調べや定期の打合せで、委託先の仕事を見直す場があります。清掃でも、仕上がりの点検や月報で、出来ばえを確かめています。営繕の外注でも、同じように評価の場を決めておきます。目安は、毎月の報告を読むことに加えて、年に1回、数字を並べて話し合う会議を開くことです。

評価の会議は、給食や清掃の評価と同じ月に開くと、施設の側の準備が1回で済みます。出る人は、施設の確かめる担当、事務長か施設長、外の会社の担当者です。1時間ほどで、6つの数字と、次の1年で変えることを決めます。

評価の結果は、契約の更新につなげます。数字がよければ任せる範囲を広げ、悪ければ範囲や単価を見直します。評価の場がないまま何年もたつと、外に任せた仕事が見えなくなり、契約の更新が「いつもどおり」で決まってしまいます。

受付と記録から、段階的に移します

給食の委託先を替えるときは、献立や衛生の決まりを引き継ぐ期間を置きます。営繕でも、いっぺんに全部を外に出すより、量の読める仕事から順に移すほうが、行き違いが少なくなります。いつもの業者は残したまま、外に出す範囲を少しずつ広げます。

段階ごとに、次へ進む目安を先に決めておくと、「なんとなく広げる」ことがなくなります。目安に届かないときは、その段階にとどまって、受付の方法や報告の様式を直します。

外注へ移す具体的な手順は、棚卸しから1件の試しまでを12週間で進める形で修繕の外注は、12週間を4つの段に分けて移しますにまとめています。営繕の仕事のうち、外に出せる段階と施設に残る段階の分け方は営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事がありますで書いています。

外に出したあとに起きやすいことと、防ぎ方

仕様書を作って外に出しても、始めてから出てくるずれがあります。よくあるものは次のとおりです。どれも、仕様書と評価の場を少し直すことで防げます。

施設に戻ってきやすいのは、法定点検の立ち会い、鍵の開け閉め、入居者の方やご家族への説明です。こうした仕事は、仕様書に「施設が行う」と書いておけば、戻ってきたとは感じません。誰が行うかが書かれていない仕事が、あとで行き違いのもとになります。

建物の知識が外の担当者だけに集まらないよう、業者の連絡先と頼んだ記録は、施設の台帳に残します。台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。

モデルケース：清掃の仕様書を下敷きに、営繕の受付と巡回を外に出した介護老人保健施設

このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。

外に出す前に、確かめておくこと

営繕のどこまでを外に出せるか、仕様書の書き方で迷う、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、お電話の受付はありません。業者を探すたびに何社にも電話をしている施設なら、1回のご依頼で最大3社の見積をそろえる使い方もできます。今の頼み方で困っていない施設も、仕様書の形に書き出すだけで、営繕の仕事の量が見えてきます。

よくある質問

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